¿Qué es un TMS?
Las empresas de distribución utilizan sistemas de gestión de transporte (TMS) para planificar, gestionar, automatizar y optimizar sus operaciones logísticas.
Un TMS optimiza la logística proporcionando información que respalda una mejor toma de decisiones sobre la asignación de vehículos y el enrutamiento. Esto se logra mediante una mayor visibilidad de sus operaciones de transporte.
Existen diferentes tipos de soluciones TMS. Algunas son aplicaciones básicas con funciones limitadas, mientras que otras son sistemas de software avanzados con múltiples funcionalidades. Estas soluciones pueden integrarse fácilmente con sus otras aplicaciones empresariales.
Diferentes tipos de TMS.
El software TMS está disponible para empresas de diversos tamaños y con necesidades diferentes.
TMS según el tamaño de la empresa.
En el nivel más alto del software TMS se encuentran las soluciones empresariales, utilizadas por los gigantes globales del mundo de la distribución. Esto incluye grandes minoristas, como Amazon y Alibaba, que envían cientos de millones de paquetes al año. También existen distribuidores 3PL, como FedEx, UPS y DHL.
Estas aplicaciones TMS empresariales están diseñadas con una gama completa de funcionalidades para satisfacer las necesidades de grandes empresas globales y sus complejos requisitos de envío. Las características de un TMS empresarial suelen incluir: adquisición y abastecimiento de carga, planificación de carga, optimización de rutas, selección y optimización de transportistas y vehículos, seguimiento de envíos y gestión del rendimiento y análisis. También proporcionan funcionalidad para el transporte multimodal por aire, mar, carretera y ferrocarril, o una combinación de varios modos de transporte.
En un punto intermedio, existe software TMS que atiende a empresas más pequeñas, como minoristas online en crecimiento. Estas empresas pueden utilizar servicios de mensajería 3PL o sus propias flotas.
Para optimizar y agilizar mejor su transporte, requieren una funcionalidad similar, aunque no tan compleja. El software TMS aquí es más limitado pero especializado. Puede centrarse en necesidades específicas como un tipo de transporte, transporte nacional o ciertas industrias. También puede ser utilizado por distribuidores con su propia flota o aquellos que contratan transportistas externos.
Finalmente, existen soluciones TMS que atienden a pequeñas empresas de reparto y conductores autónomos. Estas tienen una funcionalidad más limitada, quizás solo características de última milla como enrutamiento y programación manual o prueba de entrega.
TMS en la nube y local (On-Premises).
Los sistemas de gestión de transporte también pueden clasificarse según cómo se utilizan y acceden. Existen soluciones locales (on-premises) y basadas en la nube.
Las soluciones TMS locales se instalan internamente, en los servidores de la propia empresa, y son gestionadas por su equipo de TI. Estos sistemas están dirigidos al nivel empresarial, ofreciendo un alto grado de personalización y control, pero también requieren una inversión inicial significativa, mantenimiento regular y recursos internos. Las empresas con requisitos de seguridad específicos o procesos de negocio únicos pueden preferir un TMS local.
Las soluciones TMS basadas en la nube están alojadas en los servidores del proveedor de la solución y se accede a ellas a través de Internet. Tienen costes iniciales más bajos y no requieren mantenimiento, ya que el proveedor se encarga de las actualizaciones y la infraestructura. El TMS basado en la nube es adecuado para empresas de todos los tamaños. Sin embargo, aquellas con recursos de TI limitados o empresas que buscan mayor flexibilidad, reducción de gastos generales, rentabilidad y escalabilidad son las que más se benefician.
Algunos sistemas, ya sean en la nube o locales, están diseñados para funcionar a la perfección con otros sistemas de software empresarial, como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), un sistema de gestión de almacenes (WMS) o una solución de gestión de relaciones con los clientes (CRM). La integración permite un mejor intercambio de datos, mayor visibilidad y una mejor coordinación entre las diferentes funciones empresariales. Las empresas con sistemas de software existentes que necesitan un TMS para complementar sus operaciones pueden optar por integrar un TMS para obtener una solución tecnológica integral de cadena de suministro.
¿Qué tipo de TMS es el adecuado para usted?
Dependiendo de sus necesidades específicas, tamaño e industria, un tipo de TMS puede ofrecer más beneficios que otro.
Cuanto más sofisticada sea una solución TMS, más funcionalidad tendrá y, por lo tanto, mayor será el coste. Además, los costes varían según cómo se acceda al sistema (localmente o a través de Internet) y si necesita una solución integrada, quizás con personalizaciones hechas para usted.
Con una amplia gama de capacidades y precios, es crucial encontrar el sistema adecuado que se adapte a su industria, sus necesidades operativas y el tamaño de su flota. Una evaluación cuidadosa de sus requisitos y recursos le ayudará a seleccionar la solución TMS más adecuada.
Definición de sus requisitos de TMS: qué considerar.
Un TMS puede aportar muchas ventajas, como la planificación y optimización de rutas, el seguimiento en tiempo real para una mejor visibilidad, la prueba de entrega y la integración y automatización con otros sistemas. Esto conlleva beneficios como una mayor eficiencia, reducción de errores, mejora en la satisfacción del cliente y ahorro de costes.
El TMS adecuado agilizará sus operaciones logísticas y garantizará que sus clientes reciban sus pedidos a tiempo, lo que en última instancia conducirá a una mayor rentabilidad y una ventaja competitiva en el mercado.
Es importante alinear sus necesidades de TMS con sus objetivos, prioridades y recursos empresariales para que pueda establecer qué funcionalidad necesita y qué es superfluo para su operación.
Estos son los aspectos principales que debe considerar al definir sus requisitos de TMS.
Planificación y optimización de rutas.
La planificación automatizada de rutas es una característica valiosa si tiene su propia flota, ya que traza el camino más eficiente entre las entregas. El software TMS avanzado ofrece optimización de rutas, que selecciona las mejores rutas basándose en una variedad de factores.
Por ejemplo, puede priorizar la ruta más corta para reducir el consumo de combustible o puede seleccionar carreteras más rápidas para garantizar entregas puntuales. Evitar peajes y zonas de carga por congestión o priorizar autopistas y carreteras principales también son posibilidades. Algunos sistemas pueden ajustar la ruta dinámicamente para evitar atascos o cierres de carreteras. Al calcular las rutas de entrega más eficientes, puede ahorrar tiempo y dinero.
Minimizar el tiempo de conducción tiene un impacto directo en el consumo de combustible, lo que a su vez reduce la huella de carbono de su operación. Al realizar un seguimiento de sus emisiones, puede compensarlas, lo que le permite demostrar su compromiso con el medio ambiente tanto a clientes como a clientes potenciales. Esto no solo ayuda a mejorar las credenciales ambientales de su empresa, sino que también muestra un compromiso con la sostenibilidad y las prácticas comerciales responsables.
La cantidad de entregas que realiza influirá en sus elecciones aquí. Si su personal pasa muchas horas planificando, un TMS que pueda trazar rutas para cientos de entregas en solo unos minutos evitará medidas que consumen mucho tiempo.
Los sistemas que ofrecen funciones de optimización tienden a costar más. Por lo tanto, considere los costes frente a los beneficios. Si puede ahorrar tiempo y costes de combustible optimizando las rutas con más cuidado, evalúe el posible retorno de la inversión y determine cuándo podría recuperar su desembolso inicial.
La optimización dinámica de rutas podría ser una consideración si realiza entregas urgentes, por ejemplo, donde entrega productos perecederos o medicamentos. Cualquier entrega crítica en cuanto al tiempo se verá gravemente afectada por retrasos inesperados en el tráfico o cierres de carreteras, pero con la optimización dinámica de rutas es más capaz de garantizar la entrega a tiempo frente a estos problemas.
Ajustar dinámicamente las rutas también puede ahorrar combustible. Si sus conductores permanecen en el tráfico con sus motores al ralentí durante más tiempo del necesario, esto puede sumar gastos innecesarios. Pero al usar información de tráfico en vivo, sus conductores pueden evitar la congestión y estar móviles durante más tiempo de su día, asegurando que los clientes reciban sus entregas a tiempo.
Si gestiona varios conductores, es posible que desee un software de optimización de rutas que pueda asignar rutas dinámicamente a un conductor según su ubicación actual, o para hacer coincidir rutas donde la carga y el tipo de vehículo de entrega coincidan, por ejemplo, asegurando que los productos refrigerados o congelados se enruten utilizando los vehículos adecuados.
Factores de planificación y optimización de rutas a considerar.
- Número de entregas
- Tipos de entregas
- Necesidad de vehículos especializados
- Tiempo dedicado a planificar rutas
- Ahorrar dinero mediante la optimización
- Impacto de la optimización dinámica en: tiempos de conducción, costes de combustible, integridad del producto
- Requisitos de servicio al cliente
Dispositivos y software para conductores.
Es vital equipar a sus conductores con las herramientas que les ayudarán a hacer su trabajo de manera eficiente. Existen varios tipos de dispositivos, cada uno con sus propias características y capacidades particulares.
En el nivel superior, existen dispositivos integrados en el vehículo, que incorporan navegación GPS y telemática del vehículo. O puede considerar ordenadores de mano, con escáneres de códigos de barras o lectores RFID integrados, que pueden usarse para escanear paquetes, y pantallas para capturar firmas. Algunos también incluyen una cámara.
Uno de los dispositivos más comunes utilizados por las empresas de reparto es un smartphone. Puede optar por proporcionarlo usted mismo, quizás como un dispositivo de plataforma cerrada. Pero los smartphones personales que utilizan aplicaciones especializadas son perfectos cuando emplea a mucha mano de obra ocasional o su fuerza laboral cambia con frecuencia. Los smartphones también tienen GPS y software de navegación, junto con capacidades de escaneo y comunicación, una cámara y pantalla táctil para capturar pruebas electrónicas de entrega y firmas.
Las tablets son ideales si necesita pantallas más grandes, quizás para mapas e instrucciones más detalladas. Nuevamente, el escaneo y la navegación son posibles, pero generalmente no tienen teléfono, por lo que la comunicación con los despachadores o clientes es difícil.
Finalmente, hay dispositivos más pequeños y convenientes como los wearables disponibles. Hay gafas y dispositivos de muñeca que pueden ser adecuados si sus conductores deben usar ambas manos al realizar entregas.
Todos los dispositivos ayudan a los conductores a hacer su trabajo de manera más efectiva y eficiente. Permiten a los conductores navegar a sus destinos, comunicarse con despachadores y clientes, realizar un seguimiento de las entregas y optimizar sus rutas de entrega, lo que resulta en una mejor experiencia del cliente y operaciones de entrega más eficientes.
Decidir el dispositivo adecuado para su negocio dependerá de para qué los necesite. Es posible que solo requiera capacidades de navegación y GPS para dirigir a sus conductores a sus próximas ubicaciones y mostrar las condiciones del tráfico.
La comunicación también es vital. Esto se puede hacer a través del teléfono del conductor. Sin embargo, incorporarlo en el dispositivo que están usando constantemente puede ser más conveniente. Usar una aplicación de smartphone puede permitir a sus conductores enviar y recibir mensajes o actualizar los estados de entrega y confirmar los tiempos de entrega.
La capacidad de rastrear y monitorear ubicaciones puede ser importante. Le permite proporcionar tiempos de entrega más precisos para sus clientes, así como monitorear el progreso del conductor usted mismo.
Su elección de dispositivo afectará la eficiencia y la productividad. Los conductores pueden usar una aplicación o software para acceder a las instrucciones de entrega, ver la información del cliente y registrar la prueba de entrega, junto con detalles de entrega como la hora y la ubicación.
Factores de dispositivos para conductores a considerar:
- Qué dispositivos GPS y telemáticos tienen ya sus vehículos
- Perfil del conductor: empleados o mano de obra temporal y ocasional
- Cuánta información y detalle necesita mostrar un dispositivo
- Cómo desea capturar información al cargar un vehículo o buscar paquetes
- Si los conductores necesitan ambas manos al entregar
- Qué información de entrega desea capturar: fotos, firmas, escaneo de código de barras, hora y datos GPS
Prueba de entrega, seguimiento del cliente y actualizaciones de estado.
El uso de un dispositivo móvil permite a sus conductores capturar la prueba de entrega. Esto verifica que la entrega se haya realizado correctamente en la dirección o al destinatario correcto. Esto también puede resolver cualquier problema de entrega, ayudando a los clientes a localizar artículos mal entregados, por ejemplo. Con reclamaciones malintencionadas, la prueba de entrega puede eximirle de responsabilidad o determinar que usted no tiene la culpa de daños o pérdidas.
Algunas regiones tienen regulaciones estrictas sobre la entrega de algunos productos farmacéuticos y otros productos de salud. No proporcionar una prueba de entrega adecuada puede resultar en procesamiento o multas.
Existen varios métodos mediante los cuales sus conductores pueden documentar la prueba de que se ha realizado una entrega exitosa. Estos incluyen: obtener firmas electrónicas, tomar fotografías, registrar datos de ubicación GPS y capturar la fecha y hora de entrega. Además, los conductores pueden usar aplicaciones o software para escanear códigos de barras y códigos QR o para agregar notas de referencia.
Tras la entrega, el software TMS puede actualizar automáticamente su sistema. Al enviar la notificación, se actualiza el registro del envío y esto también puede activar un SMS o correo electrónico automático al cliente. Este mensaje no solo alerta al cliente de que la entrega fue exitosa, sino que también puede personalizar el mensaje para incluir enlaces que soliciten comentarios o para dirigir a sus clientes a guías de usuario, información de garantía y otras instrucciones.
Para mejorar aún más la experiencia del cliente, es posible que desee utilizar esta capacidad para proporcionar seguimiento de entrega y confirmación para sus clientes. Pueden rastrear sus pedidos en tiempo real, con la capacidad de ver la ubicación de su envío en un mapa, junto con los tiempos estimados de entrega, para que puedan planificar su día en torno a una entrega programada sin necesidad de esperar a que llegue. Este nivel de conocimiento mejora la satisfacción y puede hacer que los clientes se sientan más seguros acerca de usted como distribuidor o empresa de reparto.
Factores de prueba de entrega, seguimiento del cliente y actualizaciones de estado a considerar:
- Tipos de prueba requeridos: fotografías, firmas, sellos de fecha y hora, escaneos de código de barras
- Necesidades de regulación y cumplimiento
- Requisitos de notificaciones y actualizaciones de estado
- Qué seguimiento del cliente desea proporcionar
- Opciones de servicio al cliente post-entrega
Seguimiento de conductores en vivo.
Elegir un TMS que le permita realizar un seguimiento de su flota en tiempo real le brinda una visibilidad precisa de sus entregas desde el punto de despacho hasta la llegada a su destino. Esto le proporciona los datos con los que tomar decisiones informadas y monitorear eficazmente sus envíos.
La tecnología GPS le permite ver la ubicación en tiempo real de todos sus vehículos. Esto puede ayudarle a modificar rutas, ya sea manual o automáticamente, y garantiza que las entregas se completen a tiempo. También puede monitorear el desempeño del conductor, incluidos los hábitos de conducción y el cumplimiento de los horarios de entrega. Esto puede ayudarle a identificar áreas de mejora e implementar capacitación o incentivos para mejorar el desempeño y el cumplimiento de sus procedimientos operativos.
Monitorear la ubicación de sus vehículos y entregas puede reducir el riesgo de robo o pérdida, ayudando a salvaguardar sus activos. Por ejemplo, si uno de sus conductores se desvía de una ruta planificada o se detiene en una ubicación inusual, el seguimiento en tiempo real puede alertarle sobre este comportamiento. Si cree que indica una posible amenaza a la seguridad, puede tomar medidas para investigar la situación y mitigar cualquier riesgo.
Del mismo modo, si se roba un vehículo, el seguimiento en tiempo real puede ayudarle a localizarlo y recuperar sus envíos faltantes rápidamente. Esto puede reducir tanto la pérdida monetaria como minimizar la interrupción de sus operaciones de entrega.
Factores de verificación de vehículos a considerar:
- Tamaño de la flota
- Tipos de vehículos
- Costes de mantenimiento y reparación de vehículos
Gestión de pedidos y entregas.
La gestión de pedidos y entregas dentro de un TMS generalmente implica características para ayudarle a planificar, programar y rastrear entregas, así como gestionar sus pedidos y otros aspectos críticos de su operación de entrega.
Integrar un sistema de gestión de transporte con su ERP o sistema de gestión de almacenes (WMS) puede agilizar los flujos de trabajo mediante la automatización de tareas. Esto reduce los errores, por ejemplo, al garantizar que los detalles de entrega no tengan que volver a ingresarse, lo que arriesga a que el usuario cometa errores. De esta manera, hay menos posibilidades de pedidos incorrectos o entregas perdidas, que pueden ser errores costosos.
Es posible que tenga operaciones más complejas que gestionar, como flotas basadas en múltiples depósitos o una gama de diferentes vehículos con diferentes características de carga. El software que puede manejar esta complejidad ayudará a agilizar sus operaciones, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para gestionar pedidos y entregas. Esto aumentará su eficiencia, reducirá costes y mejorará su rentabilidad.
Factores de gestión de pedidos y entregas a considerar:
- Volumen y complejidad de pedidos
- Ubicaciones y distancias de entrega
- Integración con sistemas existentes
- Tamaño y características de la flota
- Número de almacenes o depósitos
Planificación y optimización de carga de vehículos.
En la planificación de carga de vehículos, el TMS analiza las dimensiones y el peso de cada envío y determina el mejor vehículo al que asignarlos y la forma óptima de organizarlos en el interior, con el objetivo de minimizar el espacio desperdiciado.
La planificación y optimización de la carga de vehículos maximiza la cantidad de pedidos que cada conductor puede llevar. Esto puede mejorar la eficiencia de la entrega al reducir la cantidad de vehículos que necesita para completar sus entregas. Esto ahorra en costes de conductor y vehículo y también reduce el consumo de combustible.
Alternativamente, al maximizar cada ruta, puede aumentar la capacidad de su operación, permitiéndole manejar un mayor volumen de pedidos y, por lo tanto, realizar más de sus propias entregas o asumir nuevos clientes.
Una planificación de carga adecuada también puede ayudar a prevenir accidentes, ya que garantiza que las mercancías se transporten de forma segura.
Factores de planificación de carga de vehículos a considerar:
- Número y tamaño de los pedidos
- Transporte del tipo de mercancías
- Costes de vehículo y conductor
- Capacidades de los vehículos
- Número de paradas y rutas
- Ventanas de tiempo de entrega
- Disponibilidad de conductores y equipos
- Restricciones de carga y descarga
Integración y gestión de transportistas.
Si no gestiona su propia flota y en su lugar utiliza logística de terceros, sus opciones de transportistas afectan enormemente su operación. Su transportista elegido determinará cuánto tiempo esperan sus clientes por sus pedidos y con qué cuidado se entregan.
También puede querer basar su selección en otros criterios, como el peso o el tamaño del paquete, el destino de entrega o si requiere transporte especializado o ciertas condiciones de temperatura y humedad durante el tránsito.
Sin embargo, la velocidad de entrega y el coste suelen ser los factores decisivos. Diferentes transportistas cobran diferentes tarifas por los mismos trabajos, y el coste afecta cuánto necesita cobrar a sus propios clientes. Elegir el mejor transportista para sus pedidos limitará la presión sobre sus beneficios.
Un TMS puede ayudar a su selección basándose en todas estas consideraciones, incluso automatizando la selección cuando el pedido cumple con criterios preacordados. Esto le ayuda a reducir sus costes de envío y obtener las mejores tarifas, incluso si los transportistas cambian sus tarifas dinámicamente.
Al gestionar múltiples transportistas, es mejor integrar su software WMS y TMS con los suyos. Esto acelera y automatiza los procesos. Además de seleccionar el transportista más adecuado, a través de la integración puede adaptar el etiquetado y el embalaje a los requisitos de cada transportista y puede generar automáticamente precios para el cliente y crear documentos de envío.
Factores de gestión de transportistas a considerar:
- Número de entregas que subcontrata
- Número de transportistas con los que trabaja
- Gasto en entregas 3PL
- Criterios de selección y calificación de transportistas
- Integración con sistemas de transportistas
- Capacidades de comunicación y colaboración
Informes y análisis.
Monitorear sus operaciones de entrega le permite obtener información valiosa sobre su negocio para que pueda identificar rápidamente problemas y áreas de mejora, con el objetivo de optimizar sus servicios.
Un TMS puede proporcionar monitoreo e informes en tiempo real sobre métricas clave de entrega, como la cantidad de entregas realizadas a tiempo, la precisión de los pedidos y las calificaciones de satisfacción del cliente. A través del monitoreo del desempeño y el análisis de datos, puede realizar un seguimiento de los datos de entrega e identificar patrones y tendencias que pueden informar su toma de decisiones.
El software TMS generalmente tiene KPI y paneles predefinidos que puede usar para rastrear su desempeño de entrega y ver dónde necesita tomar medidas correctivas. Estos también suelen ser personalizables, para que pueda centrarse en los KPI que son más importantes para usted.
Algunas métricas logísticas estándar que podría querer rastrear incluyen:
- Entregas: número realizado, entrega a tiempo/completa/a tiempo y completa, tiempo promedio de entrega, precisión del pedido, paquetes dañados, tiempo en cada parada, tiempo de tránsito por distancia,
- Desempeño del conductor: entregas realizadas, tiempo dedicado a cargar/conducir, calificaciones y comentarios de los clientes, datos telemáticos
- Financiero: coste promedio por entrega, costes de combustible, costes de mantenimiento de vehículos,
- Datos de flota: eficiencia de combustible, utilización de la capacidad del vehículo, número de defectos/averías, tiempo de inactividad promedio por mantenimiento
- Ambiental: uso de materiales de embalaje, emisiones de CO2, consumo de combustible, huella de carbono
- Satisfacción del cliente: puntuación de satisfacción del cliente (CSAT), net promoter score, número y porcentaje de quejas, comentarios cualitativos, calificaciones
El seguimiento de los KPI le da la capacidad de responder a los datos, permitiendo un enfoque de mejora continua. Esto le ayuda a seguir siendo competitivo y obtener un mayor éxito con el tiempo.
Factores de informes y análisis a considerar:
- Qué métricas y KPI rastrea
- Informes y paneles personalizables
- Visualización de datos en tiempo real
- Integración con otros sistemas
- Capacidades de análisis predictivo
- Facilidad de uso y accesibilidad
Consideraciones internas de la empresa.
Los factores internos de la empresa pueden tener un impacto significativo en la funcionalidad y eficacia del TMS que elija. Su elección estará influenciada por el tamaño y la cultura de su empresa, los procesos y sistemas existentes que utiliza, sus recursos disponibles y sus objetivos comerciales.
Tecnología.
La tecnología TMS puede implementarse localmente o accederse a través de la nube. Esta decisión es a menudo fundamental para las capacidades de infraestructura de una empresa.
- Si usted es una empresa más grande, con un departamento de TI establecido y conocimiento sobre hardware, y quizás si tiene algunas necesidades de seguridad específicas, estará más abierto a ejecutar sus propios servidores y software local.
- Si usted es una empresa más pequeña, preferirá el enfoque menos intensivo en mantenimiento que ofrecen los sistemas basados en la nube.
- Para conductores individuales, una aplicación de enrutamiento y prueba de entrega puede ser totalmente suficiente.
También es importante considerar con qué otros sistemas desea integrar su TMS. La integración con su ERP, WMS, CRM y otro software de cadena de suministro desbloquea el potencial de toda su pila tecnológica, mejorando las capacidades de automatización, acelerando los procesos y flujos de trabajo y mejorando la visibilidad de su operación de distribución de extremo a extremo.
Por ejemplo, un TMS puede tomar datos de clientes y pedidos directamente de su ERP e información de productos de su WMS. Una vez que la entrega se realiza con éxito, el TMS puede actualizar los registros en sus otros sistemas. Esta transferencia de datos fluida garantiza la precisión y elimina las redundancias. También se pueden activar automáticamente otras acciones, como la emisión de facturas y la actualización de los niveles de existencias.
También puede querer integrar su TMS con sus socios comerciales o proveedores 3PL, para mejorar la automatización y la facilidad de comercio. Si utiliza transportistas externos, querrá al menos integrarse con sus sistemas a través de API para recibir información sobre precios y disponibilidad de entrega.
La cantidad de usuarios potenciales que tendrá, junto con su alfabetización tecnológica, también puede dictar la sofisticación del software que desea considerar. Además, considere si querrá una aplicación móvil o si el software necesita integrarse con otros dispositivos, como escáneres de mano o computadoras robustas.
Empresa.
Para asegurarse de que su TMS elegido ofrezca una solución factible y realista, es importante adaptarlo a su negocio.
Algunas soluciones TMS tienen características específicas de la industria. Por ejemplo, si distribuye productos de salud o alimentos y bebidas, es posible que desee un software que pueda ayudarle a monitorear y rastrear la temperatura, o que pueda registrar números de serie, números de lote y fechas de caducidad.
Para una funcionalidad general, necesita elegir un TMS que se ajuste al tamaño y la complejidad general de su operación. Debe ser capaz de hacer frente a la cantidad y ubicaciones de sus depósitos, la cantidad de pedidos que entrega, qué modos de transporte utiliza, los tipos de clientes a los que entrega y los procesos comerciales que sigue.
Además, considere cuánto tiempo pretende usarlo. ¿Necesita que sea flexible y escalable a medida que crece, o solo se utilizará durante los próximos años? El mejor uso de los recursos es elegir una solución que le dure durante los próximos 5-10 años, así que mire tanto sus necesidades actuales como futuras. Una solución que crezca junto a usted y se adapte a los cambios en su negocio puede tener más sentido.
Sin embargo, es igual de importante considerar lo que no necesita en un TMS. Pagar por capacidades que no utilizará puede ser superfluo. Si el sistema en sí es fácilmente escalable, puede ser mejor para su negocio invertir solo en lo que necesita ahora y tratar de construir a partir de ahí a medida que crece.
Al considerar todos estos factores, puede estar seguro de elegir un TMS que esté alineado con sus objetivos comerciales y que respalde sus intereses estratégicos generales.
En términos de requisitos de recursos, la consideración esencial es el presupuesto. Las soluciones TMS pueden variar mucho en precio, por lo que cuánto tiene para gastar, o quiere poner a disposición, dictará el tipo de sistema que puede adquirir.
El desembolso inicial dependerá de sus elecciones de plataforma, pero podría incluir hardware e infraestructura, costes de software, honorarios de consultoría y desarrollo para migración de datos, personalización e integración.
Después de estos costes iniciales, habrá tarifas anuales, como licencias de software o suscripciones. El software en la nube generalmente se actualiza y mantiene dentro de la tarifa de suscripción recurrente, pero otro software estará sujeto a tarifas de mantenimiento y costes de actualización.
También debe considerar si necesitará presupuestar la capacitación, tanto inicialmente como cuando incorpore nuevos empleados.
Al presupuestar un TMS, debe considerar el posible ROI asociado con su solución elegida. Calcular esto implica estimar rendimientos tangibles, como la reducción de combustible y menores costes de mantenimiento y mano de obra de vehículos. Pero también necesita medir el impacto de ahorros menos tangibles, como los que se obtienen a través de una mayor precisión de los pedidos, una mayor eficiencia y una mejor satisfacción del cliente.
Al considerar el posible ROI de un TMS, puede determinar su valor general y decidir si la inversión vale la pena. Aunque tenga en cuenta que el valor intangible que obtiene de un nuevo sistema puede ser incluso mayor que su viabilidad financiera proyectada y podría estar obteniendo mucho más valor que solo un retorno monetario sobre el precio que está pagando.
Factores internos a considerar:
- Tecnología
- Infraestructura de TI existente
- Experiencia técnica y recursos
- Escalabilidad y flexibilidad
- Integración con sistemas existentes
- Requisitos de capacitación y soporte
- Seguridad y privacidad de datos
- Hoja de ruta tecnológica futura
- Número de usuarios
- Empresa:
- Requisitos específicos de la industria
- Demandas y expectativas de los clientes
- Cumplimiento normativo
- Complejidad de la cadena de suministro
- Planes de crecimiento y expansión
- Objetivos y prioridades estratégicas
- Presupuesto y ROI:
- Coste total de propiedad
- Retorno de la inversión (ROI)
- Análisis coste-beneficio
- Potencial de ahorro de costes
- Honorarios de implementación y personalización
- Costes de actualización, mantenimiento y soporte
5 pasos a seguir al elegir un TMS.
Utilizando las consideraciones anteriores, ahora puede proceder a ponerlas en práctica. Siga estos cinco pasos para elegir el mejor TMS para su negocio.
1. Defina sus objetivos.
Primero necesita establecer sus objetivos. Considere qué quiere que el TMS le entregue y qué problemas existentes quiere que aborde.
Sus objetivos pueden ser bastante generales al principio, como apuntar a reducir los costes de transporte, mejorar el servicio al cliente, aumentar la eficiencia, mejorar la visibilidad y aumentar la rentabilidad. Pero siempre es mejor refinarlos y establecer objetivos más específicos, medibles y cuantificables. Estos aseguran que especifique precisamente lo que está buscando y son más tangibles, permitiéndole medir si los ha logrado.
Como parte de este proceso, también necesita establecer presupuestos y plazos realistas para evaluar soluciones de software y para la implementación del proyecto. Si usted es una empresa más grande que emprende una revisión integral, entonces querrá establecer un equipo de proyecto y asignar responsabilidades iniciales.
Sus consideraciones internas de la empresa (ver arriba) son útiles para definir sus objetivos y pueden proporcionar una gran cantidad de información en esta etapa.
2. Determine sus requisitos de características.
En esta etapa, desea recopilar datos internos sobre su operación y utilizarlos, junto con las otras consideraciones en este documento, para definir cuidadosamente sus requisitos y decidir qué funcionalidad necesita.
Un paso inicial podría ser evaluar sus sistemas y procesos existentes para identificar los puntos débiles en su software actual o formas de trabajar. Ciertamente, debe identificar cualquier proceso problemático. Estas podrían ser formas de abordar algo que se han improvisado a lo largo de los años o que se han forzado para adaptarse a su software, en lugar de ser las formas de trabajar más prácticas o lógicas.
Luego debe emprender un proceso detallado de recopilación de requisitos para construir una lista de la funcionalidad que requiere del TMS. Puede enumerar esto por prioridad, destacando qué aspectos son esenciales y cuáles son opcionales.
También debe considerar sus probables necesidades futuras. Anticipar el crecimiento y los requisitos futuros de su empresa garantizará que especifique un TMS que sea escalable y que resista la prueba del tiempo.
Una vez más, no olvide detallar lo que no necesita en un TMS. Esto puede ser importante más adelante si necesita eliminar un TMS de su lista. Pagar por características que no necesita, incluso si el resto del sistema se ajusta a sus requisitos, podría ser un desperdicio de recursos y puede no proporcionar un buen retorno de la inversión para su negocio.
3. Evalúe proveedores y plataformas.
El siguiente paso es evaluar los proveedores y plataformas TMS utilizando sus requisitos de características. Necesita verificar qué sistemas tienen las características que desea, dentro de su presupuesto.
También necesita considerar al proveedor o la empresa detrás de la plataforma. Investigue su experiencia y antecedentes, cuánto tiempo han estado en el negocio, cuál ha sido su inversión en el producto y qué información de hoja de ruta proporcionan.
Puede estar satisfecho con una aplicación que funcione desde el primer momento sin necesidad de cambios, pero si requiere desarrollo de personalización o integración, verifique si estos son servicios que pueden proporcionar.
Establezca qué capacitación, soporte y mantenimiento ofrece el proveedor. ¿Se incluye la capacitación y la incorporación? ¿Cuáles son los términos del acuerdo de nivel de servicio para soporte y mantenimiento? ¿Qué tan receptiva es su oferta y tienen un servicio de atención al cliente para resolver cualquier problema?
Eche un vistazo a en qué industrias están sus clientes y lea sus estudios de caso. Si no puede encontrar toda la información que necesita en línea, planee reunirse con posibles proveedores en exposiciones. Aquí puede obtener una mejor comprensión de su enfoque, su gente y sus calificaciones.
Esta etapa puede resultar en una larga lista de soluciones TMS adecuadas. Sin embargo, es mejor reducirla: un número máximo ideal sería una lista corta de tres.
4. Obtenga costes y evalúe el software.
Para aquellos en su lista corta, es hora de obtener algunos costes precisos.
Una empresa grande con personalizaciones complejas puede preferir preparar y enviar una solicitud formal: una RFQ. Pero para requisitos más simples, y especialmente en plataformas basadas en la nube, el precio se basará en la suscripción y dependerá del número de usuarios.
A continuación, querrá evaluar el software en sí. La mayoría de los proveedores ofrecerán una forma para que pruebe sus soluciones. Esto podría ser un entorno sandbox donde puede usar sus propios datos y ejemplos, o una demostración integral o incluso una prueba gratuita de la plataforma.
Usted y sus usuarios deben probar el software para ver cómo encaja con sus procesos comerciales y necesidades operativas. También puede ver si hay un ajuste en términos de interfaz de usuario, presentación del panel y sensación general del sistema.
5. Elija el mejor TMS para su negocio.
Una vez que haya comparado características, evaluado precios y probado el software, debería estar en condiciones de tomar su decisión.
Es hora de realizar el pedido. ¡Felicidades! Se está registrando para una mayor eficiencia, un mejor rendimiento de entrega y un crecimiento empresarial futuro.
Tomar la decisión correcta.
Hay mucho que considerar cuando se trata de elegir un TMS y tomar la decisión correcta es fundamental.
Elegir el TMS adecuado afecta directamente su capacidad para entregar mercancías de forma rápida y eficiente para cumplir con las crecientes expectativas de los clientes.
El TMS adecuado optimizará la planificación del transporte y la optimización de rutas, proporcionará seguimiento en tiempo real y actualizaciones de entrega a los clientes y mejorará el rendimiento general del proceso de entrega y la satisfacción del cliente. Estos beneficios, junto con procesos optimizados y automatizados, pueden impulsar las ventas y, en última instancia, mejorar la rentabilidad del negocio.
Con una comprensión de la funcionalidad, las capacidades y los beneficios del TMS, y cómo evaluar a los proveedores y las soluciones TMS, ahora puede proceder a elegir el mejor TMS para proporcionar todo esto para su negocio.
¿Por qué considerar Geo2?
Geo2 es un sistema basado en la nube, con una aplicación y una plataforma web que fue desarrollada por Springboard Applications, una subsidiaria de Balloon One.
Es un sistema escalable que puede ser utilizado por una amplia gama de empresas, desde conductores de reparto independientes hasta empresas y 3PL que gestionan sus propias flotas.
Aquí hay un resumen de las principales características y beneficios:
- Planificación y optimización de rutas sofisticada
- Sistema basado en la nube accesible a través de la web
- Aplicación móvil para conductores (Android e iOS)
- Prueba de entrega
- Actualizaciones de estado y notificaciones
- Seguimiento de flota en tiempo real
- API para integración con ERP, WMS y otro software de cadena de suministro
- Totalmente escalable
- Precios basados en suscripción
- Versión gratuita para usuarios individuales
Geo2 está diseñado para ayudarle a realizar la mayor cantidad de entregas en el menor tiempo posible, mientras minimiza los costes y el consumo de combustible.
