O que é um TMS?
Empresas de distribuição utilizam sistemas de gestão de transportes (TMS) para planejar, gerenciar, automatizar e otimizar suas operações logísticas.
Um TMS otimiza a logística fornecendo informações que apoiam uma melhor tomada de decisão sobre a alocação de veículos e roteirização. Isso é feito por meio de uma visibilidade aprimorada das suas operações de transporte.
Existem diferentes tipos de soluções TMS disponíveis. Algumas são aplicativos básicos com recursos limitados, enquanto outras são sistemas de software avançados com diversas funcionalidades. Essas soluções podem ser facilmente integradas aos seus outros aplicativos de negócios.
Diferentes Tipos de TMS.
O software TMS está disponível para empresas de diversos portes e com necessidades variadas.
TMS de Acordo com o Porte da Empresa.
No topo da categoria de software TMS estão as soluções corporativas, usadas pelos gigantes globais do mundo da distribuição. Isso inclui grandes varejistas, como Amazon e Alibaba, que enviam centenas de milhões de pacotes por ano. Há também distribuidores 3PL, como FedEx, UPS e DHL.
Esses aplicativos TMS corporativos são projetados com uma gama completa de funcionalidades para atender às necessidades de grandes empresas globais e seus requisitos de envio altamente complexos. Os recursos de um TMS corporativo normalmente incluem: aquisição e sourcing de frete, planejamento de carga, otimização de rotas, seleção e otimização de transportadoras e veículos, rastreamento de remessas e gerenciamento de desempenho e análise. Eles também oferecem funcionalidade para transporte multimodal via aérea, marítima, rodoviária e ferroviária – ou uma combinação de vários modais de transporte.
No meio termo, existe o software TMS que atende empresas menores, como varejistas online em crescimento. Essas empresas podem usar serviços de courier 3PL ou suas próprias frotas.
Para otimizar e agilizar melhor seu transporte, elas exigem funcionalidades semelhantes, embora não tão complexas. O software TMS aqui é mais limitado, porém especializado. Ele pode focar em necessidades específicas, como um tipo de transporte, transporte doméstico ou determinados setores. Também pode ser usado por distribuidores com frota própria ou por aqueles que contratam transportadoras externas.
Por fim, existem soluções TMS que atendem pequenas empresas de entrega e motoristas autônomos. Estas possuem funcionalidades mais limitadas, talvez apenas recursos de última milha (last-mile), como roteirização e agendamento manual ou comprovante de entrega.
TMS em Nuvem e On-Premises.
Os sistemas de gestão de transportes também podem ser categorizados de acordo com a forma como são usados e acessados. Existem os on-premises (locais) e os baseados em nuvem.
As soluções TMS on-premises são instaladas localmente, nos servidores da própria empresa, e gerenciadas pela equipe de TI interna. Esses sistemas são voltados para o nível corporativo, oferecendo um alto grau de customização e controle, mas também exigem um investimento inicial significativo, manutenção regular e recursos internos. Empresas com requisitos de segurança específicos ou processos de negócios únicos podem preferir um TMS on-premises.
As soluções TMS baseadas em nuvem são hospedadas nos servidores do provedor da solução e acessadas via internet. Elas possuem custos iniciais mais baixos e não exigem manutenção, já que o provedor cuida das atualizações e da infraestrutura. O TMS em nuvem é adequado para empresas de todos os portes. No entanto, aquelas com recursos de TI limitados ou empresas que buscam maior flexibilidade, redução de custos operacionais e escalabilidade são as que mais se beneficiam.
Alguns sistemas – sejam em nuvem ou on-premises – são projetados para funcionar perfeitamente com outros softwares corporativos, como um ERP (Planejamento de Recursos Empresariais), um WMS (Sistema de Gestão de Armazém) ou uma solução de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente). A integração permite um melhor compartilhamento de dados, maior visibilidade e melhor coordenação entre diferentes funções de negócios. Empresas com sistemas de software existentes que precisam de um TMS para complementar suas operações podem optar por integrar um TMS para uma solução tecnológica completa de ponta a ponta na cadeia de suprimentos.
Qual tipo de TMS é o ideal para você?
Dependendo das suas necessidades específicas, porte e setor, um tipo de TMS pode oferecer mais benefícios do que outro.
Quanto mais sofisticada for a solução TMS, mais funcionalidades ela terá e, portanto, maior será o custo. Além disso, os custos variam de acordo com a forma como o sistema é acessado – on-premises ou via internet – e se você precisa de uma solução integrada, talvez com customizações feitas sob medida para você.
Com uma ampla gama de capacidades e preços, é crucial encontrar o sistema certo que atenda ao seu setor, às suas necessidades operacionais e ao tamanho da sua frota. Uma avaliação cuidadosa dos seus requisitos e recursos ajudará você a selecionar a solução TMS mais adequada.
Definindo seus requisitos de TMS: O que considerar.
Um TMS pode trazer muitas vantagens, como planejamento e otimização de rotas, rastreamento em tempo real para melhor visibilidade, comprovante de entrega e integração e automação com outros sistemas. Isso traz benefícios como aumento da eficiência, redução de erros, melhor satisfação do cliente e economia de custos.
O TMS certo simplificará suas operações logísticas e garantirá que seus clientes recebam seus pedidos no prazo, levando, em última análise, a um aumento da lucratividade e a uma vantagem competitiva no mercado.
É importante alinhar suas necessidades de TMS com seus objetivos de negócios, prioridades e recursos, para que você possa estabelecer quais funcionalidades são necessárias e quais são supérfluas para sua operação.
Estes são os aspectos principais que você deve considerar ao definir seus requisitos de TMS.
Planejamento e Otimização de Rotas.
O planejamento automatizado de rotas é um recurso valioso se você possui sua própria frota, pois mapeia o caminho mais eficiente entre as entregas. O software TMS avançado oferece otimização de rotas, que seleciona os melhores trajetos com base em uma variedade de fatores.
Por exemplo, você pode priorizar a rota mais curta para reduzir o consumo de combustível ou selecionar estradas mais rápidas para garantir entregas pontuais. Evitar pedágios e zonas de cobrança de congestionamento ou priorizar rodovias e estradas principais também são possibilidades. Alguns sistemas podem ajustar a rota dinamicamente para evitar engarrafamentos ou interdições de vias. Ao calcular as rotas de entrega mais eficientes, você economiza tempo e dinheiro.
Minimizar o tempo de direção tem um impacto direto no consumo de combustível, o que, por sua vez, reduz a pegada de carbono da sua operação. Ao rastrear suas emissões, você pode compensá-las, o que permite demonstrar seu compromisso com o meio ambiente tanto para clientes quanto para prospects. Isso não apenas ajuda a melhorar as credenciais ambientais da sua empresa, mas também mostra um compromisso com a sustentabilidade e práticas de negócios responsáveis.
O número de entregas que você faz influenciará suas escolhas aqui. Se sua equipe gasta muitas horas planejando, um TMS que pode traçar rotas para centenas de entregas em apenas alguns minutos evitará medidas que consomem muito tempo.
Sistemas que oferecem recursos de otimização tendem a custar mais. Portanto, considere os custos versus os benefícios. Se você pode economizar tempo e custos de combustível otimizando as rotas com mais cuidado, avalie o potencial retorno sobre o investimento e determine quando você poderá recuperar o gasto inicial.
A otimização dinâmica de rotas pode ser uma consideração se você faz entregas sensíveis ao tempo – por exemplo, onde você entrega produtos perecíveis ou medicamentos. Quaisquer entregas críticas serão severamente impactadas por atrasos inesperados no trânsito ou interdições de vias, mas com a otimização dinâmica de rotas, você é mais capaz de garantir a entrega no prazo diante desses problemas.
Ajustar rotas dinamicamente também pode economizar combustível. Se seus motoristas ficam parados no trânsito com os motores ligados por mais tempo do que o necessário, isso pode resultar em gastos desnecessários. Mas, usando informações de tráfego ao vivo, seus motoristas podem evitar congestionamentos e ficar em movimento por mais tempo durante o dia, garantindo que os clientes recebam suas entregas conforme o cronograma.
Se você gerencia vários motoristas, talvez queira um software de otimização de rotas que possa alocar rotas dinamicamente a um motorista de acordo com sua localização atual, ou combinar rotas onde a carga e o tipo de veículo de entrega sejam compatíveis, por exemplo, garantindo que mercadorias refrigeradas ou congeladas sejam roteirizadas usando os veículos certos.
Fatores de Planejamento e Otimização de Rotas a Considerar.
- Número de entregas
- Tipos de entregas
- Necessidade de veículos especializados
- Tempo gasto no planejamento de rotas
- Economia de dinheiro através da otimização
- Impacto da otimização dinâmica em: tempos de direção, custos de combustível, integridade do produto
- Requisitos de atendimento ao cliente
Dispositivos e Software para Motoristas.
É vital equipar seus motoristas com as ferramentas que os ajudarão a realizar seus trabalhos com eficiência. Existem vários tipos de dispositivos, cada um com seus próprios recursos e capacidades.
No topo da linha, existem dispositivos veiculares que incorporam navegação GPS e telemática veicular. Ou você pode considerar computadores portáteis, com leitores de código de barras ou RFID integrados, que podem ser usados para escanear pacotes, e telas para capturar assinaturas. Alguns também incluem uma câmera.
Um dos dispositivos mais comuns usados por empresas de entrega é o smartphone. Você pode optar por fornecê-lo, talvez como um dispositivo de plataforma fechada. Mas smartphones pessoais usando aplicativos especializados são perfeitos quando você emprega muita mão de obra casual ou sua força de trabalho muda com frequência. Smartphones também possuem GPS e software de navegação, além de capacidades de escaneamento e comunicação, câmera e tela sensível ao toque para capturar comprovantes de entrega eletrônicos e assinaturas.
Tablets são ideais se você precisa de telas maiores, talvez para mapas e instruções mais detalhadas. Novamente, o escaneamento e a navegação são possíveis, mas eles geralmente não possuem função de telefone, então a comunicação com despachantes ou clientes é difícil.
Finalmente, dispositivos menores e mais convenientes, como wearables, estão disponíveis. Existem óculos e dispositivos de pulso, que podem ser adequados se seus motoristas precisarem usar ambas as mãos ao fazer entregas.
Todos os dispositivos ajudam os motoristas a fazer seus trabalhos de forma mais eficaz e eficiente. Eles permitem que os motoristas naveguem até seus destinos, comuniquem-se com despachantes e clientes, rastreiem entregas e otimizem suas rotas, resultando em uma melhor experiência do cliente e operações de entrega mais eficientes.
Decidir sobre o dispositivo certo para sua empresa dependerá de para que você precisa deles. Você pode precisar apenas de capacidades de navegação e GPS para direcionar seus motoristas aos seus próximos locais e exibir condições de tráfego.
A comunicação também é vital. Isso pode ser feito via telefone do motorista. No entanto, incorporá-la ao dispositivo que eles usam constantemente pode ser mais conveniente. Usar um aplicativo de smartphone pode permitir que seus motoristas enviem e recebam mensagens ou atualizem status de entrega e confirmem horários de entrega.
A capacidade de rastrear e monitorar locais pode ser importante. Isso permite que você forneça horários de entrega mais precisos para seus clientes, além de monitorar o progresso do motorista você mesmo.
Sua escolha de dispositivo afetará a eficiência e a produtividade. Os motoristas podem usar um aplicativo ou software para acessar instruções de entrega, visualizar informações do cliente e registrar comprovantes de entrega, juntamente com detalhes da entrega como horário e local.
Fatores de dispositivos para motoristas a considerar:
- Quais dispositivos GPS e telemáticos seus veículos já possuem
- Perfil do motorista: funcionários ou mão de obra temporária e casual
- Quanto de informação e detalhe um dispositivo precisa exibir
- Como você deseja capturar informações ao carregar um veículo ou procurar pacotes
- Se os motoristas precisam de ambas as mãos ao entregar
- Quais informações de entrega você deseja capturar: fotos, assinaturas, código de barras, horário e dados de GPS
Comprovante de Entrega, Rastreamento do Cliente e Atualizações de Status.
Usar um dispositivo móvel permite que seus motoristas capturem o comprovante de entrega. Isso verifica se a entrega foi feita com sucesso no endereço ou destinatário correto. Isso também pode resolver quaisquer problemas de entrega, ajudando os clientes a localizar itens entregues incorretamente, por exemplo. Com reclamações maliciosas, o comprovante de entrega pode isentá-lo de responsabilidade ou determinar que você não é o culpado por danos ou perdas.
Algumas regiões têm regulamentações rígidas sobre a entrega de certos produtos farmacêuticos e outros produtos de saúde. A falha em fornecer um comprovante de entrega adequado pode resultar em processos ou multas.
Existem vários métodos pelos quais seus motoristas podem documentar a prova de que uma entrega bem-sucedida foi feita. Estes incluem: obtenção de assinaturas eletrônicas, tirar fotografias, registrar dados de localização GPS e capturar a data e hora da entrega. Além disso, os motoristas podem usar aplicativos ou software para escanear códigos de barras e QR codes ou para adicionar notas de referência.
Após a entrega, o software TMS pode atualizar automaticamente seu sistema. Ao enviar a notificação, o registro da remessa é atualizado e isso também pode disparar um SMS ou e-mail automático para o cliente. Esta mensagem não apenas alerta o cliente de que a entrega foi bem-sucedida, mas você também pode personalizar a mensagem para incluir links solicitando feedback ou direcionar seus clientes para guias do usuário, informações de garantia e outras instruções.
Para aprimorar ainda mais a experiência do cliente, você pode querer usar essa capacidade para fornecer rastreamento de entrega e confirmação para seus clientes. Eles podem rastrear seus pedidos em tempo real, com a capacidade de ver a localização de sua remessa em um mapa, juntamente com horários estimados de entrega, para que possam planejar seu dia em torno de uma entrega agendada sem precisar ficar esperando. Esse nível de percepção aumenta a satisfação e pode fazer com que os clientes se sintam mais confiantes em relação a você como distribuidor ou empresa de entrega.
Fatores de comprovante de entrega, rastreamento do cliente e atualizações de status a considerar:
- Tipos de prova necessários: fotografias, assinaturas, carimbos de data e hora, escaneamento de código de barras
- Necessidades de regulamentação e conformidade
- Requisitos de notificações e atualizações de status
- Qual rastreamento de cliente você deseja fornecer
- Opções de atendimento ao cliente pós-entrega
Rastreamento de Motorista ao Vivo.
Escolher um TMS que permite rastrear sua frota em tempo real oferece visibilidade precisa de suas entregas desde o ponto de despacho até a chegada ao destino. Isso fornece os dados com os quais você pode tomar decisões informadas e monitorar efetivamente suas remessas.
A tecnologia GPS permite que você veja a localização em tempo real de todos os seus veículos. Isso pode ajudá-lo a alterar rotas – manual ou automaticamente – e garante que as entregas sejam concluídas conforme o cronograma. Você também pode monitorar o desempenho do motorista, incluindo hábitos de direção e adesão aos cronogramas de entrega. Isso pode ajudá-lo a identificar áreas para melhoria e implementar treinamento ou incentivos para melhorar o desempenho e a conformidade com seus procedimentos operacionais.
Monitorar a localização de seus veículos e entregas pode reduzir o risco de roubo ou perda, ajudando a proteger seus ativos. Por exemplo, se um de seus motoristas se desvia de uma rota planejada ou para em um local incomum, o rastreamento em tempo real pode alertá-lo sobre esse comportamento. Se você acredita que isso indica uma possível ameaça à segurança, pode tomar medidas para investigar a situação e mitigar quaisquer riscos.
Da mesma forma, se um veículo for roubado, o rastreamento em tempo real pode ajudá-lo a localizá-lo e recuperar suas remessas perdidas rapidamente. Isso pode reduzir tanto a perda monetária quanto minimizar a interrupção em suas operações de entrega.
Fatores de verificação de veículos a considerar:
- Tamanho da frota
- Tipos de veículos
- Custos de manutenção e reparo de veículos
Gestão de Pedidos e Entregas.
A gestão de pedidos e entregas dentro de um TMS normalmente envolve recursos para ajudá-lo a planejar, agendar e rastrear entregas, bem como gerenciar seus pedidos e outros aspectos críticos da sua operação de entrega.
Integrar um sistema de gestão de transportes com seu ERP ou sistema de gestão de armazém (WMS) pode simplificar fluxos de trabalho automatizando tarefas. Isso reduz erros, por exemplo, garantindo que os detalhes da entrega não precisem ser redigitados, o que arrisca o usuário cometer erros. Dessa forma, há menos chance de pedidos incorretos ou entregas perdidas, que podem ser erros dispendiosos.
Você pode ter operações mais complexas para gerenciar, como frotas baseadas em vários depósitos ou uma variedade de veículos diferentes com características de carga distintas. Um software que pode lidar com essa complexidade ajudará a simplificar suas operações, reduzindo o tempo e os recursos necessários para gerenciar pedidos e entregas. Isso aumentará sua eficiência, reduzirá custos e melhorará sua lucratividade.
Fatores de gestão de pedidos e entregas a considerar:
- Volume e complexidade de pedidos
- Locais e distâncias de entrega
- Integração com sistemas existentes
- Tamanho e características da frota
- Número de armazéns ou depósitos
Planejamento e Otimização de Carga Veicular.
No planejamento de carga veicular, o TMS analisa as dimensões e o peso de cada remessa e determina o melhor veículo para alocá-las e a forma ideal de organizá-las dentro, visando minimizar o espaço desperdiçado.
O planejamento e a otimização de carga veicular maximizam o número de pedidos que cada motorista pode carregar. Isso pode melhorar a eficiência da entrega reduzindo o número de veículos que você precisa para concluir suas entregas. Isso economiza custos com motorista e veículo e também reduz o consumo de combustível.
Alternativamente, ao maximizar cada rota, você pode aumentar a capacidade da sua operação, permitindo que você lide com um volume maior de pedidos e, portanto, faça mais de suas próprias entregas ou assuma novos clientes.
O planejamento de carga adequado também pode ajudar a prevenir acidentes, pois garante que as mercadorias sejam transportadas de forma segura.
Fatores de planejamento de carga veicular a considerar:
- Número e tamanho dos pedidos
- Transporte do tipo de mercadoria
- Custos de veículo e motorista
- Capacidades dos veículos
- Número de paradas e rotas
- Janelas de tempo de entrega
- Disponibilidade de motorista e equipamento
- Restrições de carga e descarga
Integração e Gestão de Transportadoras.
Se você não opera sua própria frota e, em vez disso, usa logística de terceiros, suas escolhas de transportadora impactam muito sua operação. A transportadora escolhida determinará quanto tempo seus clientes esperam por seus pedidos e com que cuidado eles são entregues.
Você também pode querer basear sua seleção em outros critérios, como o peso ou tamanho do pacote, o destino da entrega ou se requer transporte especializado ou certas condições de temperatura e umidade durante o trânsito.
A velocidade de entrega e o custo são, muitas vezes, os fatores decisivos. Diferentes transportadoras cobram taxas diferentes pelos mesmos serviços, e o custo afeta quanto você precisa cobrar de seus próprios clientes. Escolher a melhor transportadora para seus pedidos limitará a pressão sobre seus lucros.
Um TMS pode ajudar na sua seleção com base em todas essas considerações, até mesmo automatizando a seleção quando o pedido atende a critérios pré-acordados. Isso ajuda você a reduzir seus custos de envio e obter as melhores taxas, mesmo que as transportadoras alterem suas taxas dinamicamente.
Ao gerenciar várias transportadoras, é melhor integrar seu software WMS e TMS com os delas. Isso acelera e automatiza processos. Além de selecionar a transportadora mais apropriada, por meio da integração, você pode personalizar a rotulagem e a embalagem de acordo com os requisitos de cada transportadora e pode gerar automaticamente preços para o cliente e criar documentos de envio.
Fatores de gestão de transportadoras a considerar:
- Número de entregas que você terceiriza
- Número de transportadoras com as quais você trabalha
- Despesas com entregas 3PL
- Critérios de seleção e qualificação de transportadoras
- Integração com sistemas de transportadoras
- Capacidades de comunicação e colaboração
Relatórios e Análises.
Monitorar suas operações de entrega permite que você obtenha insights valiosos sobre seu negócio para que possa identificar rapidamente problemas e áreas para melhoria – com o objetivo de otimizar seus serviços.
Um TMS pode fornecer monitoramento e relatórios em tempo real sobre métricas-chave de entrega, como o número de entregas feitas no prazo, precisão do pedido e classificações de satisfação do cliente. Por meio do monitoramento de desempenho e análise de dados, você pode rastrear dados de entrega e identificar padrões e tendências que podem informar sua tomada de decisão.
O software TMS geralmente possui KPIs predefinidos e painéis que você pode usar para rastrear seu desempenho de entrega e ver onde precisa tomar medidas corretivas. Eles também são tipicamente personalizáveis, para que você possa focar nos KPIs que são mais importantes para você.
Algumas métricas logísticas padrão que você pode querer rastrear incluem:
- Entregas: número realizado, entrega no prazo/completa/no prazo e completa, tempo médio de entrega, precisão do pedido, pacotes danificados, tempo em cada parada, tempo de trânsito por distância
- Desempenho do motorista: entregas feitas, tempo gasto carregando/dirigindo, classificações e feedback dos clientes, dados telemáticos
- Financeiro: custo médio por entrega, custos de combustível, custos de manutenção de veículos
- Dados da frota: eficiência de combustível, utilização da capacidade do veículo, número de defeitos/avarias, tempo médio de inatividade para manutenção
- Ambiental: uso de materiais de embalagem, emissões de CO2, consumo de combustível, pegada de carbono
- Satisfação do cliente: pontuação de satisfação do cliente (CSAT), net promoter score, número e porcentagem de reclamações, feedback qualitativo, classificações
Rastrear KPIs dá a você a capacidade de responder aos dados, permitindo uma abordagem de melhoria contínua. Isso ajuda você a permanecer competitivo e obter maior sucesso ao longo do tempo.
Fatores de relatórios e análises a considerar:
- Quais métricas e KPIs você rastreia
- Relatórios e painéis personalizáveis
- Visualização de dados em tempo real
- Integração com outros sistemas
- Capacidades de análise preditiva
- Facilidade de uso e acessibilidade
Considerações Internas da Empresa.
Fatores internos da empresa podem ter um impacto significativo na funcionalidade e eficácia do TMS que você escolhe. Sua escolha será influenciada pelo tamanho e cultura da sua empresa, pelos processos e sistemas existentes que você usa, pelos recursos disponíveis e pelos seus objetivos de negócios.
Tecnologia.
A tecnologia TMS pode ser implantada on-premises ou acessada via nuvem. Essa decisão é frequentemente fundamental para as capacidades de infraestrutura de uma empresa.
- Se você é uma empresa maior, com um departamento de TI estabelecido e conhecimento sobre hardware – e talvez se você tiver necessidades de segurança específicas – você estará mais aberto a executar seus próprios servidores e software on-premises.
- Se você é uma empresa menor, preferirá a abordagem menos intensiva em manutenção que os sistemas baseados em nuvem proporcionam.
- Para motoristas individuais, um aplicativo de roteirização e comprovante de entrega pode ser inteiramente suficiente.
Também é importante considerar com quais outros sistemas você deseja integrar seu TMS. A integração com seu ERP, WMS, CRM e outros softwares da cadeia de suprimentos desbloqueia o potencial de toda a sua pilha tecnológica, aprimorando capacidades de automação, acelerando processos e fluxos de trabalho e melhorando a visibilidade da sua operação de distribuição de ponta a ponta.
Por exemplo, um TMS pode obter dados de clientes e pedidos diretamente do seu ERP e informações de produtos do seu WMS. Uma vez que a entrega é feita com sucesso, o TMS pode atualizar registros em seus outros sistemas. Essa transferência de dados contínua garante precisão e elimina redundâncias. Outras ações também podem ser disparadas automaticamente, como a emissão de faturas e a atualização dos níveis de estoque.
Você também pode querer integrar seu TMS com seus parceiros comerciais ou provedores 3PL – para maior automação e facilidade de negociação. Se você usa transportadoras externas, desejará pelo menos integrar com seus sistemas via API para receber informações de preços e disponibilidade de entrega.
O número de usuários potenciais que você terá, juntamente com sua alfabetização tecnológica, também pode ditar a sofisticação do software que você deseja considerar. Além disso, considere se você desejará um aplicativo móvel ou se o software precisa integrar com outros dispositivos, como scanners portáteis ou computadores robustos.
Empresa.
Para garantir que seu TMS escolhido ofereça uma solução viável e realista, é importante combiná-lo com o seu negócio.
Algumas soluções TMS possuem recursos específicos para o setor. Por exemplo, se você distribui produtos de saúde ou alimentos e bebidas, pode querer um software que ajude a monitorar e rastrear a temperatura, ou que possa registrar números de série, números de lote e datas de validade.
Para funcionalidade geral, você precisa escolher um TMS que se ajuste ao tamanho e complexidade geral da sua operação. Ele precisa ser capaz de lidar com o número e locais dos seus depósitos, o número de pedidos que você entrega, quais modais de transporte você usa, os tipos de clientes para os quais você entrega e os processos de negócios que você segue.
Além disso, considere por quanto tempo você pretende usá-lo. Você precisa que ele seja flexível e escalável à medida que você cresce – ou será usado apenas pelos próximos anos? O melhor uso de recursos é escolher uma solução que dure pelos próximos 5 a 10 anos, então observe suas necessidades atuais e futuras. Uma solução que crescerá junto com você e acomodará mudanças em seu negócio pode fazer mais sentido.
No entanto, é tão importante considerar o que você não precisa em um TMS. Pagar por capacidades que você não usará pode ser supérfluo. Se o sistema em si for facilmente escalável, pode ser melhor para sua empresa investir apenas no que você precisa agora e tentar construir a partir daí à medida que cresce.
Ao considerar todos esses fatores, você pode ter certeza de escolher um TMS que esteja alinhado com seus objetivos de negócios e que apoie seus interesses estratégicos gerais.
Em termos de requisitos de recursos, a consideração essencial é o orçamento. As soluções TMS podem variar muito em preço, então quanto você tem para gastar – ou quer disponibilizar – ditará o tipo de sistema que você é capaz de adquirir.
O gasto inicial dependerá de suas escolhas de plataforma, mas pode incluir hardware e infraestrutura, custos de software, taxas de consultoria e desenvolvimento para migração de dados, customização e integração.
Após esses custos iniciais, haverá taxas anuais, como licenças de software ou assinaturas. O software em nuvem é tipicamente atualizado e mantido dentro da taxa de assinatura recorrente, mas outros softwares estarão sujeitos a taxas de manutenção e custos de atualização.
Você também deve considerar se precisará orçar para treinamento, tanto inicialmente quanto ao integrar novos funcionários.
Ao orçar para um TMS, você deve considerar o ROI potencial associado à sua solução escolhida. Calcular isso implica estimar retornos tangíveis, como combustível reduzido e menores custos de manutenção de veículos e mão de obra. Mas você também precisa avaliar o impacto de economias menos tangíveis, como aquelas que vêm através de maior precisão de pedidos, maior eficiência e melhor satisfação do cliente.
Ao considerar o ROI potencial de um TMS, você pode determinar seu valor geral e decidir se o investimento vale a pena. Embora tenha em mente que o valor intangível que você obtém de um novo sistema pode ser ainda maior do que sua viabilidade financeira projetada e você pode estar obtendo muito mais valor do que apenas um retorno monetário sobre o preço que está pagando.
Fatores internos a considerar:
- Tecnologia
- Infraestrutura de TI existente
- Expertise técnica e recursos
- Escalabilidade e flexibilidade
- Integração com sistemas existentes
- Requisitos de treinamento e suporte
- Segurança e privacidade de dados
- Roteiro de tecnologia futura
- Número de usuários
- Empresa:
- Requisitos específicos do setor
- Demandas e expectativas dos clientes
- Conformidade regulatória
- Complexidade da cadeia de suprimentos
- Planos de crescimento e expansão
- Objetivos e prioridades estratégicas
- Orçamento e ROI:
- Custo total de propriedade
- Retorno sobre o investimento (ROI)
- Análise de custo-benefício
- Potencial de economia de custos
- Taxas de implementação e customização
- Custos de atualização, manutenção e suporte
5 Passos a Seguir ao Escolher um TMS.
Usando as considerações acima, você agora pode prosseguir para colocá-las em prática. Siga estes cinco passos para escolher o melhor TMS para sua empresa.
1. Defina seus Objetivos.
Primeiro, você precisa estabelecer suas metas. Considere o que você quer que o TMS entregue para você e quais problemas existentes você quer que ele resolva.
Seus objetivos podem ser bastante gerais no início – como visar reduzir custos de transporte, melhorar o atendimento ao cliente, aumentar a eficiência, aprimorar a visibilidade e aumentar a lucratividade. Mas é sempre melhor refiná-los e definir metas mais específicas, mensuráveis e quantificáveis. Elas garantem que você especifique precisamente o que está procurando e são mais tangíveis, permitindo que você meça se as alcançou.
Como parte deste processo, você também precisa definir orçamentos e prazos realistas para avaliar soluções de software e para a implementação do projeto. Se você é uma empresa maior realizando uma revisão abrangente, então você desejará montar uma equipe de projeto e atribuir responsabilidades iniciais.
Suas considerações internas da empresa (veja acima) são úteis para definir seus objetivos e podem fornecer uma grande quantidade de insumos nesta fase.
2. Determine seus Requisitos de Funcionalidade.
Nesta fase, você deseja reunir dados internos sobre sua operação e usá-los, juntamente com as outras considerações neste documento, para definir cuidadosamente seus requisitos e decidir quais funcionalidades você precisa.
Um passo inicial pode ser avaliar seus sistemas e processos existentes para identificar os pontos problemáticos em seu software atual ou formas de trabalho. Certamente, você deve identificar quaisquer processos problemáticos. Estas podem ser formas de abordar algo que foram improvisadas ao longo dos anos ou que foram forçadas para se ajustar ao seu software, em vez de serem as formas mais práticas ou lógicas de trabalhar.
Você deve então realizar um processo detalhado de coleta de requisitos para construir uma lista da funcionalidade que você exige do TMS. Você pode listar isso por prioridade, destacando quais aspectos são essenciais e quais são opcionais.
Você também deve considerar suas prováveis necessidades futuras. Antecipar o crescimento e os requisitos futuros da sua empresa garantirá que você especifique um TMS que seja escalável e que resista ao teste do tempo.
Novamente, não se esqueça de detalhar o que você não precisa em um TMS. Isso pode ser importante mais tarde se você precisar eliminar um TMS da sua lista. Pagar por recursos que você não precisa, mesmo que o restante do sistema se ajuste aos seus requisitos, pode ser um desperdício de recursos e pode não fornecer um bom retorno sobre o investimento para sua empresa.
3. Avalie Provedores e Plataformas.
O próximo passo é avaliar provedores e plataformas de TMS usando seus requisitos de funcionalidade. Você precisa verificar quais sistemas possuem os recursos que você deseja, dentro do seu orçamento.
Você também precisa considerar o provedor ou a empresa por trás da plataforma. Pesquise sua experiência e histórico, há quanto tempo estão no mercado, qual tem sido seu investimento no produto e quais informações de roteiro (roadmap) eles fornecem.
Você pode ficar satisfeito com um aplicativo que funciona pronto para uso, sem necessidade de alterações, mas se você precisar de customização ou desenvolvimento de integração, verifique se esses são serviços que eles podem fornecer.
Estabeleça qual treinamento, suporte e manutenção o provedor oferece. O treinamento e a integração (onboarding) estão incluídos? Quais são os termos do acordo de nível de serviço para suporte e manutenção? Quão responsiva é a oferta deles e eles possuem uma central de atendimento ao cliente para resolver quaisquer problemas?
Verifique em quais setores os clientes deles estão e leia seus estudos de caso. Se você não conseguir encontrar todas as informações de que precisa online, planeje encontrar potenciais provedores em feiras. Aqui você pode obter uma melhor compreensão da abordagem deles, de suas pessoas e de suas qualificações.
Esta fase pode resultar em uma longa lista de soluções TMS adequadas. É melhor, no entanto, reduzi-la – um número máximo ideal seria uma lista curta de três.
4. Obtenha Custos e Avalie o Software.
Para aqueles na sua lista curta, é hora de obter alguns custos precisos.
Uma empresa grande com customizações complexas pode preferir preparar e enviar uma solicitação formal – um RFQ. Mas para requisitos mais simples, e especialmente em plataformas baseadas em nuvem, o preço será baseado em assinatura e dependerá do número de usuários.
Em seguida, você desejará avaliar o software em si. A maioria dos provedores oferecerá uma maneira de você experimentar suas soluções. Isso pode ser um ambiente de sandbox onde você pode usar seus próprios dados e exemplos, ou uma demonstração abrangente ou até mesmo um teste gratuito da plataforma.
Você e seus usuários devem testar o software para ver como ele se ajusta aos seus processos de negócios e necessidades operacionais. Você também pode ver se há um ajuste em termos de interface do usuário, apresentação do painel e sensação geral do sistema.
5. Escolha o Melhor TMS para sua Empresa.
Uma vez que você tenha comparado recursos, avaliado preços e testado o software, você deve estar em condições de fazer sua escolha.
É hora de fazer o pedido. Parabéns! Você está se inscrevendo para maior eficiência, melhor desempenho de entrega e crescimento futuro dos negócios.
Tomando a Decisão Certa.
Há muito a considerar quando se trata de escolher um TMS e tomar a decisão certa é crítico.
Escolher o TMS certo afeta diretamente sua capacidade de entregar mercadorias com rapidez e eficiência para atender às crescentes expectativas dos clientes.
O TMS certo otimizará o planejamento de transporte e a otimização de rotas, fornecerá rastreamento em tempo real e atualizações de entrega aos clientes e melhorará o desempenho geral do processo de entrega e a satisfação do cliente. Esses benefícios, juntamente com processos otimizados e automatizados, podem impulsionar as vendas e, em última análise, melhorar a lucratividade do negócio.
Com uma compreensão da funcionalidade, capacidades, benefícios do TMS e como avaliar provedores e soluções TMS, você agora pode prosseguir para escolher o melhor TMS para fornecer tudo isso para sua empresa.
Por que considerar o Geo2?
O Geo2 é um sistema baseado em nuvem, com um aplicativo e plataforma web que foi desenvolvido pela Springboard Applications, uma subsidiária da Balloon One.
É um sistema escalável que pode ser usado por uma ampla gama de empresas, desde motoristas de entrega independentes até empresas e 3PLs que gerenciam suas próprias frotas.
Aqui está um resumo dos principais recursos e benefícios:
- Planejamento e otimização de rotas sofisticados
- Sistema baseado em nuvem acessível via web
- Aplicativo móvel para motoristas (Android e iOS)
- Comprovante de entrega
- Atualizações de status e notificações
- Rastreamento de frota em tempo real
- API para integração com ERP, WMS e outros softwares da cadeia de suprimentos
- Totalmente escalável
- Preços baseados em assinatura
- Versão gratuita para usuários únicos
O Geo2 foi projetado para ajudar você a fazer o maior número de entregas no menor tempo possível, minimizando custos e consumo de combustível.
