Ce este un TMS?
Companiile de distribuție utilizează sisteme de management al transportului (TMS) pentru a planifica, gestiona, automatiza și optimiza operațiunile logistice.
Un TMS optimizează logistica prin furnizarea de informații care susțin luarea unor decizii mai bune privind alocarea vehiculelor și rutarea. Acest lucru se realizează printr-o vizibilitate sporită asupra operațiunilor tale de transport.
Există diferite tipuri de soluții TMS disponibile. Unele sunt aplicații de bază cu funcționalități limitate, în timp ce altele sunt sisteme software avansate cu numeroase funcții. Aceste soluții se pot integra cu ușurință cu celelalte aplicații de business pe care le folosești.
Diferite tipuri de TMS.
Software-ul TMS este disponibil pentru companii de diverse dimensiuni și cu nevoi diferite.
TMS în funcție de dimensiunea afacerii.
La nivelul superior al software-ului TMS se află soluțiile enterprise, utilizate de giganții globali din lumea distribuției. Aceștia includ retaileri mari, precum Amazon și Alibaba, care expediază sute de milioane de pachete pe an. Există, de asemenea, distribuitori 3PL, cum ar fi FedEx, UPS și DHL.
Aceste aplicații TMS enterprise sunt concepute cu o gamă completă de funcționalități pentru a satisface nevoile marilor afaceri globale și cerințele lor complexe de expediere. Funcțiile unui TMS enterprise includ, de obicei: achiziția și aprovizionarea de transport, planificarea încărcăturilor, optimizarea rutelor, selecția și optimizarea transportatorilor și vehiculelor, urmărirea expedierilor și gestionarea performanței și analiticii. De asemenea, oferă funcționalități pentru transport multimodal aerian, maritim, rutier și feroviar – sau o combinație a mai multor moduri de transport.
La nivel mediu, există software TMS care se adresează companiilor mai mici, cum ar fi retailerii online în plină dezvoltare. Aceste afaceri pot utiliza servicii de curierat 3PL sau propriile flote.
Pentru a-și optimiza și eficientiza mai bine transportul, acestea necesită funcționalități similare, deși nu la fel de complexe. Software-ul TMS din această categorie este mai limitat, dar specializat. Se poate concentra pe nevoi specifice, cum ar fi un singur tip de transport, transportul intern sau anumite industrii. Poate fi utilizat și de distribuitorii cu flotă proprie sau de cei care angajează transportatori externi.
În final, există soluții TMS care se adresează firmelor mici de livrare și șoferilor independenți. Acestea au funcționalități mai limitate, poate doar caracteristici pentru livrarea de ultimă milă (last-mile), cum ar fi rutarea și programarea manuală sau dovada livrării.
TMS în cloud și on-premises.
Sistemele de management al transportului pot fi, de asemenea, clasificate în funcție de modul în care sunt utilizate și accesate: on-premises (instalate local) și bazate pe cloud.
Soluțiile TMS on-premises sunt instalate local, pe serverele proprii ale companiei, și sunt gestionate de echipa IT internă. Aceste sisteme vizează nivelul enterprise, oferind un grad ridicat de personalizare și control, dar necesită și o investiție inițială semnificativă, întreținere regulată și resurse interne. Companiile cu cerințe specifice de securitate sau procese de afaceri unice pot prefera un TMS on-premises.
Soluțiile TMS bazate pe cloud sunt găzduite pe serverele furnizorului de soluții și sunt accesate prin internet. Acestea au costuri inițiale mai mici și nu necesită întreținere, deoarece furnizorul se ocupă de actualizări și infrastructură. TMS-ul bazat pe cloud este potrivit pentru afaceri de toate dimensiunile. Totuși, cele cu resurse IT limitate sau companiile care caută o mai mare flexibilitate, cheltuieli generale reduse, eficiență a costurilor și scalabilitate beneficiază cel mai mult.
Unele sisteme – indiferent dacă sunt în cloud sau on-premises – sunt concepute pentru a funcționa perfect cu alte sisteme software enterprise, cum ar fi un sistem ERP (Enterprise Resource Planning), un WMS (Warehouse Management System) sau o soluție CRM (Customer Relationship Management). Integrarea permite o mai bună partajare a datelor, vizibilitate sporită și o coordonare îmbunătățită între diferite funcții ale afacerii. Companiile cu sisteme software existente care au nevoie de un TMS pentru a-și completa operațiunile pot alege să integreze un TMS pentru o soluție tehnologică completă de tip end-to-end pentru lanțul de aprovizionare.
Ce tip de TMS este potrivit pentru tine?
În funcție de nevoile tale specifice, dimensiunea și industria în care activezi, un tip de TMS poate oferi mai multe beneficii decât altul.
Cu cât o soluție TMS este mai sofisticată, cu atât are mai multe funcționalități și, prin urmare, costul este mai mare. În plus, costurile variază în funcție de modul în care este accesat sistemul – on-premises sau prin internet – și dacă ai nevoie de o soluție integrată, eventual cu personalizări realizate special pentru tine.
Având în vedere gama largă de capabilități și prețuri, este crucial să găsești sistemul potrivit care să răspundă cerințelor industriei tale, nevoilor operaționale și dimensiunii flotei tale. O evaluare atentă a cerințelor și resurselor tale te va ajuta să selectezi cea mai potrivită soluție TMS.
Definirea cerințelor TMS: Ce trebuie să iei în considerare.
Un TMS poate aduce numeroase avantaje, cum ar fi planificarea și optimizarea rutelor, urmărirea în timp real pentru o vizibilitate îmbunătățită, dovada livrării și integrarea/automatizarea cu alte sisteme. Acestea aduc beneficii precum eficiență sporită, reducerea erorilor, îmbunătățirea satisfacției clienților și economii de costuri.
TMS-ul potrivit îți va eficientiza operațiunile logistice și se va asigura că clienții tăi își primesc comenzile la timp, ducând în final la o profitabilitate crescută și un avantaj competitiv pe piață.
Este important să aliniezi nevoile tale TMS cu obiectivele, prioritățile și resursele afacerii tale, astfel încât să poți stabili ce funcționalități sunt necesare și ce este de prisos pentru operațiunea ta.
Iată aspectele principale pe care ar trebui să le iei în considerare atunci când îți definești cerințele TMS.
Planificarea și optimizarea rutelor.
Planificarea automată a rutelor este o funcție valoroasă dacă ai propria flotă, deoarece trasează cea mai eficientă cale între livrări. Software-ul TMS avansat oferă optimizarea rutelor, care selectează cele mai bune trasee pe baza unei varietăți de factori.
De exemplu, poți prioritiza cea mai scurtă rută pentru a reduce consumul de combustibil sau poți selecta drumuri mai rapide pentru a asigura livrări la timp. Evitarea taxelor de drum și a zonelor cu taxă de congestie sau prioritizarea autostrăzilor și a drumurilor principale sunt, de asemenea, posibilități. Unele sisteme pot ajusta ruta dinamic pentru a evita ambuteiajele sau drumurile închise. Calculând cele mai eficiente rute de livrare, poți economisi timp și bani.
Minimizarea timpului de condus are un impact direct asupra consumului de combustibil, ceea ce reduce amprenta de carbon a operațiunii tale. Urmărind emisiile, le poți compensa, ceea ce îți permite să demonstrezi angajamentul față de mediu atât clienților, cât și potențialilor clienți. Acest lucru nu numai că ajută la îmbunătățirea acreditărilor de mediu ale companiei tale, dar arată și un angajament față de sustenabilitate și practici de afaceri responsabile.
Numărul de livrări pe care le faci va influența alegerile tale aici. Dacă personalul tău petrece multe ore planificând, un TMS care poate trasa rute pentru sute de livrări în doar câteva minute va evita măsurile consumatoare de timp.
Sistemele care oferă funcții de optimizare tind să coste mai mult. Așadar, ia în considerare costurile versus beneficiile. Dacă poți economisi timp și costuri cu combustibilul prin optimizarea mai atentă a rutelor, evaluează potențialul randament al investiției (ROI) și determină când ai putea recupera cheltuiala inițială.
Optimizarea dinamică a rutelor ar putea fi o opțiune dacă faci livrări sensibile la timp – de exemplu, unde livrezi bunuri perisabile sau medicamente. Orice livrări critice ca timp vor fi sever afectate de întârzieri neașteptate în trafic sau drumuri închise, dar cu optimizarea dinamică a rutelor ești mai capabil să asiguri livrarea la timp în fața acestor probleme.
Ajustarea dinamică a rutelor poate economisi, de asemenea, combustibil. Dacă șoferii tăi stau în trafic cu motoarele pornite mai mult timp decât este necesar, acest lucru se poate aduna la cheltuieli inutile. Dar, folosind informații despre trafic în timp real, șoferii tăi pot evita congestia și pot fi mobili pentru o parte mai mare a zilei, asigurându-se că clienții își primesc livrările conform programului.
Dacă gestionezi mai mulți șoferi, s-ar putea să dorești un software de optimizare a rutelor care poate aloca rutele dinamic unui șofer în funcție de locația sa actuală sau să potrivească rutele unde încărcătura și tipul vehiculului de livrare se potrivesc, de exemplu, asigurându-te că bunurile refrigerate sau congelate sunt transportate folosind vehiculele potrivite.
Factori de luat în considerare pentru planificarea și optimizarea rutelor:
- Numărul de livrări
- Tipuri de livrări
- Nevoia de vehicule specializate
- Timpul petrecut pentru planificarea rutelor
- Economisirea banilor prin optimizare
- Impactul optimizării dinamice asupra: timpilor de condus, costurilor cu combustibilul, integrității produselor
- Cerințe de servicii pentru clienți
Dispozitive și software pentru șoferi.
Este vital să echipezi șoferii cu instrumentele care îi vor ajuta să își facă treaba eficient. Există diverse tipuri de dispozitive, fiecare cu propriile caracteristici și capabilități.
La nivel superior, există dispozitive montate în vehicul, care încorporează navigație GPS și telematică auto. Sau poți lua în considerare computere portabile, cu scanere de coduri de bare sau cititoare RFID încorporate, care pot fi folosite pentru a scana pachete, și ecrane pentru capturarea semnăturilor. Unele includ și o cameră foto.
Unul dintre cele mai comune dispozitive utilizate de companiile de livrare este smartphone-ul. Poți alege să îl furnizezi tu, poate ca un dispozitiv cu platformă închisă. Dar smartphone-urile personale care utilizează aplicații specializate sunt perfecte acolo unde angajezi multă forță de muncă ocazională sau forța ta de muncă se schimbă frecvent. Smartphone-urile au, de asemenea, GPS și software de navigație, împreună cu capabilități de scanare și comunicare, o cameră foto și ecran tactil pentru a captura dovada electronică a livrării și semnăturile.
Tabletele sunt ideale dacă ai nevoie de ecrane mai mari, poate pentru hărți și instrucțiuni mai detaliate. Din nou, scanarea și navigația sunt posibile, dar de obicei nu au funcție de telefon, deci comunicarea cu dispecerii sau clienții este dificilă.
În final, sunt disponibile dispozitive mai mici și mai convenabile, cum ar fi cele purtabile (wearables). Există ochelari și dispozitive purtate la încheietura mâinii, care pot fi potrivite dacă șoferii tăi trebuie să folosească ambele mâini atunci când fac livrări.
Toate dispozitivele ajută șoferii să își facă treaba mai eficient și mai productiv. Acestea le permit șoferilor să navigheze către destinații, să comunice cu dispecerii și clienții, să urmărească livrările și să își optimizeze rutele, rezultând într-o experiență mai bună pentru clienți și operațiuni de livrare mai eficiente.
Decizia privind dispozitivul potrivit pentru afacerea ta va depinde de scopul pentru care ai nevoie de ele. Poți avea nevoie doar de capabilități de navigație și GPS pentru a direcționa șoferii către următoarele locații și pentru a afișa condițiile de trafic.
Comunicarea este, de asemenea, vitală. Aceasta se poate face prin telefonul șoferului. Totuși, încorporarea ei în dispozitivul pe care îl folosesc constant poate fi mai convenabilă. Utilizarea unei aplicații pe smartphone poate permite șoferilor să trimită și să primească mesaje sau să actualizeze stările livrărilor și să confirme orele de livrare.
Capacitatea de a urmări și monitoriza locațiile poate fi importantă. Îți permite să oferi ore de livrare mai precise clienților tăi, precum și să monitorizezi singur progresul șoferului.
Alegerea dispozitivului va afecta eficiența și productivitatea. Șoferii pot folosi o aplicație sau un software pentru a accesa instrucțiunile de livrare, a vizualiza informațiile despre clienți și a înregistra dovada livrării, împreună cu detalii despre livrare, cum ar fi ora și locația.
Factori de luat în considerare pentru dispozitivele șoferilor:
- Ce dispozitive GPS și telematice au deja vehiculele tale
- Profilul șoferului: angajați sau forță de muncă temporară și ocazională
- Câtă informație și detaliu trebuie să afișeze un dispozitiv
- Cum vrei să capturezi informațiile la încărcarea unui vehicul sau la căutarea pachetelor
- Dacă șoferii au nevoie de ambele mâini libere la livrare
- Ce informații despre livrare vrei să capturezi: fotografii, semnături, scanări de coduri de bare, date despre timp și GPS
Dovada livrării, urmărirea clienților și actualizări de stare.
Utilizarea unui dispozitiv mobil permite șoferilor tăi să captureze dovada livrării. Aceasta verifică dacă livrarea a fost făcută cu succes la adresa sau destinatarul corect. Acest lucru poate rezolva, de asemenea, orice problemă de livrare, ajutând clienții să găsească articole livrate greșit, de exemplu. În cazul reclamațiilor malițioase, dovada livrării te poate absolvi de răspundere sau poate determina că nu ești de vină pentru daune sau pierderi.
Unele regiuni au reglementări stricte privind livrarea anumitor produse farmaceutice și a altor produse de îngrijire a sănătății. Eșecul de a furniza o dovadă adecvată a livrării poate duce la urmărire penală sau amenzi.
Există mai multe metode prin care șoferii tăi pot documenta dovada că o livrare a fost făcută cu succes. Acestea includ: obținerea semnăturilor electronice, realizarea de fotografii, înregistrarea datelor de locație GPS și capturarea datei și orei livrării. În plus, șoferii pot folosi aplicații sau software pentru a scana coduri de bare și coduri QR sau pentru a adăuga note de referință.
La livrare, software-ul TMS poate actualiza automat sistemul tău. Prin trimiterea notificării, înregistrarea expedierii este actualizată, iar acest lucru poate declanșa, de asemenea, un SMS sau un e-mail automat către client. Acest mesaj nu doar că alertează clientul că livrarea a fost un succes, dar poți personaliza mesajul pentru a include linkuri care solicită feedback sau pentru a direcționa clienții către ghiduri de utilizare, informații despre garanție și alte instrucțiuni.
Pentru a îmbunătăți și mai mult experiența clientului, poți dori să utilizezi această capabilitate pentru a oferi urmărirea livrării și confirmarea pentru clienții tăi. Aceștia își pot urmări comenzile în timp real, având capacitatea de a vedea locația expedierii lor pe o hartă, împreună cu orele estimate de livrare, astfel încât să își poată planifica ziua în jurul unei livrări programate fără a fi nevoie să aștepte sosirea acesteia. Acest nivel de insight îmbunătățește satisfacția și poate face clienții să se simtă mai încrezători în tine ca distribuitor sau companie de livrare.
Factori de luat în considerare pentru dovada livrării, urmărirea clienților și actualizările de stare:
- Tipuri de dovezi necesare: fotografii, semnături, ștampile de dată și oră, scanări de coduri de bare
- Nevoile de reglementare și conformitate
- Cerințe privind notificările și actualizările de stare
- Ce urmărire a clienților dorești să oferi
- Opțiuni de servicii pentru clienți post-livrare
Urmărirea live a șoferilor.
Alegerea unui TMS care îți permite să îți urmărești flota în timp real îți oferă o vizibilitate precisă asupra livrărilor tale, de la punctul de expediere până la sosirea la destinație. Acest lucru îți oferă datele necesare pentru a lua decizii informate și a monitoriza eficient expedierile.
Tehnologia GPS îți permite să vezi locația în timp real a tuturor vehiculelor tale. Acest lucru te poate ajuta să modifici rutele – fie manual, fie automat – și asigură finalizarea livrărilor conform programului. De asemenea, poți monitoriza performanța șoferului, inclusiv obiceiurile de condus și respectarea programelor de livrare. Acest lucru te poate ajuta să identifici zonele de îmbunătățire și să implementezi instruiri sau stimulente pentru a îmbunătăți performanța și conformitatea cu procedurile tale de operare.
Monitorizarea locației vehiculelor și livrărilor tale poate reduce riscul de furt sau pierdere, ajutând la protejarea activelor tale. De exemplu, dacă unul dintre șoferii tăi se abate de la o rută planificată sau se oprește într-o locație neobișnuită, urmărirea în timp real te poate alerta cu privire la acest comportament. Dacă crezi că indică o potențială amenințare la adresa securității, poți lua măsuri pentru a investiga situația și a atenua orice riscuri.
În mod similar, dacă un vehicul este furat, urmărirea în timp real te poate ajuta să îl localizezi și să recuperezi rapid expedierile lipsă. Acest lucru poate reduce pierderile monetare și minimiza perturbările operațiunilor tale de livrare.
Factori de luat în considerare pentru verificarea vehiculelor:
- Dimensiunea flotei
- Tipuri de vehicule
- Costuri de întreținere și reparații ale vehiculelor
Gestionarea comenzilor și livrărilor.
Gestionarea comenzilor și livrărilor în cadrul unui TMS implică, de obicei, funcții care să te ajute să planifici, să programezi și să urmărești livrările, precum și să gestionezi comenzile și alte aspecte critice ale operațiunii tale de livrare.
Integrarea unui sistem de management al transportului cu ERP-ul sau sistemul de management al depozitului (WMS) poate eficientiza fluxurile de lucru prin automatizarea sarcinilor. Acest lucru reduce erorile, de exemplu, asigurându-se că detaliile livrării nu trebuie reintroduse manual, ceea ce riscă greșeli din partea utilizatorului. În acest fel, există o șansă mai mică de comenzi incorecte sau livrări ratate, care pot fi greșeli costisitoare.
Este posibil să ai operațiuni mai complexe de gestionat, cum ar fi flote bazate în mai multe depozite sau o gamă de vehicule diferite cu caracteristici de încărcare diferite. Software-ul care poate gestiona această complexitate va ajuta la eficientizarea operațiunilor tale, reducând timpul și resursele necesare pentru gestionarea comenzilor și livrărilor. Acest lucru îți va crește eficiența, va reduce costurile și va îmbunătăți profitabilitatea.
Factori de luat în considerare pentru gestionarea comenzilor și livrărilor:
- Volumul și complexitatea comenzilor
- Locațiile și distanțele de livrare
- Integrarea cu sistemele existente
- Dimensiunea și caracteristicile flotei
- Numărul de depozite
Planificarea și optimizarea încărcăturii vehiculelor.
În planificarea încărcăturii vehiculelor, TMS-ul analizează dimensiunile și greutatea fiecărei expedieri și determină cel mai bun vehicul pentru a le aloca și modul optim de aranjare a acestora în interior, urmărind minimizarea spațiului irosit.
Planificarea și optimizarea încărcăturii vehiculelor maximizează numărul de comenzi pe care fiecare șofer le poate transporta. Acest lucru poate îmbunătăți eficiența livrării prin reducerea numărului de vehicule de care ai nevoie pentru a finaliza livrările. Acest lucru economisește costurile cu șoferii și vehiculele și reduce, de asemenea, consumul de combustibil.
Alternativ, prin maximizarea fiecărei rute, poți crește capacitatea operațiunii tale, permițându-ți să gestionezi un volum mai mare de comenzi și, prin urmare, fie să faci mai multe livrări proprii, fie să preiei clienți noi.
Planificarea corectă a încărcăturii poate ajuta, de asemenea, la prevenirea accidentelor, deoarece asigură transportul bunurilor în siguranță.
Factori de luat în considerare pentru planificarea încărcăturii vehiculelor:
- Numărul și dimensiunea comenzilor
- Transportul tipului de bunuri
- Costurile cu vehiculele și șoferii
- Capacitățile vehiculelor
- Numărul de opriri și rute
- Ferestrele de timp pentru livrare
- Disponibilitatea șoferilor și a echipamentelor
- Constrângeri de încărcare și descărcare
Integrarea și gestionarea transportatorilor.
Dacă nu îți gestionezi propria flotă și utilizezi în schimb logistică terță (3PL), alegerile tale privind transportatorii au un impact major asupra operațiunii tale. Transportatorul ales va determina cât de repede își așteaptă clienții comenzile și cât de atent sunt livrate acestea.
De asemenea, poți dori să îți bazezi selecția pe alte criterii, cum ar fi greutatea sau dimensiunea coletului, destinația livrării sau dacă necesită transport specializat ori anumite condiții de temperatură și umiditate în timpul tranzitului.
Viteza de livrare și costul sunt adesea factorii decisivi, totuși. Diferiți transportatori percep tarife diferite pentru aceleași sarcini, iar costul afectează cât de mult trebuie să le ceri propriilor clienți. Alegerea celui mai bun transportator pentru comenzile tale va limita presiunea asupra profiturilor tale.
Un TMS te poate ajuta în selecție pe baza tuturor acestor considerații, chiar automatizând selecția acolo unde comanda îndeplinește criterii pre-agreate. Acest lucru te ajută să reduci costurile de expediere și să obții cele mai bune tarife, chiar dacă transportatorii își schimbă taxele în mod dinamic.
În gestionarea mai multor transportatori, este cel mai bine să integrezi software-ul tău WMS și TMS cu ale lor. Acest lucru accelerează și automatizează procesele. Pe lângă selectarea transportatorului cel mai potrivit, prin integrare poți personaliza etichetarea și ambalarea conform cerințelor fiecărui transportator și poți genera automat prețurile pentru clienți și crea documente de expediere.
Factori de luat în considerare pentru gestionarea transportatorilor:
- Numărul de livrări pe care le externalizezi
- Numărul de transportatori cu care lucrezi
- Cheltuieli cu livrările 3PL
- Criterii de selecție și calificare a transportatorilor
- Integrarea cu sistemele transportatorilor
- Capabilități de comunicare și colaborare
Raportare și analitică.
Monitorizarea operațiunilor tale de livrare îți permite să obții insight-uri valoroase despre afacerea ta, astfel încât să poți identifica rapid problemele și zonele de îmbunătățire – cu scopul de a-ți optimiza serviciile.
Un TMS poate oferi monitorizare și raportare în timp real a indicatorilor cheie de livrare, cum ar fi numărul de livrări efectuate la timp, acuratețea comenzilor și ratingurile de satisfacție a clienților. Prin monitorizarea performanței și analiza datelor, poți urmări datele de livrare și identifica modele și tendințe care pot informa luarea deciziilor.
Software-ul TMS are de obicei KPI-uri predefinite și tablouri de bord pe care le poți folosi pentru a urmări performanța livrărilor și a vedea unde trebuie să iei măsuri corective. Acestea sunt, de asemenea, personalizabile, astfel încât să te poți concentra pe KPI-urile care sunt cele mai importante pentru tine.
Câțiva indicatori logistici standard pe care ai putea dori să îi urmărești includ:
- Livrări: număr efectuat, livrare la timp/completă/la timp și completă, timp mediu de livrare, acuratețea comenzii, pachete deteriorate, timp la fiecare oprire, timp de tranzit în raport cu distanța,
- Performanța șoferului: livrări efectuate, timp petrecut la încărcare/condus, ratinguri și feedback de la clienți, date telematice
- Financiar: cost mediu per livrare, costuri cu combustibilul, costuri de întreținere a vehiculului,
- Date despre flotă: eficiența consumului de combustibil, utilizarea capacității vehiculului, numărul de defecte/defecțiuni, timp mediu de nefuncționare pentru întreținere
- Mediu: utilizarea materialelor de ambalare, emisii de CO2, consum de combustibil, amprenta de carbon
- Satisfacția clienților: scor de satisfacție a clienților (CSAT), scor net de promovare (NPS), numărul și procentul de reclamații, feedback calitativ, ratinguri
Urmărirea KPI-urilor îți oferă capacitatea de a răspunde la date, permițând o abordare de îmbunătățire continuă. Acest lucru te ajută să rămâi competitiv și să obții un succes mai mare în timp.
Factori de luat în considerare pentru raportare și analitică:
- Ce indicatori și KPI-uri urmărești
- Raportare și tablouri de bord personalizabile
- Vizualizarea datelor în timp real
- Integrarea cu alte sisteme
- Capabilități de analiză predictivă
- Ușurința în utilizare și accesibilitatea
Considerații interne ale companiei.
Factorii interni ai companiei pot avea un impact semnificativ asupra funcționalității și eficienței TMS-ului pe care îl alegi. Alegerea ta va fi influențată de dimensiunea și cultura companiei tale, procesele și sistemele existente pe care le utilizezi, resursele disponibile și obiectivele de afaceri.
Tehnologie.
Tehnologia TMS poate fi implementată on-premises sau accesată prin cloud. Această decizie este adesea fundamentală pentru capabilitățile de infrastructură ale unei companii.
- Dacă ești o afacere mai mare, cu un departament IT stabilit și cunoștințe despre hardware – și poate dacă ai anumite nevoi specifice de securitate – vei fi mai deschis către rularea propriilor servere și a software-ului on-premises.
- Dacă ești o companie mai mică, vei prefera abordarea mai puțin intensivă în întreținere pe care o oferă sistemele bazate pe cloud.
- Pentru șoferii individuali, o aplicație de rutare și dovadă a livrării poate fi complet suficientă.
Este, de asemenea, important să iei în considerare cu ce alte sisteme dorești să integrezi TMS-ul tău. Integrarea cu ERP-ul, WMS-ul, CRM-ul și alte software-uri pentru lanțul de aprovizionare deblochează potențialul întregului tău stack tehnologic, îmbunătățind capabilitățile de automatizare, accelerând procesele și fluxurile de lucru și îmbunătățind vizibilitatea operațiunii tale de distribuție end-to-end.
De exemplu, un TMS poate prelua datele despre clienți și comenzi direct din ERP-ul tău și informațiile despre produse din WMS. Odată ce livrarea este efectuată cu succes, TMS-ul poate actualiza înregistrările în celelalte sisteme ale tale. Acest transfer de date fără probleme asigură acuratețea și elimină redundanțele. Alte acțiuni pot fi, de asemenea, declanșate automat, cum ar fi emiterea facturilor și actualizarea nivelurilor stocurilor.
Poți dori, de asemenea, să integrezi TMS-ul tău cu partenerii comerciali sau furnizorii 3PL – pentru o automatizare îmbunătățită și ușurință în tranzacționare. Dacă utilizezi transportatori externi, vei dori cel puțin să te integrezi cu sistemele lor prin API pentru a primi informații despre prețurile și disponibilitatea livrărilor.
Numărul de utilizatori potențiali pe care îi vei avea, împreună cu alfabetizarea lor tehnologică, poate dicta, de asemenea, sofisticarea software-ului pe care dorești să îl iei în considerare. În plus, ia în considerare dacă vei dori o aplicație mobilă sau dacă software-ul trebuie să se integreze cu alte dispozitive, cum ar fi scanere portabile sau computere robuste.
Companie.
Pentru a te asigura că TMS-ul ales oferă o soluție fezabilă și realistă, este important să o potrivești cu afacerea ta.
Unele soluții TMS au funcții specifice industriei. De exemplu, dacă distribui produse de sănătate sau alimente și băuturi, s-ar putea să dorești un software care te poate ajuta să monitorizezi și să urmărești temperatura, sau care poate înregistra numere de serie, numere de lot și date de expirare.
Pentru funcționalitatea generală, trebuie să alegi un TMS care se potrivește cu dimensiunea și complexitatea generală a operațiunii tale. Trebuie să fie capabil să facă față numărului și locațiilor depozitelor tale, numărului de comenzi pe care le livrezi, modurilor de transport pe care le utilizezi, tipurilor de clienți către care livrezi și proceselor de afaceri pe care le urmezi.
De asemenea, ia în considerare cât timp intenționezi să îl folosești. Ai nevoie să fie flexibil și scalabil pe măsură ce crești – sau va fi folosit doar pentru următorii câțiva ani? Cea mai bună utilizare a resurselor este să alegi o soluție care să te susțină în următorii 5-10 ani, așa că privește atât nevoile actuale, cât și pe cele viitoare. O soluție care va crește alături de tine și va acomoda schimbările în afacerea ta poate avea cel mai mult sens.
Totuși, este la fel de important să iei în considerare ceea ce nu ai nevoie într-un TMS. Plata pentru capabilități pe care nu le vei folosi poate fi de prisos. Dacă sistemul în sine este ușor scalabil, poate fi mai bine pentru afacerea ta să investești doar în ceea ce ai nevoie acum și să urmărești să construiești de acolo pe măsură ce crești.
Luând în considerare toți acești factori, poți fi sigur că vei alege un TMS care este în aliniere cu obiectivele afacerii tale și care va susține interesele tale strategice generale.
În ceea ce privește cerințele de resurse, considerația esențială este bugetul. Soluțiile TMS pot varia foarte mult ca preț, așa că suma pe care o ai de cheltuit – sau vrei să o faci disponibilă – va dicta tipul de sistem pe care ești capabil să îl achiziționezi.
Cheltuiala inițială va depinde de alegerile tale de platformă, dar ar putea include hardware și infrastructură, costuri software, taxe de consultanță și dezvoltare pentru migrarea datelor, personalizare și integrare.
După aceste costuri inițiale, vor exista taxe anuale, cum ar fi licențe software sau abonamente. Software-ul cloud este de obicei actualizat și întreținut în cadrul taxei de abonament recurente, dar alte software-uri vor fi supuse taxelor de întreținere și costurilor de actualizare.
Ar trebui, de asemenea, să iei în considerare dacă va trebui să aloci un buget pentru instruire, atât inițial, cât și atunci când angajezi noi angajați.
Când stabilești bugetul pentru un TMS, ar trebui să iei în considerare potențialul ROI asociat cu soluția aleasă. Calcularea acestuia implică estimarea randamentelor tangibile, cum ar fi reducerea combustibilului și costurile mai mici de întreținere a vehiculelor și forței de muncă. Dar trebuie, de asemenea, să evaluezi impactul economiilor mai puțin tangibile, cum ar fi cele care vin prin acuratețea mai mare a comenzilor, eficiența crescută și satisfacția îmbunătățită a clienților.
Luând în considerare potențialul ROI al unui TMS, poți determina valoarea sa generală și decide dacă investiția merită. Deși ține cont de faptul că valoarea intangibilă pe care o obții de la un sistem nou poate fi chiar mai mare decât viabilitatea sa financiară proiectată și ai putea obține mult mai multă valoare decât doar un randament monetar la prețul pe care îl plătești.
Factori interni de luat în considerare:
- Tehnologie
- Infrastructura IT existentă
- Expertiza tehnică și resursele
- Scalabilitate și flexibilitate
- Integrarea cu sistemele existente
- Cerințe de instruire și suport
- Securitate și confidențialitatea datelor
- Foaia de parcurs tehnologică viitoare
- Numărul de utilizatori
- Companie:
- Cerințe specifice industriei
- Cerințele și așteptările clienților
- Conformitatea cu reglementările
- Complexitatea lanțului de aprovizionare
- Planuri de creștere și expansiune
- Obiective și priorități strategice
- Buget și ROI:
- Costul total de proprietate
- Randamentul investiției (ROI)
- Analiza cost-beneficiu
- Potențialul de economisire a costurilor
- Taxe de implementare și personalizare
- Costuri de actualizare, întreținere și suport
5 pași de urmat atunci când alegi un TMS.
Folosind considerațiile de mai sus, poți acum să treci la punerea lor în practică. Urmează acești cinci pași pentru a alege cel mai bun TMS pentru afacerea ta.
1. Definește-ți obiectivele.
Mai întâi trebuie să îți stabilești obiectivele. Ia în considerare ce vrei ca TMS-ul să livreze pentru tine și ce probleme existente vrei să abordeze.
Obiectivele tale pot fi destul de generale la început – cum ar fi scopul de a reduce costurile de transport, de a îmbunătăți serviciul pentru clienți, de a crește eficiența, de a îmbunătăți vizibilitatea și de a crește profitabilitatea. Dar este întotdeauna mai bine să le rafinezi și să stabilești obiective mai specifice, măsurabile și cuantificabile. Acestea asigură că specifici exact ceea ce cauți și sunt mai tangibile, permițându-ți să măsori dacă le-ai atins.
Ca parte a acestui proces, trebuie, de asemenea, să stabilești bugete și termene realiste pentru evaluarea soluțiilor software și pentru implementarea proiectului. Dacă ești o afacere mai mare care întreprinde o revizuire cuprinzătoare, atunci vei dori să înființezi o echipă de proiect și să aloci responsabilități inițiale.
Considerațiile interne ale companiei tale (vezi mai sus) sunt utile în definirea obiectivelor tale și pot oferi o mare parte din input în această etapă.
2. Determină cerințele funcționale.
În această etapă, vrei să colectezi date interne despre operațiunea ta și să le folosești, împreună cu celelalte considerații din acest document, pentru a stabili cu atenție cerințele și a decide ce funcționalități necesiți.
Un pas inițial ar putea fi evaluarea sistemelor și proceselor tale existente pentru a identifica punctele dureroase (pain points) în software-ul tău actual sau în modurile de lucru. Cu siguranță, ar trebui să identifici orice procese problematice. Acestea ar putea fi moduri de a aborda ceva care au fost improvizate de-a lungul anilor sau care au fost forțate să se potrivească software-ului tău, în loc să fie cele mai practice sau logice moduri de lucru.
Ar trebui apoi să întreprinzi un proces detaliat de colectare a cerințelor pentru a construi o listă a funcționalităților de care ai nevoie de la TMS. Poți lista acest lucru în funcție de prioritate, evidențiind ce aspecte sunt esențiale și care sunt opționale.
Ar trebui, de asemenea, să iei în considerare nevoile tale viitoare probabile. Anticiparea creșterii și cerințelor viitoare ale companiei tale va asigura că specifici un TMS care este scalabil și va trece testul timpului.
Din nou, nu uita să detaliezi ceea ce nu ai nevoie într-un TMS. Acest lucru poate fi important mai târziu dacă trebuie să elimini un TMS de pe lista ta. Plata pentru funcții de care nu ai nevoie, chiar dacă restul sistemului se potrivește cerințelor tale, ar putea fi o risipă de resurse și ar putea să nu ofere un bun randament al investiției pentru afacerea ta.
3. Evaluează furnizorii și platformele.
Următorul pas este să evaluezi furnizorii și platformele TMS folosind cerințele tale funcționale. Trebuie să verifici ce sisteme au funcțiile pe care le dorești, în limita bugetului tău.
De asemenea, trebuie să iei în considerare furnizorul sau compania din spatele platformei. Cercetează experiența și istoricul lor, de cât timp sunt în afaceri, care a fost investiția lor în produs și ce informații despre foaia de parcurs (roadmap) oferă.
Poți fi mulțumit cu o aplicație care funcționează imediat, fără a fi nevoie de modificări, dar dacă ai nevoie de personalizare sau dezvoltare de integrare, verifică dacă acestea sunt servicii pe care le pot oferi.
Stabilește ce instruire, suport și întreținere oferă furnizorul. Sunt incluse instruirea și onboarding-ul? Care sunt termenii acordului privind nivelul serviciilor (SLA) pentru suport și întreținere? Cât de receptivă este oferta lor și au un birou de servicii pentru clienți pentru rezolvarea oricăror probleme?
Verifică în ce industrii sunt clienții lor și citește studiile lor de caz. Dacă nu poți găsi toate informațiile de care ai nevoie online, atunci planifică să întâlnești potențiali furnizori la expoziții. Aici poți obține o mai bună înțelegere a abordării lor, a oamenilor lor și a calificărilor lor.
Această etapă poate rezulta într-o listă lungă de soluții TMS potrivite. Este totuși cel mai bine să o restrângi – un număr ideal maxim ar fi o listă scurtă de trei.
4. Obține costuri și evaluează software-ul.
Pentru cei de pe lista ta scurtă, este timpul să obții niște costuri precise.
O companie mare cu personalizări complexe poate prefera să pregătească și să trimită o cerere formală – un RFQ (Request for Quotation). Dar pentru cerințe mai simple, și mai ales pe platforme bazate pe cloud, prețurile vor fi bazate pe abonament și vor depinde de numărul de utilizatori.
Apoi vei dori să evaluezi software-ul în sine. Majoritatea furnizorilor vor oferi o modalitate prin care să încerci soluțiile lor. Acesta ar putea fi un mediu sandbox unde poți folosi propriile date și exemple, sau o demonstrație cuprinzătoare sau chiar o probă gratuită a platformei.
Tu și utilizatorii tăi ar trebui să testați software-ul pentru a vedea cum se potrivește cu procesele de afaceri și nevoile operaționale. Poți, de asemenea, să vezi dacă există o potrivire în ceea ce privește interfața utilizatorului, prezentarea tabloului de bord și senzația generală a sistemului.
5. Alege cel mai bun TMS pentru afacerea ta.
După ce ai comparat funcțiile, ai evaluat prețurile și ai testat software-ul, ar trebui să fii în măsură să faci alegerea.
Este timpul să plasezi comanda. Felicitări! Te înscrii pentru o eficiență mai mare, performanță de livrare îmbunătățită și creșterea viitoare a afacerii.
Luarea deciziei corecte.
Există multe de luat în considerare atunci când vine vorba de alegerea unui TMS, iar luarea deciziei corecte este critică.
Alegerea TMS-ului potrivit afectează direct capacitatea ta de a livra bunuri rapid și eficient pentru a satisface așteptările tot mai mari ale clienților.
TMS-ul potrivit va optimiza planificarea transportului și optimizarea rutelor, va oferi urmărire în timp real și actualizări de livrare către clienți și va îmbunătăți performanța generală a procesului de livrare și satisfacția clienților. Aceste beneficii, împreună cu procesele optimizate și automatizate, pot stimula vânzările și, în final, pot îmbunătăți profitabilitatea afacerii.
Cu o înțelegere a funcționalității TMS, capabilităților, beneficiilor și a modului de evaluare a furnizorilor și soluțiilor TMS, poți acum să treci la alegerea celui mai bun TMS pentru a oferi toate acestea afacerii tale.
De ce să iei în considerare Geo2?
Geo2 este un sistem bazat pe cloud, cu o aplicație și o platformă web care a fost dezvoltată de Springboard Applications, o subsidiară a Balloon One.
Este un sistem scalabil care poate fi utilizat de o gamă largă de afaceri, de la șoferi de livrare independenți, până la întreprinderi și 3PL-uri care își gestionează propriile flote.
Iată un rezumat al principalelor funcții și beneficii:
- Planificare și optimizare sofisticată a rutelor
- Sistem bazat pe cloud accesibil prin web
- Aplicație mobilă pentru șoferi (Android și iOS)
- Dovada livrării
- Actualizări de stare și notificări
- Urmărirea flotei în timp real
- API pentru integrarea cu ERP, WMS și alte software-uri pentru lanțul de aprovizionare
- Complet scalabil
- Prețuri bazate pe abonament
- Versiune gratuită pentru utilizatori unici
Geo2 este conceput pentru a te ajuta să faci cele mai multe livrări în cel mai scurt timp, minimizând în același timp costurile și consumul de combustibil.
