La guida definitiva alla scelta di un sistema di gestione dei trasporti

Cos'è un TMS?

Le aziende di distribuzione utilizzano i sistemi di gestione dei trasporti (TMS) per pianificare, gestire, automatizzare e ottimizzare le proprie operazioni logistiche.

Un TMS ottimizza la logistica fornendo informazioni che supportano decisioni migliori sull'assegnazione dei veicoli e sull'instradamento. Tutto ciò avviene grazie a una maggiore visibilità sulle tue operazioni di trasporto.

Esistono diverse tipologie di soluzioni TMS. Alcune sono app di base con funzionalità limitate, mentre altre sono software avanzati ricchi di funzioni. Queste soluzioni possono integrarsi facilmente con le tue altre applicazioni aziendali.

Diverse tipologie di TMS.

Il software TMS è disponibile per aziende di ogni dimensione e con esigenze differenti.

TMS in base alle dimensioni aziendali.

Al vertice del mercato troviamo le soluzioni TMS enterprise, utilizzate dai giganti globali della distribuzione. Tra questi figurano grandi retailer come Amazon e Alibaba, che spediscono centinaia di milioni di pacchi all'anno, oltre a distributori 3PL come FedEx, UPS e DHL.

Queste applicazioni TMS enterprise sono progettate con una gamma completa di funzionalità per soddisfare le esigenze di grandi aziende globali e i loro complessi requisiti di spedizione. Le funzionalità tipiche includono: approvvigionamento e sourcing dei trasporti, pianificazione dei carichi, ottimizzazione dei percorsi, selezione e ottimizzazione di vettori e veicoli, tracciamento delle spedizioni, gestione delle performance e analisi. Offrono inoltre funzionalità per il trasporto multimodale via aria, mare, strada e ferrovia, o una combinazione di diverse modalità.

Nel segmento intermedio si colloca il software TMS rivolto ad aziende più piccole, come i retailer online in crescita, che possono avvalersi di servizi di corrieri 3PL o di flotte proprie.

Per ottimizzare e snellire i trasporti, queste realtà richiedono funzionalità simili, seppur meno complesse. Il software TMS in questo caso è più limitato ma specializzato, potendo concentrarsi su esigenze specifiche come una singola modalità di trasporto, trasporti nazionali o determinati settori. Può essere utilizzato sia da distributori con flotta propria che da chi si affida a vettori esterni.

Infine, esistono soluzioni TMS pensate per piccole aziende di consegna e autisti indipendenti. Queste offrono funzionalità più essenziali, focalizzate magari solo sull'ultimo miglio, come la pianificazione manuale dei percorsi e la prova di consegna.

TMS Cloud e On-Premises.

I sistemi di gestione dei trasporti possono essere classificati anche in base alla modalità di utilizzo e accesso: on-premises o basati su cloud.

Le soluzioni TMS on-premises vengono installate localmente sui server aziendali e gestite dal team IT interno. Questi sistemi sono rivolti al livello enterprise, offrendo un elevato grado di personalizzazione e controllo, ma richiedono anche un investimento iniziale significativo, manutenzione regolare e risorse dedicate. Le aziende con requisiti di sicurezza specifici o processi aziendali unici potrebbero preferire un TMS on-premises.

Le soluzioni TMS basate su cloud sono ospitate sui server del fornitore e accessibili via internet. Presentano costi iniziali inferiori e non richiedono manutenzione, poiché il fornitore si occupa di aggiornamenti e infrastruttura. Il TMS cloud è adatto ad aziende di ogni dimensione, ma è particolarmente vantaggioso per chi dispone di risorse IT limitate o per chi cerca maggiore flessibilità, riduzione dei costi operativi e scalabilità.

Alcuni sistemi, sia cloud che on-premises, sono progettati per integrarsi perfettamente con altri software aziendali, come ERP (Enterprise Resource Planning), WMS (Warehouse Management System) o CRM (Customer Relationship Management). L'integrazione consente una migliore condivisione dei dati, maggiore visibilità e un coordinamento ottimizzato tra le diverse funzioni aziendali. Le aziende che dispongono già di sistemi software e necessitano di un TMS a completamento delle proprie operazioni possono scegliere di integrare una soluzione per una gestione tecnologica end-to-end della supply chain.

Qual è il TMS più adatto a te?

A seconda delle tue esigenze specifiche, delle dimensioni e del settore in cui operi, un tipo di TMS può offrirti vantaggi maggiori rispetto a un altro.

Più una soluzione TMS è sofisticata, maggiore sarà la sua funzionalità e, di conseguenza, il suo costo. Inoltre, i prezzi variano in base alla modalità di accesso al sistema – on-premise o via internet – e alla necessità di una soluzione integrata, magari con personalizzazioni su misura per te.

Data l'ampia gamma di funzionalità e prezzi, è fondamentale trovare il sistema giusto che risponda al tuo settore, alle tue necessità operative e alle dimensioni della tua flotta. Una valutazione attenta dei tuoi requisiti e delle tue risorse ti aiuterà a scegliere la soluzione TMS più adatta.

Definire i requisiti del tuo TMS: cosa considerare.

Un TMS può offrirti numerosi vantaggi, come la pianificazione e l'ottimizzazione dei percorsi, il tracciamento in tempo reale per una maggiore visibilità, la prova di consegna, oltre all'integrazione e all'automazione con altri sistemi. Tutto ciò si traduce in maggiore efficienza, riduzione degli errori, migliore soddisfazione del cliente e risparmio sui costi.

Il TMS giusto snellirà le tue operazioni logistiche e garantirà che i tuoi clienti ricevano gli ordini in tempo, portando in ultima analisi a una maggiore redditività e a un vantaggio competitivo sul mercato.

È importante allineare le esigenze del tuo TMS con gli obiettivi, le priorità e le risorse della tua azienda, così da stabilire quali funzionalità ti servono davvero e quali invece sono superflue per la tua operatività.

Ecco gli aspetti principali da considerare quando definisci i requisiti del tuo TMS.

Pianificazione e ottimizzazione dei percorsi.

La pianificazione automatizzata dei percorsi è una funzionalità preziosa se gestisci una tua flotta, poiché traccia il percorso più efficiente tra le consegne. Un software TMS avanzato offre l'ottimizzazione dei percorsi, selezionando le strade migliori in base a svariati fattori.

Ad esempio, puoi dare priorità al tragitto più breve per ridurre il consumo di carburante, oppure scegliere strade più veloci per garantire consegne puntuali. È anche possibile evitare pedaggi e zone a traffico limitato o privilegiare autostrade e strade a grande scorrimento. Alcuni sistemi possono regolare il percorso in modo dinamico per evitare ingorghi o chiusure stradali. Calcolando i percorsi di consegna più efficienti, risparmi tempo e denaro.

Ridurre al minimo i tempi di guida ha un impatto diretto sul consumo di carburante, diminuendo così l'impronta di carbonio della tua attività. Monitorando le emissioni, puoi compensarle, dimostrando il tuo impegno verso l'ambiente sia ai clienti che ai potenziali partner. Questo non solo migliora le credenziali ecologiche della tua azienda, ma testimonia anche un impegno concreto verso la sostenibilità e pratiche commerciali responsabili.

Il numero di consegne che effettui influenzerà le tue scelte. Se il tuo staff perde ore a pianificare, un TMS capace di tracciare percorsi per centinaia di consegne in pochi minuti ti permetterà di evitare operazioni dispendiose in termini di tempo.

I sistemi che offrono funzionalità di ottimizzazione tendono a costare di più. Valuta quindi il rapporto costi-benefici: se riesci a risparmiare tempo e carburante ottimizzando i percorsi con maggiore cura, calcola il potenziale ritorno sull'investimento e determina in quanto tempo potrai recuperare la spesa iniziale.

L'ottimizzazione dinamica dei percorsi potrebbe essere fondamentale se effettui consegne sensibili al fattore tempo, come nel caso di prodotti deperibili o medicinali. Qualsiasi consegna critica subirebbe gravi ritardi a causa di traffico imprevisto o strade chiuse, ma con l'ottimizzazione dinamica sei più in grado di garantire la puntualità nonostante questi imprevisti.

Regolare i percorsi in modo dinamico permette anche di risparmiare carburante. Se i tuoi autisti restano bloccati nel traffico con il motore acceso più del necessario, si accumulano spese inutili. Grazie alle informazioni sul traffico in tempo reale, i tuoi autisti possono evitare la congestione e rimanere operativi per gran parte della giornata, assicurando che i clienti ricevano le consegne nei tempi previsti.

Se gestisci più autisti, potresti aver bisogno di un software di ottimizzazione che assegni i percorsi dinamicamente in base alla posizione attuale dell'autista, o che abbini i percorsi in base al carico e al tipo di veicolo, assicurandoti, ad esempio, che i prodotti refrigerati o surgelati vengano trasportati con i mezzi idonei.

Fattori da considerare per la pianificazione e l'ottimizzazione dei percorsi.

• Numero di consegne
• Tipologia di consegne
• Necessità di veicoli specializzati
• Tempo dedicato alla pianificazione dei percorsi
• Risparmio economico tramite l'ottimizzazione
• Impatto dell'ottimizzazione dinamica su: tempi di guida, costi del carburante, integrità del prodotto
• Requisiti del servizio clienti

Dispositivi e software per i driver.

È fondamentale dotare i tuoi driver degli strumenti giusti per lavorare in modo efficiente. Esistono diverse tipologie di dispositivi, ognuna con le proprie caratteristiche e funzionalità specifiche.

Tra le soluzioni più avanzate troviamo i dispositivi di bordo, che integrano navigazione GPS e telematica del veicolo. In alternativa, puoi optare per computer portatili dotati di scanner di codici a barre o lettori RFID integrati, ideali per scansionare i pacchi e acquisire firme digitali, spesso completi di fotocamera.

Uno dei dispositivi più utilizzati dalle aziende di consegna è lo smartphone. Puoi scegliere di fornirlo tu stesso, magari come dispositivo a piattaforma chiusa. Tuttavia, l'uso di smartphone personali con app dedicate è la soluzione perfetta se ti avvali di molto personale occasionale o se la tua forza lavoro cambia frequentemente. Gli smartphone offrono GPS, software di navigazione, capacità di scansione, strumenti di comunicazione, fotocamera e touch screen per acquisire prove di consegna elettroniche e firme.

I tablet sono ideali se hai bisogno di schermi più grandi, ad esempio per visualizzare mappe e istruzioni più dettagliate. Anche in questo caso sono possibili scansione e navigazione, ma solitamente mancano della funzione telefonica, rendendo più difficile la comunicazione con i dispatcher o i clienti.

Infine, sono disponibili dispositivi più piccoli e pratici come i wearable. Esistono occhiali e dispositivi da polso, adatti se i tuoi driver devono avere le mani libere durante le consegne.

Tutti questi dispositivi aiutano i driver a svolgere il proprio lavoro in modo più efficace ed efficiente. Consentono di navigare verso le destinazioni, comunicare con dispatcher e clienti, tracciare le consegne e ottimizzare i percorsi, traducendosi in una migliore esperienza per il cliente e in operazioni di consegna più snelle.

La scelta del dispositivo giusto per la tua attività dipende dalle tue esigenze. Potresti aver bisogno solo di funzionalità GPS e di navigazione per guidare i tuoi driver verso le destinazioni e monitorare le condizioni del traffico.

Anche la comunicazione è vitale. Sebbene possa avvenire tramite il telefono del driver, integrarla nel dispositivo che utilizzano costantemente è molto più comodo. Usare un'app dedicata permette ai driver di inviare e ricevere messaggi, aggiornare lo stato delle consegne e confermare gli orari di arrivo.

La capacità di tracciare e monitorare le posizioni è fondamentale: ti permette di fornire orari di consegna più precisi ai tuoi clienti e di tenere sotto controllo l'avanzamento dei tuoi driver.

La scelta del dispositivo influirà direttamente su efficienza e produttività. I driver possono utilizzare un'app o un software per accedere alle istruzioni di consegna, visualizzare le informazioni del cliente e registrare la prova di consegna, inclusi dettagli come orario e posizione.

Fattori da considerare per i dispositivi dei driver:

• Quali dispositivi GPS e telematici sono già installati sui tuoi veicoli
• Profilo del driver: dipendenti fissi o personale temporaneo/occasionale
• Quante informazioni e dettagli deve visualizzare il dispositivo
• Come vuoi acquisire le informazioni durante il carico del veicolo o la ricerca dei pacchi
• Se i driver hanno bisogno di entrambe le mani libere durante le consegne
• Quali dati di consegna vuoi acquisire: foto, firme, scansioni di codici a barre, orari e dati GPS

Prova di consegna, tracciamento clienti e aggiornamenti di stato.

Utilizzando un dispositivo mobile, i tuoi autisti possono acquisire la prova di consegna. Questo verifica che la consegna sia stata effettuata correttamente all'indirizzo o al destinatario giusto. Può inoltre risolvere eventuali problemi, aiutando i clienti a rintracciare, ad esempio, articoli consegnati erroneamente. In caso di reclami infondati, la prova di consegna può sollevarti da ogni responsabilità o determinare che non sei responsabile per danni o smarrimenti.

Alcune regioni hanno normative rigorose sulla consegna di determinati prodotti farmaceutici e sanitari. La mancata fornitura di un'adeguata prova di consegna può comportare sanzioni o procedimenti legali.

Esistono diversi metodi con cui i tuoi autisti possono documentare l'avvenuta consegna. Tra questi: acquisizione di firme elettroniche, scatto di fotografie, registrazione dei dati di posizione GPS e acquisizione di data e ora della consegna. Inoltre, gli autisti possono utilizzare app o software per scansionare codici a barre e QR code o per aggiungere note di riferimento.

Al momento della consegna, il software TMS può aggiornare automaticamente il tuo sistema. Con l'invio della notifica, il registro della spedizione viene aggiornato e ciò può far scattare l'invio automatico di un SMS o di un'email al cliente. Questo messaggio non solo avvisa il cliente dell'avvenuta consegna, ma puoi anche personalizzarlo includendo link per richiedere un feedback o per indirizzare i tuoi clienti a guide utente, informazioni sulla garanzia e altre istruzioni.

Per migliorare ulteriormente l'esperienza del cliente, puoi sfruttare questa funzionalità per fornire tracciamento e conferma della consegna. I clienti possono monitorare i loro ordini in tempo reale, visualizzando la posizione della spedizione su una mappa insieme all'ETA, così da poter pianificare la giornata senza dover attendere l'arrivo del corriere. Questo livello di trasparenza aumenta la soddisfazione e rafforza la fiducia nei tuoi confronti come distributore o azienda di spedizioni.

Fattori da considerare per prova di consegna, tracciamento clienti e aggiornamenti di stato:

• Tipi di prova richiesti: fotografie, firme, timestamp di data e ora, scansione codici a barre
• Esigenze di conformità e normative
• Requisiti per notifiche e aggiornamenti di stato
• Quale tipo di tracciamento vuoi offrire ai clienti
• Opzioni di assistenza clienti post-consegna

Monitoraggio dei conducenti in tempo reale.

Scegliere un TMS che ti permetta di monitorare la tua flotta in tempo reale ti offre una visibilità precisa sulle consegne, dal momento della partenza fino all'arrivo a destinazione. Avrai così a disposizione i dati necessari per prendere decisioni informate e gestire le tue spedizioni con efficacia.

La tecnologia GPS ti consente di visualizzare la posizione in tempo reale di tutti i tuoi veicoli. Questo ti aiuta a modificare i percorsi, manualmente o automaticamente, garantendo che le consegne vengano completate secondo i tempi previsti. Puoi inoltre monitorare le prestazioni dei conducenti, incluse le abitudini di guida e il rispetto degli orari di consegna. In questo modo, potrai individuare le aree di miglioramento e implementare programmi di formazione o incentivi per ottimizzare le performance e la conformità alle procedure operative.

Monitorare la posizione dei veicoli e delle consegne riduce il rischio di furti o smarrimenti, proteggendo i tuoi asset. Ad esempio, se un conducente devia dal percorso pianificato o effettua una sosta in un luogo insolito, il tracciamento in tempo reale ti avviserà immediatamente. Se sospetti una potenziale minaccia alla sicurezza, potrai intervenire tempestivamente per indagare e mitigare ogni rischio.

Allo stesso modo, in caso di furto del veicolo, il tracciamento in tempo reale ti aiuta a localizzarlo e a recuperare rapidamente le spedizioni mancanti. Ciò riduce le perdite economiche e minimizza le interruzioni delle tue operazioni di consegna.

Fattori da considerare per il controllo dei veicoli:

• Dimensioni della flotta
• Tipologie di veicoli
• Costi di manutenzione e riparazione dei veicoli

Gestione di ordini e consegne.

La gestione di ordini e consegne all'interno di un TMS include solitamente funzionalità per pianificare, programmare e monitorare le spedizioni, oltre a gestire gli ordini e altri aspetti cruciali delle tue operazioni di consegna.

Integrare un sistema di gestione dei trasporti con il tuo ERP o WMS può ottimizzare i flussi di lavoro automatizzando le attività. Questo riduce gli errori, ad esempio evitando il reinserimento manuale dei dettagli di consegna, che espone al rischio di sviste. In questo modo, diminuisci la probabilità di ordini errati o consegne mancate, che possono rivelarsi errori costosi.

Potresti dover gestire operazioni più complesse, come flotte dislocate in più depositi o una gamma di veicoli diversi con caratteristiche di carico differenti. Un software in grado di gestire questa complessità ti aiuterà a snellire le operazioni, riducendo il tempo e le risorse necessarie per gestire ordini e consegne. Ciò aumenterà la tua efficienza, ridurrà i costi e migliorerà la tua redditività.

Fattori da considerare per la gestione di ordini e consegne:

• Volume e complessità degli ordini
• Luoghi e distanze di consegna
• Integrazione con i sistemi esistenti
• Dimensioni e caratteristiche della flotta
• Numero di magazzini o depositi

Pianificazione e ottimizzazione del carico dei veicoli.

Nella pianificazione del carico, il TMS analizza dimensioni e peso di ogni spedizione, determinando il veicolo più adatto e il modo ottimale per disporre la merce, puntando a ridurre al minimo gli spazi vuoti.

Pianificare e ottimizzare il carico massimizza il numero di ordini che ogni autista può trasportare. Questo migliora l'efficienza delle consegne riducendo il numero di veicoli necessari, con un conseguente risparmio sui costi di gestione e una riduzione del consumo di carburante.

In alternativa, massimizzando ogni percorso, puoi aumentare la capacità operativa, gestendo un volume maggiore di ordini e potendo così effettuare più consegne in autonomia o acquisire nuovi clienti.

Una corretta pianificazione del carico aiuta anche a prevenire incidenti, garantendo che le merci siano trasportate in modo sicuro.

Fattori da considerare nella pianificazione del carico:

• Numero e dimensioni degli ordini
• Tipologia di merce trasportata
• Costi di veicoli e autisti
• Capacità dei veicoli
• Numero di fermate e percorsi
• Finestre temporali di consegna
• Disponibilità di autisti e attrezzature
• Vincoli di carico e scarico

Integrazione e gestione dei corrieri.

Se non gestisci una flotta interna e ti affidi a partner logistici terzi, la scelta del corriere incide profondamente sulla tua operatività. Il corriere che selezioni determina la velocità di consegna per i tuoi clienti e la cura con cui i prodotti arrivano a destinazione.

Potresti voler basare la tua scelta anche su altri criteri, come il peso o le dimensioni del pacco, la destinazione della consegna o la necessità di trasporti speciali, inclusi requisiti specifici di temperatura e umidità durante il transito.

Velocità di consegna e costi restano comunque i fattori decisivi. Poiché corrieri diversi applicano tariffe differenti per lo stesso servizio, il costo finale influisce direttamente sul prezzo che dovrai proporre ai tuoi clienti. Scegliere il corriere più adatto per ogni ordine ti aiuterà a proteggere i tuoi margini di profitto.

Un TMS può supportarti nella selezione basandosi su tutti questi parametri, automatizzando persino la scelta quando l'ordine soddisfa criteri predefiniti. Questo ti permette di ridurre i costi di spedizione e ottenere le migliori tariffe, anche quando i corrieri variano i prezzi in modo dinamico.

Per gestire più corrieri, la soluzione migliore è integrare i tuoi sistemi WMS e TMS con i loro. Questo velocizza e automatizza i processi: oltre a selezionare il corriere più appropriato, l'integrazione ti permette di personalizzare etichette e imballaggi in base ai requisiti di ogni partner, generare automaticamente i prezzi per i clienti e creare i documenti di spedizione.

Fattori da considerare nella gestione dei corrieri:

• Volume di consegne esternalizzate
• Numero di corrieri con cui collabori
• Spese per la logistica 3PL
• Criteri di selezione e qualifica dei corrieri
• Integrazione con i sistemi dei corrieri
• Capacità di comunicazione e collaborazione

Reportistica e analisi.

Monitorare le tue operazioni di consegna ti permette di ottenere informazioni preziose sulla tua attività, consentendoti di identificare rapidamente problemi e aree di miglioramento, con l'obiettivo di ottimizzare i tuoi servizi.

Un TMS può fornire monitoraggio e reportistica in tempo reale sui principali indicatori di consegna, come il numero di consegne puntuali, l'accuratezza degli ordini e i punteggi di soddisfazione del cliente. Attraverso il monitoraggio delle performance e l'analisi dei dati, puoi tracciare le consegne e identificare modelli e tendenze utili a guidare le tue decisioni.

I software TMS dispongono solitamente di KPI e dashboard predefiniti che puoi utilizzare per monitorare le performance di consegna e capire dove intervenire. Questi strumenti sono generalmente personalizzabili, così da permetterti di concentrarti sui KPI più importanti per te.

Alcune metriche logistiche standard che potresti voler monitorare includono:

• Consegne: numero totale, consegne puntuali/complete/puntuali e complete, tempo medio di consegna, accuratezza dell'ordine, pacchi danneggiati, tempo trascorso a ogni sosta, tempo di transito rispetto alla distanza,
• Performance dei driver: consegne effettuate, tempo trascorso a caricare/guidare, valutazioni e feedback dei clienti, dati telematici
• Aspetti finanziari: costo medio per consegna, costi del carburante, costi di manutenzione dei veicoli,
• Dati della flotta: efficienza del carburante, utilizzo della capacità del veicolo, numero di difetti/guasti, tempo medio di inattività per manutenzione
• Sostenibilità: utilizzo di materiali di imballaggio, emissioni di CO2, consumo di carburante, impronta di carbonio
• Soddisfazione del cliente: punteggio di soddisfazione (CSAT), Net Promoter Score, numero e percentuale di reclami, feedback qualitativo, valutazioni

Tracciare i KPI ti dà la capacità di reagire ai dati, consentendo un approccio di miglioramento continuo. Questo ti aiuta a rimanere competitivo e a ottenere un maggiore successo nel tempo.

Fattori di reportistica e analisi da considerare:

• Quali metriche e KPI monitorare
• Reportistica e dashboard personalizzabili
• Visualizzazione dei dati in tempo reale
• Integrazione con altri sistemi
• Capacità di analisi predittiva
• Facilità d'uso e accessibilità

Considerazioni aziendali interne.

I fattori aziendali interni possono incidere notevolmente sulla funzionalità e sull'efficacia del TMS che sceglierai. La tua decisione sarà influenzata dalle dimensioni e dalla cultura della tua azienda, dai processi e dai sistemi già in uso, dalle risorse a disposizione e dai tuoi obiettivi di business.

Tecnologia.

La tecnologia TMS può essere implementata on-premise o accessibile via cloud. Questa decisione è spesso fondamentale per le capacità infrastrutturali di un'azienda.

• Se sei una grande azienda, con un reparto IT consolidato e competenze hardware – e magari con specifiche esigenze di sicurezza – sarai più propenso a gestire i tuoi server e software on-premise.
• Se sei una piccola azienda, preferirai l'approccio meno impegnativo in termini di manutenzione offerto dai sistemi basati su cloud.
• Per i singoli autisti, un'app per la pianificazione dei percorsi e la prova di consegna potrebbe essere più che sufficiente.

È importante considerare anche con quali altri sistemi desideri integrare il tuo TMS. L'integrazione con ERP, WMS, CRM e altri software per la supply chain sblocca il potenziale del tuo stack tecnologico, migliorando l'automazione, velocizzando processi e flussi di lavoro e aumentando la visibilità dell'intera operazione di distribuzione.

Ad esempio, un TMS può acquisire dati su clienti e ordini direttamente dal tuo ERP e informazioni sui prodotti dal tuo WMS. Una volta effettuata la consegna, il TMS può aggiornare i record negli altri sistemi. Questo trasferimento dati fluido garantisce precisione ed elimina le ridondanze. È inoltre possibile attivare automaticamente altre azioni, come l'emissione di fatture e l'aggiornamento dei livelli di stock.

Potresti anche voler integrare il tuo TMS con i tuoi partner commerciali o fornitori 3PL per una maggiore automazione e facilità di scambio. Se utilizzi vettori esterni, vorrai almeno integrarli tramite API per ricevere informazioni su prezzi e disponibilità delle consegne.

Il numero di potenziali utenti e la loro competenza tecnologica possono determinare il livello di sofisticazione del software da considerare. Inoltre, valuta se ti serve un'app mobile o se il software deve integrarsi con altri dispositivi, come scanner portatili o computer rugged.

Azienda.

Per assicurarti che il TMS scelto offra una soluzione fattibile e realistica, è importante adattarlo alla tua attività.

Alcune soluzioni TMS presentano funzionalità specifiche per il settore. Ad esempio, se distribuisci prodotti sanitari o alimentari, potresti aver bisogno di un software che ti aiuti a monitorare la temperatura o che possa registrare numeri di serie, numeri di lotto e date di scadenza.

Per le funzionalità generali, devi scegliere un TMS adatto alle dimensioni e alla complessità della tua operazione. Deve essere in grado di gestire il numero e la posizione dei tuoi depositi, il volume degli ordini, le modalità di trasporto utilizzate, le tipologie di clienti serviti e i processi aziendali che segui.

Considera anche per quanto tempo intendi utilizzarlo. Ti serve flessibilità e scalabilità man mano che cresci, o ti basterà per i prossimi anni? Il miglior impiego delle risorse consiste nello scegliere una soluzione che duri per i prossimi 5-10 anni, quindi guarda sia alle tue esigenze attuali che a quelle future. Una soluzione che cresce insieme a te e si adatta ai cambiamenti della tua azienda potrebbe essere la scelta più sensata.

Tuttavia, è altrettanto importante considerare ciò di cui non hai bisogno in un TMS. Pagare per funzionalità che non userai potrebbe essere superfluo. Se il sistema è facilmente scalabile, potrebbe essere meglio investire solo in ciò che ti serve ora e costruire il resto man mano che cresci.

Considerando tutti questi fattori, avrai la certezza di scegliere un TMS in linea con i tuoi obiettivi aziendali e che supporterà i tuoi interessi strategici complessivi.

In termini di requisiti di risorse, la considerazione essenziale è il budget. Le soluzioni TMS possono variare notevolmente nel prezzo, quindi la cifra che hai a disposizione – o che vuoi rendere disponibile – determinerà il tipo di sistema che potrai acquistare.

L'esborso iniziale dipenderà dalle tue scelte di piattaforma, ma potrebbe includere hardware e infrastruttura, costi del software, consulenza e spese di sviluppo per la migrazione dei dati, personalizzazione e integrazione.

Dopo questi costi iniziali, ci saranno canoni annuali, come licenze software o abbonamenti. Il software cloud viene solitamente aggiornato e mantenuto all'interno del canone di abbonamento ricorrente, mentre altri software saranno soggetti a costi di manutenzione e aggiornamento.

Dovresti anche considerare se sarà necessario prevedere un budget per la formazione, sia inizialmente che durante l'inserimento di nuovi dipendenti.

Quando definisci il budget per un TMS, dovresti considerare il potenziale ROI associato alla soluzione scelta. Calcolarlo significa stimare i ritorni tangibili, come la riduzione del consumo di carburante e dei costi di manutenzione dei veicoli e del personale. Ma devi anche valutare l'impatto dei risparmi meno tangibili, come quelli derivanti da una maggiore precisione degli ordini, una maggiore efficienza e una migliore soddisfazione del cliente.

Considerando il potenziale ROI di un TMS, puoi determinarne il valore complessivo e decidere se l'investimento vale la pena. Tieni presente, però, che il valore intangibile che ottieni da un nuovo sistema potrebbe essere persino superiore alla sua sostenibilità finanziaria prevista, e potresti ottenere molto più valore di un semplice ritorno monetario sul prezzo pagato.

Fattori interni da considerare:

• Tecnologia
• Infrastruttura IT esistente
• Competenze tecniche e risorse
• Scalabilità e flessibilità
• Integrazione con i sistemi esistenti
• Requisiti di formazione e supporto
• Sicurezza e privacy dei dati
• Roadmap tecnologica futura
• Numero di utenti
• Azienda:
• Requisiti specifici del settore
• Richieste e aspettative dei clienti
• Conformità normativa
• Complessità della supply chain
• Piani di crescita ed espansione
• Obiettivi e priorità strategiche
• Budget e ROI:
• Costo totale di proprietà
• Ritorno sull'investimento (ROI)
• Analisi costi-benefici
• Potenziale di risparmio sui costi
• Spese di implementazione e personalizzazione
• Costi di aggiornamento, manutenzione e supporto

5 passaggi per scegliere il TMS ideale.

Metti in pratica le considerazioni fatte finora. Segui questi cinque passaggi per scegliere il miglior TMS per la tua attività.

1. Definisci i tuoi obiettivi.

Per prima cosa, stabilisci i tuoi traguardi. Rifletti su cosa ti aspetti dal TMS e quali problemi attuali vuoi risolvere.

I tuoi obiettivi iniziali potrebbero essere generici, come ridurre i costi di trasporto, migliorare il servizio clienti, aumentare l'efficienza, potenziare la visibilità e incrementare la redditività. È però sempre meglio definirli in modo specifico, misurabile e quantificabile. In questo modo saprai esattamente cosa cercare e potrai verificare concretamente se hai raggiunto i risultati sperati.

In questa fase, stabilisci anche il budget e le tempistiche realistiche per valutare le soluzioni software e implementare il progetto. Se la tua azienda è grande e stai pianificando una revisione completa, crea un team di progetto e assegna le responsabilità iniziali.

Le considerazioni interne alla tua azienda (vedi sopra) sono molto utili per definire gli obiettivi e offrono spunti preziosi in questa fase.

2. Determina i requisiti funzionali.

Ora devi raccogliere dati interni sulla tua operatività e usarli, insieme alle altre considerazioni di questo documento, per definire con precisione le funzionalità di cui hai bisogno.

Un primo passo potrebbe essere analizzare i sistemi e i processi esistenti per identificare i punti critici del software attuale o del tuo metodo di lavoro. Individua sicuramente i processi problematici: spesso si tratta di soluzioni improvvisate nel tempo o adattate forzatamente al software, anziché essere le più pratiche o logiche.

Successivamente, avvia un processo dettagliato di raccolta requisiti per creare una lista delle funzionalità necessarie dal TMS, ordinandole per priorità tra essenziali e opzionali.

Considera anche le tue esigenze future. Anticipare la crescita della tua azienda ti garantirà di scegliere un TMS scalabile e duraturo.

Non dimenticare di elencare anche ciò che non ti serve in un TMS. Potrebbe essere fondamentale per escludere alcune opzioni. Pagare per funzionalità inutili, anche se il resto del sistema è valido, è uno spreco di risorse e non garantisce un buon ritorno sull'investimento.

3. Valuta fornitori e piattaforme.

Il passo successivo è valutare i fornitori e le piattaforme in base ai tuoi requisiti. Verifica quali sistemi offrono le funzionalità che cerchi restando nel tuo budget.

Valuta anche l'azienda dietro la piattaforma: ricerca la loro esperienza, da quanto tempo operano, gli investimenti fatti nel prodotto e le informazioni sulla loro roadmap.

Se ti basta un'app pronta all'uso, bene; ma se hai bisogno di personalizzazioni o integrazioni, verifica se offrono questi servizi.

Verifica l'offerta di formazione, supporto e manutenzione. È inclusa l'onboarding? Quali sono i termini del contratto di servizio (SLA)? Quanto sono reattivi e dispongono di un servizio clienti per risolvere eventuali problemi?

Controlla in quali settori operano i loro clienti e leggi i casi studio. Se non trovi tutte le informazioni online, pianifica un incontro con i potenziali fornitori durante fiere di settore per capire meglio il loro approccio e le loro competenze.

Questa fase potrebbe generare una lunga lista di soluzioni. L'ideale è restringerla a una rosa di massimo tre candidati.

4. Richiedi i costi e valuta il software.

Per i candidati nella tua rosa, è il momento di ottenere costi precisi.

Una grande azienda con personalizzazioni complesse potrebbe preferire l'invio di una richiesta formale (RFQ). Per esigenze più semplici, specialmente con piattaforme cloud, il prezzo sarà basato su abbonamento e numero di utenti.

Successivamente, valuta il software. Molti fornitori offrono prove gratuite, ambienti sandbox con i tuoi dati, o dimostrazioni complete.

Tu e il tuo team dovreste testare il software per vedere come si adatta ai vostri processi e alle vostre esigenze operative. Valutate anche l'interfaccia utente, la dashboard e l'usabilità generale del sistema.

5. Scegli il miglior TMS per la tua attività.

Dopo aver confrontato le funzionalità, valutato i prezzi e testato il software, sarai pronto a prendere la tua decisione.

È il momento di procedere con l'ordine. Congratulazioni! Stai per dare una svolta alla tua efficienza, migliorare le consegne e far crescere la tua attività.

Prendere la decisione giusta.

Ci sono molti aspetti da considerare quando si sceglie un TMS e prendere la decisione giusta è fondamentale.

Scegliere il TMS corretto influisce direttamente sulla tua capacità di consegnare le merci in modo rapido ed efficiente per soddisfare le crescenti aspettative dei clienti.

Il TMS ideale ottimizzerà la pianificazione dei trasporti e i percorsi, fornirà tracciamento in tempo reale e aggiornamenti sulle consegne ai clienti, migliorando le prestazioni complessive del processo di consegna e la soddisfazione del cliente. Questi vantaggi, insieme a processi ottimizzati e automatizzati, possono incrementare le vendite e, in ultima analisi, migliorare la redditività della tua attività.

Grazie a una migliore comprensione delle funzionalità, delle potenzialità e dei vantaggi di un TMS, oltre a sapere come valutare i fornitori e le soluzioni disponibili, ora puoi procedere a scegliere il miglior TMS per offrire tutto questo alla tua azienda.

Perché scegliere Geo2?

Geo2 è un sistema basato su cloud, dotato di un'app e di una piattaforma web, sviluppato da Springboard Applications, una sussidiaria di Balloon One.

È un sistema scalabile che può essere utilizzato da una vasta gamma di aziende, dai singoli corrieri indipendenti fino alle grandi imprese e ai fornitori 3PL che gestiscono le proprie flotte.

Ecco un riepilogo delle principali funzionalità e vantaggi:

• Pianificazione e ottimizzazione avanzata dei percorsi
• Sistema basato su cloud accessibile via web
• App mobile per autisti (Android e iOS)
• Prova di consegna digitale
• Aggiornamenti di stato e notifiche
• Tracciamento della flotta in tempo reale
• API per l'integrazione con ERP, WMS e altri software di supply chain
• Completamente scalabile
• Prezzi basati su abbonamento
• Versione gratuita per singoli utenti

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