Le guide ultime pour choisir un système de gestion du transport (TMS).

Qu'est-ce qu'un TMS ?

Les entreprises de distribution utilisent des systèmes de gestion du transport (TMS) pour planifier, gérer, automatiser et optimiser leurs opérations logistiques.

Un TMS optimise la logistique en fournissant des informations qui facilitent la prise de décision concernant l'affectation des véhicules et le routage. Cela est rendu possible grâce à une visibilité accrue sur vos opérations de transport.

Il existe différents types de solutions TMS. Certaines sont des applications basiques aux fonctionnalités limitées, tandis que d'autres sont des logiciels avancés dotés de nombreuses fonctions. Ces solutions peuvent facilement s'intégrer à vos autres applications métier.

Différents types de TMS.

Les logiciels TMS sont disponibles pour des entreprises de toutes tailles et aux besoins variés.

Le TMS selon la taille de l'entreprise.

Au sommet de la gamme des logiciels TMS se trouvent les solutions d'entreprise, utilisées par les géants mondiaux de la distribution. Cela inclut les grands détaillants, comme Amazon et Alibaba, qui expédient des centaines de millions de colis par an. Il y a aussi les distributeurs 3PL, tels que FedEx, UPS et DHL.

Ces applications TMS d'entreprise sont conçues avec une gamme complète de fonctionnalités pour répondre aux besoins des grandes entreprises mondiales et à leurs exigences d'expédition hautement complexes. Les fonctionnalités d'un TMS d'entreprise incluent généralement : l'achat et l'approvisionnement en fret, la planification des chargements, l'optimisation des itinéraires, la sélection et l'optimisation des transporteurs et des véhicules, le suivi des expéditions, ainsi que la gestion et l'analyse des performances. Elles offrent également des fonctionnalités pour le transport multimodal par air, mer, route et rail, ou une combinaison de plusieurs modes de transport.

Dans le segment intermédiaire, on trouve des logiciels TMS destinés aux petites entreprises, comme les détaillants en ligne en pleine croissance. Ces entreprises peuvent utiliser des services de messagerie 3PL ou leurs propres flottes.

Pour mieux optimiser et rationaliser leur transport, elles ont besoin de fonctionnalités similaires, bien que moins complexes. Le logiciel TMS est ici plus limité mais spécialisé. Il peut se concentrer sur des besoins spécifiques comme un type de transport, le transport national ou certains secteurs d'activité. Il peut également être utilisé par des distributeurs possédant leur propre flotte ou ceux qui font appel à des transporteurs externes.

Enfin, il existe des solutions TMS destinées aux petites entreprises de livraison et aux chauffeurs indépendants. Celles-ci ont des fonctionnalités plus limitées, peut-être uniquement des fonctions de dernier kilomètre comme le routage manuel, la planification ou la preuve de livraison.

TMS Cloud et sur site (On-Premises).

Les systèmes de gestion du transport peuvent également être classés selon leur mode d'utilisation et d'accès : sur site ou basés sur le cloud.

Les solutions TMS sur site sont installées localement, sur les serveurs de l'entreprise, et gérées par son équipe informatique interne. Ces systèmes visent le niveau entreprise, offrant un haut degré de personnalisation et de contrôle, mais nécessitent un investissement initial important, une maintenance régulière et des ressources internes. Les entreprises ayant des exigences de sécurité spécifiques ou des processus métier uniques peuvent préférer un TMS sur site.

Les solutions TMS basées sur le cloud sont hébergées sur les serveurs du fournisseur et accessibles via Internet. Elles ont des coûts initiaux plus faibles et ne nécessitent aucune maintenance, car le fournisseur gère les mises à jour et l'infrastructure. Le TMS cloud convient aux entreprises de toutes tailles. Cependant, celles disposant de ressources informatiques limitées ou cherchant une plus grande flexibilité, des frais généraux réduits, une rentabilité et une évolutivité, en tirent le meilleur parti.

Certains systèmes – qu'ils soient cloud ou sur site – sont conçus pour fonctionner de manière transparente avec d'autres logiciels d'entreprise, tels qu'un progiciel de gestion intégré (ERP), un système de gestion d'entrepôt (WMS) ou une solution de gestion de la relation client (CRM). L'intégration permet un meilleur partage des données, une visibilité accrue et une meilleure coordination entre les différentes fonctions de l'entreprise. Les entreprises disposant déjà de logiciels et ayant besoin d'un TMS pour compléter leurs opérations peuvent choisir d'intégrer un TMS pour une solution technologique de chaîne d'approvisionnement complète de bout en bout.

Quel type de TMS vous convient le mieux ?

Selon vos besoins spécifiques, votre taille et votre secteur d'activité, un type de TMS peut offrir plus d'avantages qu'un autre.

Plus une solution TMS est sophistiquée, plus elle possède de fonctionnalités et plus le coût est élevé. De plus, les coûts varient selon le mode d'accès au système – sur site ou via Internet – et selon que vous ayez besoin d'une solution intégrée, éventuellement avec des personnalisations sur mesure.

Avec une large gamme de capacités et de prix, il est donc crucial de trouver le bon système qui répond à votre secteur, à vos besoins opérationnels et à la taille de votre flotte. Une évaluation minutieuse de vos exigences et de vos ressources vous aidera à sélectionner la solution TMS la plus adaptée.

Définir vos besoins en TMS : points à considérer.

Un TMS peut apporter de nombreux avantages, tels que la planification et l'optimisation des itinéraires, le suivi en temps réel pour une meilleure visibilité, la preuve de livraison, ainsi que l'intégration et l'automatisation avec d'autres systèmes. Cela se traduit par une efficacité accrue, une réduction des erreurs, une meilleure satisfaction client et des économies de coûts.

Le bon TMS rationalisera vos opérations logistiques et garantira que vos clients reçoivent leurs commandes à temps, ce qui mènera à une rentabilité accrue et à un avantage concurrentiel sur le marché.

Il est important d'aligner vos besoins en TMS avec vos objectifs, priorités et ressources métier afin d'établir les fonctionnalités nécessaires et celles qui sont superflues pour votre opération.

Voici les aspects principaux à prendre en compte lors de la définition de vos besoins en TMS.

Planification et optimisation des itinéraires.

La planification automatisée des itinéraires est une fonctionnalité précieuse si vous possédez votre propre flotte, car elle trace le chemin le plus efficace entre les livraisons. Les logiciels TMS avancés proposent l'optimisation des itinéraires, qui sélectionne les meilleurs trajets en fonction de divers facteurs.

Par exemple, vous pouvez privilégier l'itinéraire le plus court pour réduire la consommation de carburant ou choisir des routes plus rapides pour garantir des livraisons ponctuelles. Éviter les péages et les zones à péage urbain ou privilégier les autoroutes et les routes principales sont également des possibilités. Certains systèmes peuvent ajuster l'itinéraire dynamiquement pour éviter les embouteillages ou les fermetures de routes. En calculant les itinéraires de livraison les plus efficaces, vous pouvez économiser du temps et de l'argent.

La réduction du temps de conduite a un impact direct sur la consommation de carburant, ce qui réduit l'empreinte carbone de votre opération. En suivant vos émissions, vous pouvez les compenser, ce qui vous permet de démontrer votre engagement envers l'environnement à vos clients et prospects. Non seulement cela améliore les références environnementales de votre entreprise, mais cela témoigne également d'un engagement envers la durabilité et des pratiques commerciales responsables.

Le nombre de livraisons que vous effectuez influencera vos choix. Si votre personnel passe de nombreuses heures à planifier, un TMS capable de tracer des itinéraires pour des centaines de livraisons en quelques minutes évitera des mesures chronophages.

Les systèmes offrant des fonctionnalités d'optimisation ont tendance à coûter plus cher. Pesez donc les coûts par rapport aux avantages. Si vous pouvez économiser du temps et des frais de carburant en optimisant les itinéraires plus soigneusement, évaluez le retour sur investissement potentiel et déterminez quand vous pourriez récupérer votre mise initiale.

L'optimisation dynamique des itinéraires pourrait être envisagée si vous effectuez des livraisons sensibles au facteur temps – par exemple, pour des produits périssables ou des médicaments. Toute livraison critique sera gravement impactée par des retards de circulation inattendus ou des fermetures de routes, mais avec l'optimisation dynamique, vous êtes plus à même de garantir une livraison à temps face à ces problèmes.

L'ajustement dynamique des itinéraires peut également économiser du carburant. Si vos chauffeurs restent coincés dans la circulation avec leurs moteurs au ralenti plus longtemps que nécessaire, cela peut s'accumuler en dépenses inutiles. Mais en utilisant des informations de trafic en direct, vos chauffeurs peuvent éviter les embouteillages et rester mobiles pendant une plus grande partie de leur journée, garantissant ainsi que les clients reçoivent leurs livraisons selon le planning.

Si vous gérez plusieurs chauffeurs, vous pourriez souhaiter un logiciel d'optimisation d'itinéraires capable d'allouer dynamiquement les trajets à un chauffeur en fonction de sa position actuelle, ou de faire correspondre les itinéraires là où la charge et le type de véhicule de livraison correspondent, par exemple, en veillant à ce que les produits réfrigérés ou congelés soient acheminés avec les bons véhicules.

Facteurs à considérer pour la planification et l'optimisation des itinéraires :

• Nombre de livraisons
• Types de livraisons
• Besoin de véhicules spécialisés
• Temps passé à planifier les itinéraires
• Économiser de l'argent par l'optimisation
• Impact de l'optimisation dynamique sur : temps de conduite, coûts de carburant, intégrité des produits
• Exigences en matière de service client

Appareils et logiciels pour chauffeurs.

Il est vital d'équiper vos chauffeurs des outils qui les aideront à accomplir leur travail efficacement. Il existe différents types d'appareils, chacun avec ses caractéristiques et capacités particulières.

Au sommet de la gamme, il y a les appareils embarqués, qui intègrent la navigation GPS et la télématique du véhicule. Ou vous pourriez envisager des ordinateurs portables, avec des lecteurs de codes-barres ou RFID intégrés, qui peuvent être utilisés pour scanner les colis, et des écrans pour capturer les signatures. Certains incluent également un appareil photo.

L'un des appareils les plus courants utilisés par les entreprises de livraison est le smartphone. Vous pouvez choisir de le fournir vous-même, peut-être en tant qu'appareil à plateforme fermée. Mais les smartphones personnels utilisant des applications spécialisées sont parfaits si vous employez beaucoup de main-d'œuvre occasionnelle ou si votre personnel change fréquemment. Les smartphones disposent également de logiciels GPS et de navigation, ainsi que de capacités de scan et de communication, d'un appareil photo et d'un écran tactile pour capturer une preuve de livraison électronique et des signatures.

Les tablettes sont idéales si vous avez besoin de plus grands écrans, peut-être pour des cartes et des instructions plus détaillées. Encore une fois, le scan et la navigation sont possibles, mais elles ne disposent généralement pas de fonction téléphone, donc la communication avec les répartiteurs ou les clients est difficile.

Enfin, des appareils plus petits et plus pratiques comme les objets connectés (wearables) sont disponibles. Il existe des lunettes et des appareils portés au poignet, qui peuvent être adaptés si vos chauffeurs doivent utiliser leurs deux mains lors des livraisons.

Tous ces appareils aident les chauffeurs à faire leur travail plus efficacement. Ils permettent aux chauffeurs de naviguer vers leurs destinations, de communiquer avec les répartiteurs et les clients, de suivre les livraisons et d'optimiser leurs itinéraires, ce qui se traduit par une meilleure expérience client et des opérations de livraison plus efficaces.

Le choix du bon appareil pour votre entreprise dépendra de l'usage que vous en ferez. Vous pourriez n'avoir besoin que de capacités de navigation et GPS pour diriger vos chauffeurs vers leurs prochains emplacements et afficher les conditions de circulation.

La communication est également vitale. Cela peut se faire via le téléphone du chauffeur. Cependant, l'intégrer dans l'appareil qu'ils utilisent constamment peut être plus pratique. Utiliser une application smartphone peut permettre à vos chauffeurs d'envoyer et de recevoir des messages ou de mettre à jour les statuts de livraison et de confirmer les heures de livraison.

La capacité de suivre et de surveiller les emplacements peut être importante. Cela vous permet de fournir des heures de livraison plus précises à vos clients, ainsi que de surveiller vous-même la progression du chauffeur.

Votre choix d'appareil affectera l'efficacité et la productivité. Les chauffeurs peuvent utiliser une application ou un logiciel pour accéder aux instructions de livraison, consulter les informations client et enregistrer la preuve de livraison, ainsi que les détails de livraison comme l'heure et l'emplacement.

Facteurs à considérer pour les appareils des chauffeurs :

• Quels appareils GPS et télématiques vos véhicules possèdent déjà
• Profil du chauffeur : employés ou main-d'œuvre temporaire et occasionnelle
• Quelle quantité d'informations et de détails un appareil doit afficher
• Comment vous souhaitez capturer les informations lors du chargement d'un véhicule ou de la recherche de colis
• Si les chauffeurs ont besoin de leurs deux mains lors de la livraison
• Quelles informations de livraison vous souhaitez capturer : photos, signatures, scan de code-barres, heure et données GPS

Preuve de livraison, suivi client et mises à jour de statut.

L'utilisation d'un appareil mobile permet à vos chauffeurs de capturer une preuve de livraison. Cela vérifie que la livraison a bien été effectuée à la bonne adresse ou au bon destinataire. Cela peut également résoudre tout problème de livraison, en aidant les clients à localiser des articles mal livrés, par exemple. En cas de réclamations malveillantes, la preuve de livraison peut vous dégager de toute responsabilité ou déterminer que vous n'êtes pas responsable des dommages ou de la perte.

Certaines régions ont des réglementations strictes concernant la livraison de certains produits pharmaceutiques et autres produits de santé. Le défaut de fournir une preuve de livraison adéquate peut entraîner des poursuites ou des amendes.

Il existe plusieurs méthodes par lesquelles vos chauffeurs peuvent documenter la preuve qu'une livraison a été effectuée avec succès. Celles-ci incluent : l'obtention de signatures électroniques, la prise de photographies, l'enregistrement des données de localisation GPS et la capture de la date et de l'heure de livraison. De plus, les chauffeurs peuvent utiliser des applications ou des logiciels pour scanner des codes-barres et des codes QR ou pour ajouter des notes de référence.

Lors de la livraison, le logiciel TMS peut mettre à jour automatiquement votre système. En envoyant la notification, l'enregistrement de l'expédition est mis à jour et cela peut également déclencher un SMS ou un e-mail automatique au client. Ce message alerte non seulement le client que la livraison a été réussie, mais vous pouvez également personnaliser le message pour inclure des liens demandant des commentaires ou pour diriger vos clients vers des guides d'utilisation, des informations de garantie et d'autres instructions.

Pour améliorer davantage l'expérience client, vous pourriez vouloir utiliser cette capacité pour fournir un suivi de livraison et une confirmation à vos clients. Ils peuvent suivre leurs commandes en temps réel, avec la possibilité de voir l'emplacement de leur expédition sur une carte, ainsi que les heures de livraison estimées, afin qu'ils puissent planifier leur journée autour d'une livraison prévue sans avoir besoin d'attendre son arrivée. Ce niveau de perspicacité améliore la satisfaction et peut rendre les clients plus confiants envers vous en tant que distributeur ou entreprise de livraison.

Facteurs à considérer pour la preuve de livraison, le suivi client et les mises à jour de statut :

• Types de preuves requis : photographies, signatures, horodatages, scans de codes-barres
• Besoins en matière de réglementation et de conformité
• Exigences en matière de notifications et de mises à jour de statut
• Quel suivi client vous souhaitez fournir
• Options de service client après livraison

Suivi des chauffeurs en direct.

Choisir un TMS qui vous permet de suivre votre flotte en temps réel vous donne une visibilité précise sur vos livraisons, du point de départ jusqu'à l'arrivée à destination. Cela vous fournit les données nécessaires pour prendre des décisions éclairées et surveiller efficacement vos expéditions.

La technologie GPS vous permet de voir l'emplacement en temps réel de tous vos véhicules. Cela peut vous aider à modifier les itinéraires – manuellement ou automatiquement – et garantit que les livraisons sont effectuées selon le planning. Vous pouvez également surveiller la performance des chauffeurs, y compris les habitudes de conduite et le respect des plannings de livraison. Cela peut vous aider à identifier les domaines à améliorer et à mettre en œuvre des formations ou des incitations pour améliorer la performance et la conformité avec vos procédures opérationnelles.

Surveiller l'emplacement de vos véhicules et de vos livraisons peut réduire le risque de vol ou de perte, aidant à protéger vos actifs. Par exemple, si l'un de vos chauffeurs s'écarte d'un itinéraire prévu ou s'arrête dans un endroit inhabituel, le suivi en temps réel peut vous alerter de ce comportement. Si vous pensez que cela indique une menace de sécurité potentielle, vous pouvez alors agir pour enquêter sur la situation et atténuer les risques.

De même, si un véhicule est volé, le suivi en temps réel peut vous aider à le localiser et à récupérer rapidement vos expéditions manquantes. Cela peut réduire à la fois la perte financière et minimiser la perturbation de vos opérations de livraison.

Facteurs à considérer pour le contrôle des véhicules :

• Taille de la flotte
• Types de véhicules
• Coûts d'entretien et de réparation des véhicules

Gestion des commandes et des livraisons.

La gestion des commandes et des livraisons au sein d'un TMS implique généralement des fonctionnalités pour vous aider à planifier, programmer et suivre les livraisons, ainsi qu'à gérer vos commandes et d'autres aspects critiques de votre opération de livraison.

L'intégration d'un système de gestion du transport avec votre ERP ou votre système de gestion d'entrepôt (WMS) peut rationaliser les flux de travail en automatisant les tâches. Cela réduit les erreurs, par exemple en garantissant que les détails de livraison n'ont pas à être ressaisis, ce qui risque de provoquer des erreurs de la part de l'utilisateur. De cette façon, il y a moins de risques de commandes incorrectes ou de livraisons manquées, ce qui peut être coûteux.

Vous pouvez avoir des opérations plus complexes à gérer, comme des flottes basées dans plusieurs dépôts ou une gamme de véhicules différents avec des caractéristiques de charge variées. Un logiciel capable de gérer cette complexité aidera à rationaliser vos opérations, réduisant le temps et les ressources nécessaires pour gérer les commandes et les livraisons. Cela augmentera votre efficacité, réduira les coûts et améliorera votre rentabilité.

Facteurs à considérer pour la gestion des commandes et des livraisons :

• Volume et complexité des commandes
• Emplacements et distances de livraison
• Intégration avec les systèmes existants
• Taille et caractéristiques de la flotte
• Nombre d'entrepôts ou de dépôts

Planification et optimisation du chargement des véhicules.

Dans la planification du chargement des véhicules, le TMS analyse les dimensions et le poids de chaque expédition et détermine le meilleur véhicule pour les allouer et la manière optimale de les disposer à l'intérieur, visant à minimiser l'espace perdu.

La planification et l'optimisation du chargement des véhicules maximisent le nombre de commandes que chaque chauffeur peut transporter. Cela peut améliorer l'efficacité de la livraison en réduisant le nombre de véhicules dont vous avez besoin pour effectuer vos livraisons. Cela permet d'économiser sur les coûts de chauffeur et de véhicule et réduit également la consommation de carburant.

Alternativement, en maximisant chaque itinéraire, vous pouvez augmenter la capacité de votre opération, vous permettant de traiter un volume plus important de commandes et donc soit d'effectuer davantage de vos propres livraisons, soit d'acquérir de nouveaux clients.

Une planification appropriée du chargement peut également aider à prévenir les accidents car elle garantit que les marchandises sont transportées de manière sûre et sécurisée.

Facteurs à considérer pour la planification du chargement des véhicules :

• Nombre et taille des commandes
• Transport du type de marchandises
• Coûts des véhicules et des chauffeurs
• Capacités des véhicules
• Nombre d'arrêts et d'itinéraires
• Fenêtres de temps de livraison
• Disponibilité des chauffeurs et des équipements
• Contraintes de chargement et de déchargement

Intégration et gestion des transporteurs.

Si vous ne gérez pas votre propre flotte et utilisez plutôt la logistique tierce, vos choix de transporteurs impactent grandement votre opération. Le transporteur que vous aurez choisi déterminera combien de temps vos clients attendront leurs commandes et avec quel soin elles seront livrées.

Vous pourriez également vouloir baser votre sélection sur d'autres critères, tels que le poids ou la taille du colis, la destination de livraison ou si cela nécessite un transport spécialisé ou certaines conditions de température et d'humidité pendant le transit.

La vitesse de livraison et le coût sont souvent les facteurs décisifs, cependant. Différents transporteurs facturent des tarifs différents pour les mêmes travaux, et le coût affecte le montant que vous devez donc facturer à vos propres clients. Choisir le meilleur transporteur pour vos commandes limitera la pression sur vos bénéfices.

Un TMS peut aider votre sélection en fonction de toutes ces considérations, voire automatiser la sélection lorsque la commande répond à des critères pré-convenus. Cela vous aide à réduire vos coûts d'expédition et à obtenir les meilleurs tarifs, même si les transporteurs modifient leurs frais dynamiquement.

Dans la gestion de plusieurs transporteurs, il est préférable d'intégrer vos logiciels WMS et TMS avec les leurs. Cela accélère et automatise les processus. En plus de sélectionner le transporteur le plus approprié, grâce à l'intégration, vous pouvez adapter l'étiquetage et l'emballage aux exigences de chaque transporteur et générer automatiquement la tarification client et créer des documents d'expédition.

Facteurs à considérer pour la gestion des transporteurs :

• Nombre de livraisons que vous externalisez
• Nombre de transporteurs avec lesquels vous travaillez
• Dépenses de livraison 3PL
• Critères de sélection et de qualification des transporteurs
• Intégration avec les systèmes des transporteurs
• Capacités de communication et de collaboration

Rapports et analyses.

Surveiller vos opérations de livraison vous permet d'obtenir des informations précieuses sur votre entreprise afin que vous puissiez rapidement identifier les problèmes et les domaines à améliorer - dans le but d'optimiser vos services.

Un TMS peut fournir une surveillance et des rapports en temps réel sur les indicateurs clés de livraison, tels que le nombre de livraisons effectuées à temps, la précision des commandes et les scores de satisfaction client. Grâce à la surveillance des performances et à l'analyse des données, vous pouvez suivre les données de livraison et identifier des modèles et des tendances qui peuvent éclairer votre prise de décision.

Le logiciel TMS dispose généralement d'indicateurs de performance clés (KPI) prédéfinis et de tableaux de bord que vous pouvez utiliser pour suivre vos performances de livraison afin de voir où vous devez prendre des mesures correctives. Ceux-ci sont généralement personnalisables aussi, afin que vous puissiez vous concentrer sur les KPI qui sont les plus importants pour vous.

Certaines mesures logistiques standard que vous pourriez vouloir suivre incluent :

• Livraisons : nombre effectué, livraison à temps/complète/à temps et complète, temps de livraison moyen, précision des commandes, colis endommagés, temps à chaque arrêt, temps de transit par distance,
• Performance des chauffeurs : livraisons effectuées, temps passé à charger/conduire, évaluations et commentaires des clients, données télématiques
• Financier : coût moyen par livraison, coûts de carburant, coûts d'entretien des véhicules,
• Données de flotte : efficacité énergétique, utilisation de la capacité des véhicules, nombre de défauts/pannes, temps d'arrêt moyen pour entretien
• Environnemental : utilisation de matériaux d'emballage, émissions de CO2, consommation de carburant, empreinte carbone
• Satisfaction client : score de satisfaction client (CSAT), score net promoteur (NPS), nombre et pourcentage de plaintes, commentaires qualitatifs, évaluations

Suivre les KPI vous donne la capacité de répondre aux données, permettant une approche d'amélioration continue. Cela vous aide à rester compétitif et à obtenir un plus grand succès au fil du temps.

Facteurs à considérer pour les rapports et analyses :

• Quels indicateurs et KPI vous suivez
• Rapports et tableaux de bord personnalisables
• Visualisation des données en temps réel
• Intégration avec d'autres systèmes
• Capacités d'analyse prédictive
• Facilité d'utilisation et accessibilité

Considérations internes à l'entreprise.

Les facteurs internes à l'entreprise peuvent avoir un impact significatif sur la fonctionnalité et l'efficacité du TMS que vous choisissez. Votre choix sera influencé par la taille et la culture de votre entreprise, les processus et systèmes existants que vous utilisez, vos ressources disponibles et vos objectifs métier.

Technologie.

La technologie TMS peut être déployée sur site ou accessible via le cloud. Cette décision est souvent fondamentale pour les capacités d'infrastructure d'une entreprise.

• Si vous êtes une plus grande entreprise, avec un département informatique établi et des connaissances sur le matériel – et peut-être si vous avez des besoins de sécurité spécifiques – vous serez plus ouvert à l'exploitation de vos propres serveurs et logiciels sur site.
• Si vous êtes une plus petite entreprise, vous préférerez l'approche moins intensive en maintenance que permettent les systèmes basés sur le cloud.
• Pour les chauffeurs individuels, une application de routage et de preuve de livraison peut être tout à fait suffisante.

Il est également important de considérer avec quels autres systèmes vous souhaitez intégrer votre TMS. L'intégration avec votre ERP, WMS, CRM et autres logiciels de chaîne d'approvisionnement débloque le potentiel de votre pile technologique complète, améliorant les capacités d'automatisation, accélérant les processus et les flux de travail et améliorant la visibilité de votre opération de distribution de bout en bout.

Par exemple, un TMS peut prendre les données clients et commandes directement de votre ERP et les informations produits de votre WMS. Une fois la livraison effectuée avec succès, le TMS peut mettre à jour les enregistrements dans vos autres systèmes. Ce transfert de données transparent garantit la précision et élimine les redondances. D'autres actions peuvent également être déclenchées automatiquement, comme l'émission de factures et la mise à jour des niveaux de stock.

Vous pourriez également vouloir intégrer votre TMS avec vos partenaires commerciaux ou fournisseurs 3PL – pour une meilleure automatisation et facilité de commerce. Si vous utilisez des transporteurs externes, vous voudrez au moins vous intégrer avec leurs systèmes via API pour recevoir des informations sur la tarification et la disponibilité des livraisons.

Le nombre d'utilisateurs potentiels que vous aurez, ainsi que leur littératie technologique, peuvent également dicter la sophistication du logiciel que vous souhaitez envisager. De plus, considérez si vous voudrez une application mobile ou si le logiciel doit s'intégrer avec d'autres appareils, comme des scanners portables ou des ordinateurs durcis.

Entreprise.

Pour vous assurer que votre TMS choisi offre une solution réalisable et réaliste, il est important de l'adapter à votre entreprise.

Certaines solutions TMS ont des fonctionnalités spécifiques à l'industrie. Par exemple, si vous distribuez des produits de santé ou de la nourriture et des boissons, vous pourriez vouloir un logiciel qui peut vous aider à surveiller et suivre la température, ou qui peut enregistrer les numéros de série, les numéros de lot et les dates d'expiration.

Pour la fonctionnalité générale, vous devez choisir un TMS qui correspond à la taille et à la complexité générales de votre opération. Il doit être capable de faire face au nombre et aux emplacements de vos dépôts, au nombre de commandes que vous livrez, aux modes de transport que vous utilisez, aux types de clients auxquels vous livrez et aux processus métier que vous suivez.

Aussi, considérez combien de temps vous visez à l'utiliser. Avez-vous besoin qu'il soit flexible et évolutif à mesure que vous grandissez – ou sera-t-il juste utilisé pour les prochaines années ? La meilleure utilisation des ressources est de choisir une solution qui vous durera les 5 à 10 prochaines années, alors regardez à la fois vos besoins actuels et futurs. Une solution qui grandira avec vous et s'adaptera aux changements de votre entreprise peut être la plus logique.

Cependant, il est tout aussi important de considérer ce dont vous n'avez pas besoin dans un TMS. Payer pour des capacités que vous n'utiliserez pas peut être superflu. Si le système lui-même est facilement évolutif, il peut être préférable pour votre entreprise de n'investir que dans ce dont vous avez besoin maintenant et de viser à construire à partir de là à mesure que vous grandissez.

En considérant tous ces facteurs, vous pouvez être sûr de choisir un TMS qui est en alignement avec vos objectifs métier et qui soutiendra vos intérêts stratégiques globaux.

En termes d'exigences en ressources, la considération essentielle est le budget. Les solutions TMS peuvent varier considérablement en prix, donc combien vous avez à dépenser – ou voulez rendre disponible – dictera le type de système que vous êtes en mesure de vous procurer.

La mise de fonds initiale dépendra de vos choix de plateforme, mais pourrait inclure le matériel et l'infrastructure, les coûts de logiciel, les frais de conseil et de développement pour la migration des données, la personnalisation et l'intégration.

Après ces coûts initiaux, il y aura des frais annuels, comme les licences de logiciel ou les abonnements. Le logiciel cloud est généralement mis à jour et maintenu dans le cadre de l'abonnement récurrent, mais d'autres logiciels seront soumis à des frais de maintenance et des coûts de mise à niveau.

Vous devriez également considérer si vous devrez prévoir un budget pour la formation, à la fois initialement et lorsque vous intégrerez de nouveaux employés.

Lors de la budgétisation pour un TMS, vous devriez considérer le ROI potentiel associé à votre solution choisie. Calculer cela implique d'estimer les rendements tangibles, tels que la réduction du carburant et les coûts inférieurs d'entretien des véhicules et de main-d'œuvre. Mais vous devez également évaluer l'impact des économies moins tangibles, telles que celles qui viennent par une plus grande précision des commandes, une efficacité accrue et une meilleure satisfaction client.

En considérant le ROI potentiel d'un TMS, vous pouvez déterminer sa valeur globale et décider si l'investissement en vaut la peine. Bien que gardez à l'esprit que la valeur intangible que vous obtenez d'un nouveau système peut même être plus grande que sa viabilité financière projetée et vous pourriez obtenir beaucoup plus de valeur qu'un simple retour monétaire sur le prix que vous payez.

Facteurs internes à considérer :

• Technologie
• Infrastructure informatique existante
• Expertise technique et ressources
• Évolutivité et flexibilité
• Intégration avec les systèmes existants
• Exigences en matière de formation et de support
• Sécurité et confidentialité des données
• Feuille de route technologique future
• Nombre d'utilisateurs
• Entreprise :
• Exigences spécifiques à l'industrie
• Demandes et attentes des clients
• Conformité réglementaire
• Complexité de la chaîne d'approvisionnement
• Plans de croissance et d'expansion
• Objectifs stratégiques et priorités
• Budget et ROI :
• Coût total de possession
• Retour sur investissement (ROI)
• Analyse coûts-avantages
• Potentiel d'économies de coûts
• Frais de mise en œuvre et de personnalisation
• Coûts de mise à niveau, de maintenance et de support

5 étapes à suivre pour choisir un TMS.

En utilisant les considérations ci-dessus, vous pouvez maintenant procéder à les mettre en pratique. Suivez ces cinq étapes pour choisir le meilleur TMS pour votre entreprise.

1. Définissez vos objectifs.

D'abord, vous devez établir vos objectifs. Considérez ce que vous voulez que le TMS vous apporte et quels problèmes existants vous voulez qu'il résolve.

Vos objectifs peuvent être assez généraux au début – comme viser à réduire les coûts de transport, améliorer le service client, augmenter l'efficacité, améliorer la visibilité et augmenter la rentabilité. Mais il est toujours préférable de les affiner et de fixer des objectifs plus spécifiques, mesurables et quantifiables. Ceux-ci garantissent que vous spécifiez précisément ce que vous recherchez et sont plus tangibles, vous permettant de mesurer si vous les avez atteints.

Dans le cadre de ce processus, vous devez également fixer des budgets et des délais réalistes pour évaluer les solutions logicielles et pour la mise en œuvre du projet. Si vous êtes une plus grande entreprise entreprenant un examen complet, alors vous voudrez mettre en place une équipe de projet et assigner des responsabilités initiales.

Vos considérations internes à l'entreprise (voir ci-dessus) sont utiles pour définir vos objectifs et peuvent fournir une grande quantité d'informations à ce stade.

2. Déterminez vos besoins en fonctionnalités.

À ce stade, vous voulez rassembler des données internes sur votre opération et les utiliser, avec les autres considérations de ce document, pour définir soigneusement vos besoins et décider de la fonctionnalité dont vous avez besoin.

Une étape initiale pourrait être d'évaluer vos systèmes et processus existants pour identifier les points de douleur dans votre logiciel actuel ou vos façons de travailler. Certainement, vous devriez identifier tout processus problématique. Ceux-ci pourraient être des façons d'aborder quelque chose qui ont été bricolées au fil des ans ou qui ont été forcées pour s'adapter à votre logiciel, plutôt que d'être les façons de travailler les plus pratiques ou logiques.

Vous devriez ensuite entreprendre un processus détaillé de collecte des besoins pour construire une liste de la fonctionnalité dont vous avez besoin de la part du TMS. Vous pouvez lister cela par priorité, en soulignant quels aspects sont essentiels et lesquels sont optionnels.

Vous devriez également considérer vos besoins futurs probables. Anticiper la croissance et les besoins futurs de votre entreprise garantira que vous spécifiez un TMS qui est évolutif et qui résistera à l'épreuve du temps.

Encore une fois, n'oubliez pas de détailler ce dont vous n'avez pas besoin dans un TMS. Cela peut être important plus tard si vous avez besoin d'éliminer un TMS de votre liste. Payer pour des fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin, même si le reste du système correspond à vos besoins, pourrait être un gaspillage de ressources et pourrait ne pas fournir un bon retour sur investissement pour votre entreprise.

3. Évaluez les fournisseurs et les plateformes.

L'étape suivante consiste à évaluer les fournisseurs et les plateformes TMS en utilisant vos besoins en fonctionnalités. Vous devez vérifier quels systèmes ont les fonctionnalités que vous voulez, dans le cadre de votre budget.

Vous devez également considérer le fournisseur ou l'entreprise derrière la plateforme. Recherchez leur expérience et leur historique, depuis combien de temps ils sont en activité, quel a été leur investissement dans le produit et quelles informations de feuille de route ils fournissent.

Vous pourriez être satisfait d'une application qui fonctionne immédiatement sans aucun changement nécessaire, mais si vous avez besoin de personnalisation ou de développement d'intégration, vérifiez si ce sont des services qu'ils peuvent fournir.

Établissez quelle formation, quel support et quelle maintenance le fournisseur offre. La formation et l'intégration sont-elles incluses ? Quels sont les termes de l'accord de niveau de service pour le support et la maintenance ? Quelle est la réactivité de leur offre et ont-ils un service client pour résoudre tout problème ?

Vérifiez dans quels secteurs se trouvent leurs clients et lisez leurs études de cas. Si vous ne pouvez pas trouver toutes les informations dont vous avez besoin en ligne, alors prévoyez de rencontrer des fournisseurs potentiels lors d'expositions. Ici, vous pouvez obtenir une meilleure compréhension de leur approche, de leurs employés et de leurs qualifications.

Cette étape peut aboutir à une longue liste de solutions TMS appropriées. Il est préférable cependant de réduire cela – un nombre idéal maximum serait une liste restreinte de trois.

4. Obtenez les coûts et évaluez le logiciel.

Pour ceux sur votre liste restreinte, il est temps d'obtenir des coûts précis.

Une grande entreprise avec des personnalisations complexes peut préférer préparer et envoyer une demande formelle – un RFQ. Mais pour des besoins plus simples, et surtout sur des plateformes basées sur le cloud, la tarification sera basée sur l'abonnement et dépendra du nombre d'utilisateurs.

Ensuite, vous voudrez évaluer le logiciel lui-même. La plupart des fournisseurs offriront un moyen pour vous d'essayer leurs solutions. Cela pourrait être un environnement sandbox où vous pouvez utiliser vos propres données et exemples, ou une démonstration complète ou même un essai gratuit de la plateforme.

Vous et vos utilisateurs devriez tester le logiciel pour voir comment il s'adapte à vos processus métier et besoins opérationnels. Vous pouvez également voir s'il y a une adéquation en termes d'interface utilisateur, de présentation du tableau de bord et de sensation générale du système.

5. Choisissez le meilleur TMS pour votre entreprise.

Une fois que vous avez comparé les fonctionnalités, évalué la tarification et testé le logiciel, vous devriez être en mesure de faire votre choix.

Il est temps de passer commande. Félicitations ! Vous vous engagez vers une plus grande efficacité, une performance de livraison améliorée et une croissance future de l'entreprise.

Prendre la bonne décision.

Il y a beaucoup à considérer lorsqu'il s'agit de choisir un TMS et prendre la bonne décision est critique.

Choisir le bon TMS affecte directement votre capacité à livrer des marchandises rapidement et efficacement pour répondre aux attentes croissantes des clients.

Le bon TMS optimisera la planification du transport et l'optimisation des itinéraires, fournira un suivi en temps réel et des mises à jour de livraison aux clients et améliorera la performance globale du processus de livraison et la satisfaction client. Ces avantages, ainsi que des processus optimisés et automatisés, peuvent stimuler les ventes et, en fin de compte, améliorer la rentabilité de l'entreprise.

Avec une compréhension de la fonctionnalité, des capacités, des avantages du TMS et de la façon d'évaluer les fournisseurs et les solutions TMS, vous pouvez maintenant procéder à choisir le meilleur TMS pour fournir tout cela à votre entreprise.

Pourquoi considérer Geo2 ?

Geo2 est un système basé sur le cloud, avec une application et une plateforme web qui a été développée par Springboard Applications, une filiale de Balloon One.

C'est un système évolutif qui peut être utilisé par un large éventail d'entreprises, des chauffeurs-livreurs indépendants, jusqu'aux entreprises et 3PL qui gèrent leurs propres flottes.

Voici un résumé des principales fonctionnalités et avantages :

• Planification et optimisation sophistiquées des itinéraires
• Système basé sur le cloud accessible via le web
• Application mobile pour chauffeur (Android et iOS)
• Preuve de livraison
• Mises à jour de statut et notifications
• Suivi de flotte en temps réel
• API pour l'intégration avec ERP, WMS et autres logiciels de chaîne d'approvisionnement
• Entièrement évolutif
• Tarification basée sur l'abonnement
• Version gratuite pour les utilisateurs uniques

Geo2 est conçu pour vous aider à effectuer le plus grand nombre de livraisons dans les plus brefs délais, tout en minimisant les coûts et la consommation de carburant.