Der ultimative Leitfaden zur Auswahl eines Transport Management Systems.

Was ist ein TMS?

Distributionsunternehmen nutzen Transport Management Systeme (TMS), um ihre Logistikabläufe zu planen, zu verwalten, zu automatisieren und zu optimieren.

Ein TMS optimiert die Logistik, indem es Informationen liefert, die bessere Entscheidungen bei der Fahrzeugdisposition und Routenplanung ermöglichen. Dies geschieht durch eine verbesserte Transparenz deiner Transportvorgänge.

Es gibt verschiedene Arten von TMS-Lösungen. Einige sind einfache Apps mit begrenztem Funktionsumfang, während andere fortschrittliche Softwaresysteme mit zahlreichen Funktionen sind. Diese Lösungen lassen sich problemlos in deine bestehenden Geschäftsanwendungen integrieren.

Verschiedene Arten von TMS.

TMS-Software ist für Unternehmen unterschiedlichster Größe und mit individuellen Anforderungen verfügbar.

TMS nach Unternehmensgröße.

Im oberen Segment finden sich Enterprise-Lösungen, die von den globalen Giganten der Logistikbranche genutzt werden. Dazu gehören große Einzelhändler wie Amazon und Alibaba, die jährlich Hunderte Millionen Pakete versenden, sowie 3PL-Dienstleister wie FedEx, UPS und DHL.

Diese Enterprise-TMS-Anwendungen bieten einen vollen Funktionsumfang für die komplexen Anforderungen globaler Unternehmen. Typische Funktionen umfassen: Frachteinkauf und Beschaffung, Ladungsplanung, Routenoptimierung, Auswahl und Optimierung von Spediteuren und Fahrzeugen sowie Sendungsverfolgung und Performance-Analysen. Zudem unterstützen sie multimodale Transporte über See, Luft, Straße und Schiene – oder eine Kombination verschiedener Verkehrsträger.

Im mittleren Segment gibt es TMS-Software für kleinere Unternehmen, wie etwa wachsende Online-Händler. Diese Firmen nutzen oft 3PL-Kurierdienste oder eigene Fahrzeugflotten.

Um ihre Transporte zu optimieren, benötigen sie ähnliche, wenn auch weniger komplexe Funktionen. Die Software ist hier spezialisierter und fokussiert sich oft auf spezifische Bedürfnisse, wie eine bestimmte Transportart, Inlandslogistik oder spezielle Branchen. Sie eignet sich sowohl für Distributoren mit eigener Flotte als auch für Unternehmen, die externe Dienstleister beauftragen.

Schließlich gibt es TMS-Lösungen für kleine Lieferdienste und selbstständige Fahrer. Diese bieten einen begrenzten Funktionsumfang, der sich oft auf die letzte Meile konzentriert, wie manuelle Routenplanung, Terminierung oder digitale Zustellnachweise.

Cloud-basierte vs. On-Premises-TMS.

Transportmanagementsysteme lassen sich auch nach ihrer Bereitstellung unterscheiden: On-Premises oder Cloud-basiert.

On-Premises-Lösungen werden lokal auf den eigenen Servern installiert und vom internen IT-Team verwaltet. Diese Systeme zielen auf Enterprise-Ebene ab und bieten ein hohes Maß an Anpassbarkeit und Kontrolle, erfordern jedoch hohe Anfangsinvestitionen, regelmäßige Wartung und interne Ressourcen. Unternehmen mit spezifischen Sicherheitsanforderungen oder einzigartigen Geschäftsprozessen bevorzugen oft diese Variante.

Cloud-basierte TMS-Lösungen werden auf den Servern des Anbieters gehostet und über das Internet genutzt. Sie haben geringere Einstiegskosten und erfordern keine Wartung, da der Anbieter Updates und Infrastruktur übernimmt. Cloud-TMS eignet sich für Unternehmen jeder Größe, bietet aber besonders Firmen mit begrenzten IT-Ressourcen mehr Flexibilität, geringere Gemeinkosten und eine bessere Skalierbarkeit.

Einige Systeme sind darauf ausgelegt, nahtlos mit anderen Unternehmensanwendungen wie ERP, WMS oder CRM zu kommunizieren. Diese Integration ermöglicht einen besseren Datenaustausch, mehr Transparenz und eine optimierte Koordination über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg. Unternehmen, die ihre bestehende Softwarelandschaft ergänzen möchten, entscheiden sich oft für ein integriertes TMS, um eine durchgängige Supply-Chain-Lösung zu erhalten.

Welches TMS passt zu dir?

Je nach deinen spezifischen Anforderungen, deiner Unternehmensgröße und deiner Branche bietet dir ein bestimmtes TMS-Modell mehr Vorteile als ein anderes.

Je komplexer eine TMS-Lösung, desto umfangreicher ist ihr Funktionsumfang – und entsprechend höher sind die Kosten. Zudem variieren die Preise je nach Bereitstellungsmodell – ob On-Premise oder cloudbasiert – und danach, ob du eine integrierte Lösung oder maßgeschneiderte Anpassungen benötigst.

Bei der großen Auswahl an Funktionen und Preismodellen ist es entscheidend, ein System zu finden, das genau auf deine Branche, deine operativen Abläufe und deine Flottengröße zugeschnitten ist. Eine sorgfältige Analyse deiner Anforderungen und Ressourcen hilft dir dabei, die optimale TMS-Lösung auszuwählen.

Deine TMS-Anforderungen definieren: Was du beachten solltest.

Ein TMS bietet zahlreiche Vorteile, wie etwa Routenplanung und -optimierung, Echtzeit-Tracking für bessere Transparenz, digitale Abliefernachweise sowie die Integration und Automatisierung deiner Prozesse. Das führt zu mehr Effizienz, weniger Fehlern, höherer Kundenzufriedenheit und spürbaren Kosteneinsparungen.

Das richtige TMS optimiert deine Logistikabläufe und stellt sicher, dass deine Kunden ihre Bestellungen pünktlich erhalten – was letztlich deine Profitabilität steigert und dir einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Es ist wichtig, deine TMS-Anforderungen mit deinen Geschäftszielen, Prioritäten und Ressourcen abzustimmen, um zu bestimmen, welche Funktionen du wirklich brauchst und worauf du verzichten kannst.

Dies sind die wichtigsten Aspekte, die du bei der Definition deiner TMS-Anforderungen berücksichtigen solltest.

Routenplanung und -optimierung.

Automatisierte Routenplanung ist ein wertvolles Feature für deine eigene Flotte, da sie den effizientesten Weg zwischen deinen Lieferungen berechnet. Fortschrittliche TMS-Software bietet Routenoptimierung, die basierend auf verschiedenen Faktoren die jeweils besten Strecken auswählt.

Du kannst zum Beispiel die kürzeste Route priorisieren, um den Kraftstoffverbrauch zu senken, oder schnellere Straßen wählen, um pünktliche Lieferungen zu garantieren. Auch das Umfahren von Mautstraßen und Umweltzonen oder die Bevorzugung von Autobahnen und Hauptstraßen sind möglich. Einige Systeme passen die Route dynamisch an, um Staus oder Straßensperrungen zu umgehen. Durch die Berechnung der effizientesten Lieferrouten sparst du Zeit und Geld.

Weniger Fahrzeit wirkt sich direkt auf den Kraftstoffverbrauch aus, was wiederum den CO2-Fußabdruck deines Betriebs verringert. Indem du deine Emissionen nachverfolgst und ausgleichst, zeigst du Kunden und Interessenten dein Engagement für die Umwelt. Das verbessert nicht nur das ökologische Image deines Unternehmens, sondern unterstreicht auch dein Bekenntnis zu Nachhaltigkeit und verantwortungsvollem Handeln.

Die Anzahl deiner Lieferungen beeinflusst deine Anforderungen. Wenn dein Team viele Stunden mit der Planung verbringt, hilft dir ein TMS, das Routen für Hunderte von Lieferungen in wenigen Minuten erstellt, um zeitaufwendige manuelle Prozesse zu vermeiden.

Systeme mit Optimierungsfunktionen sind oft teurer. Wäge daher Kosten und Nutzen ab. Wenn du durch sorgfältigere Routenplanung Zeit und Kraftstoff sparst, prüfe den potenziellen Return on Investment und wann sich die Anschaffungskosten amortisieren.

Dynamische Routenoptimierung ist besonders bei zeitkritischen Lieferungen sinnvoll – etwa bei verderblichen Waren oder Medikamenten. Unerwartete Staus oder Straßensperrungen können hier kritisch sein, doch mit dynamischer Optimierung stellst du trotz dieser Hindernisse eine pünktliche Zustellung sicher.

Die dynamische Anpassung spart zudem Kraftstoff. Wenn Fahrer unnötig lange im Stau stehen und der Motor im Leerlauf läuft, treibt das die Kosten in die Höhe. Dank Live-Verkehrsdaten umfahren deine Fahrer Staus, sind den ganzen Tag effizient unterwegs und halten Liefertermine zuverlässig ein.

Wenn du mehrere Fahrer koordinierst, profitierst du von Software, die Routen dynamisch basierend auf dem aktuellen Standort zuweist oder Fahrzeuge passend zur Ladung einplant – zum Beispiel, um sicherzustellen, dass Kühlwaren immer mit dem richtigen Fahrzeugtyp ausgeliefert werden.

Faktoren für Routenplanung und -optimierung.

• Anzahl der Lieferungen
• Art der Lieferungen
• Bedarf an Spezialfahrzeugen
• Zeitaufwand für die Routenplanung
• Kosteneinsparungen durch Optimierung
• Einfluss dynamischer Optimierung auf: Fahrzeiten, Kraftstoffkosten, Produktqualität
• Anforderungen an den Kundenservice

Fahrer-Geräte und Software.

Es ist entscheidend, deine Fahrer mit den richtigen Tools auszustatten, damit sie ihre Arbeit effizient erledigen können. Es gibt verschiedene Gerätetypen, von denen jeder seine eigenen spezifischen Funktionen und Möglichkeiten bietet.

Im High-End-Bereich gibt es fest installierte Fahrzeuggeräte, die GPS-Navigation und Telematik kombinieren. Alternativ kannst du Handheld-Computer in Betracht ziehen, die über integrierte Barcode-Scanner oder RFID-Lesegeräte verfügen, um Pakete zu scannen, sowie Bildschirme zur digitalen Unterschriftenerfassung. Einige Modelle bieten zudem eine Kamera.

Eines der am häufigsten genutzten Geräte bei Lieferdiensten ist das Smartphone. Du kannst diese entweder selbst bereitstellen, etwa als geschlossene Plattform, oder auf private Smartphones setzen, die mit speziellen Apps ausgestattet sind – ideal, wenn du viele Aushilfskräfte beschäftigst oder dein Team häufig wechselt. Smartphones bieten GPS, Navigationssoftware, Scan-Funktionen, Kommunikationsmöglichkeiten sowie eine Kamera und einen Touchscreen zur Erfassung von elektronischen Zustellnachweisen und Unterschriften.

Tablets sind ideal, wenn du größere Bildschirme benötigst, etwa für detailliertere Karten und Anweisungen. Auch hier sind Scan- und Navigationsfunktionen möglich, allerdings fehlt oft die Telefonfunktion, was die Kommunikation mit der Zentrale oder Kunden erschweren kann.

Schließlich gibt es noch kompaktere Lösungen wie Wearables. Datenbrillen oder am Handgelenk getragene Geräte sind besonders praktisch, wenn deine Fahrer bei der Zustellung beide Hände frei haben müssen.

Alle diese Geräte helfen Fahrern dabei, ihre Aufgaben effektiver und effizienter zu erledigen. Sie ermöglichen die Navigation zum Ziel, die Kommunikation mit der Zentrale und Kunden, die Sendungsverfolgung sowie die Routenoptimierung – was zu einem besseren Kundenerlebnis und reibungsloseren Abläufen führt.

Die Wahl des richtigen Geräts hängt von deinem spezifischen Bedarf ab. Vielleicht benötigst du nur GPS und Navigation, um Fahrer zum nächsten Ziel zu leiten und Verkehrsinformationen anzuzeigen.

Auch die Kommunikation ist essenziell. Dies kann über das private Telefon des Fahrers geschehen, doch die Integration in das Gerät, das ohnehin ständig genutzt wird, ist oft komfortabler. Über eine Smartphone-App können Fahrer Nachrichten senden und empfangen, Lieferstatus aktualisieren und Zustellzeiten bestätigen.

Die Möglichkeit zur Standortverfolgung ist ebenfalls wichtig. Sie erlaubt es dir, Kunden genauere Lieferzeiten zu nennen und den Fortschritt deiner Fahrer in Echtzeit zu überwachen.

Deine Geräteauswahl beeinflusst direkt die Effizienz und Produktivität. Über Apps oder Software können Fahrer auf Lieferanweisungen zugreifen, Kundendaten einsehen und Zustellnachweise inklusive Zeitstempel und Standort erfassen.

Faktoren bei der Wahl der Fahrer-Geräte:

• Welche GPS- und Telematik-Systeme sind bereits in deinen Fahrzeugen verbaut?
• Fahrerprofil: Festangestellte oder Aushilfs- und Zeitarbeitskräfte?
• Wie viele Informationen und Details muss das Gerät anzeigen?
• Wie möchtest du Daten beim Beladen oder bei der Paketsuche erfassen?
• Müssen die Fahrer bei der Zustellung beide Hände frei haben?
• Welche Zustellinformationen möchtest du erfassen: Fotos, Unterschriften, Barcode-Scans, Zeit- und GPS-Daten?

Abliefernachweis, Kunden-Tracking und Status-Updates.

Mit einem Mobilgerät können deine Fahrer den Abliefernachweis direkt vor Ort erfassen. So stellst du sicher, dass die Lieferung korrekt beim richtigen Empfänger angekommen ist. Zudem lassen sich Lieferprobleme schneller lösen, etwa wenn Kunden den Verbleib einer falsch zugestellten Sendung nachverfolgen möchten. Bei unberechtigten Reklamationen schützt dich der Abliefernachweis vor Haftungsansprüchen und belegt, dass du für Schäden oder Verluste nicht verantwortlich bist.

In einigen Branchen, wie etwa bei Pharmazeutika oder medizinischen Produkten, gelten strenge gesetzliche Auflagen. Wenn du hier keinen lückenlosen Abliefernachweis erbringst, können Bußgelder oder rechtliche Konsequenzen drohen.

Deine Fahrer haben verschiedene Möglichkeiten, eine erfolgreiche Zustellung zu dokumentieren: durch elektronische Unterschriften, Fotos, GPS-Daten sowie die Erfassung von Datum und Uhrzeit. Zusätzlich können sie per App Barcodes oder QR-Codes scannen oder individuelle Anmerkungen hinzufügen.

Nach der Zustellung aktualisiert die TMS-Software dein System automatisch. Dies löst nicht nur einen Status-Update im Versanddatensatz aus, sondern kann auch eine automatische SMS oder E-Mail an den Kunden senden. Diese Nachricht informiert den Kunden über die erfolgreiche Zustellung und kann zudem Links zu Feedback-Formularen, Benutzerhandbüchern, Garantieinformationen oder anderen Hinweisen enthalten.

Um das Kundenerlebnis weiter zu verbessern, kannst du diese Funktionen auch für ein aktives Tracking nutzen. Deine Kunden verfolgen ihre Sendungen in Echtzeit auf einer Karte und sehen die geschätzte Ankunftszeit (ETA). So können sie ihren Tag besser planen, ohne auf die Lieferung warten zu müssen. Dieser Service steigert die Kundenzufriedenheit und stärkt das Vertrauen in dich als Lieferdienst oder Distributor.

Faktoren für Abliefernachweis, Kunden-Tracking und Status-Updates:

• Erforderliche Nachweisarten: Fotos, Unterschriften, Zeit- und Datumsstempel, Barcode-Scans
• Gesetzliche Anforderungen und Compliance
• Anforderungen an Benachrichtigungen und Status-Updates
• Umfang des gewünschten Kunden-Trackings
• Service-Optionen nach der Zustellung

Live-Fahrer-Tracking.

Mit einem TMS, das dir Echtzeit-Tracking deiner Flotte ermöglicht, hast du volle Transparenz über deine Lieferungen – vom Versand bis zur Ankunft am Zielort. So erhältst du die Daten, die du für fundierte Entscheidungen und eine effektive Überwachung deiner Sendungen benötigst.

Dank GPS-Technologie siehst du den Standort all deiner Fahrzeuge in Echtzeit. Das hilft dir dabei, Routen manuell oder automatisch anzupassen und sicherzustellen, dass Lieferungen pünktlich ankommen. Du kannst zudem die Leistung deiner Fahrer überwachen, einschließlich Fahrverhalten und Einhaltung der Zeitpläne. So erkennst du Optimierungspotenziale und kannst gezielte Schulungen oder Anreize schaffen, um die Performance und die Einhaltung deiner Betriebsabläufe zu verbessern.

Die Überwachung deiner Fahrzeuge und Lieferungen senkt das Risiko von Diebstahl oder Verlust und schützt deine Vermögenswerte. Wenn ein Fahrer beispielsweise von der geplanten Route abweicht oder an einem ungewöhnlichen Ort hält, alarmiert dich das Echtzeit-Tracking sofort. Bei einem Sicherheitsrisiko kannst du umgehend handeln, den Vorfall untersuchen und Gefahren abwenden.

Sollte ein Fahrzeug gestohlen werden, hilft dir das Echtzeit-Tracking dabei, es schnell zu lokalisieren und deine Fracht wiederzufinden. Das minimiert finanzielle Verluste und reduziert Störungen in deinen Lieferabläufen auf ein Minimum.

Faktoren für die Fahrzeugüberprüfung:

• Flottengröße
• Fahrzeugtypen
• Wartungs- und Reparaturkosten

Auftrags- und Liefermanagement.

Das Auftrags- und Liefermanagement in einem TMS umfasst in der Regel Funktionen zur Planung, Terminierung und Nachverfolgung von Lieferungen sowie zur Verwaltung deiner Bestellungen und anderer kritischer Aspekte deines Lieferbetriebs.

Die Integration eines Transportmanagementsystems mit deinem ERP oder Warenwirtschaftssystem (WMS) kann Arbeitsabläufe durch Automatisierung optimieren. Dies reduziert Fehler, da Lieferdetails nicht manuell neu eingegeben werden müssen, was das Risiko für Fehleingaben minimiert. So verhinderst du kostspielige Fehler wie falsche Bestellungen oder verpasste Lieferungen.

Vielleicht steuerst du komplexere Abläufe, wie etwa Flotten an verschiedenen Standorten oder unterschiedliche Fahrzeugtypen mit spezifischen Ladeeigenschaften. Software, die diese Komplexität beherrscht, hilft dir dabei, deine Prozesse zu straffen und den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Verwaltung von Aufträgen und Lieferungen zu senken. Das steigert deine Effizienz, senkt Kosten und verbessert deine Profitabilität.

Wichtige Faktoren für dein Auftrags- und Liefermanagement:

• Auftragsvolumen und Komplexität
• Lieferorte und Entfernungen
• Integration in bestehende Systeme
• Flottengröße und Fahrzeugmerkmale
• Anzahl der Lager oder Standorte

Fahrzeugauslastung und Optimierung.

Bei der Fahrzeugauslastung analysiert das TMS Abmessungen und Gewicht jeder Sendung. Es bestimmt das ideale Fahrzeug für die Zuweisung und die optimale Anordnung der Ladung, um ungenutzten Raum zu minimieren.

Die Optimierung der Fahrzeugauslastung maximiert die Anzahl der Aufträge pro Fahrer. Dies steigert die Effizienz, da du weniger Fahrzeuge für deine Lieferungen benötigst. Das spart Fahrer- und Fahrzeugkosten und senkt zudem den Kraftstoffverbrauch.

Alternativ kannst du durch die Maximierung jeder Route die Kapazität deines Betriebs erhöhen. So bewältigst du ein größeres Auftragsvolumen, führst mehr eigene Lieferungen durch oder gewinnst neue Kunden hinzu.

Eine durchdachte Beladungsplanung hilft zudem, Unfälle zu vermeiden, da sie einen sicheren und stabilen Transport der Waren gewährleistet.

Faktoren für die Fahrzeugauslastung:

• Anzahl und Größe der Aufträge
• Art der zu transportierenden Güter
• Fahrer- und Fahrzeugkosten
• Fahrzeugkapazitäten
• Anzahl der Stopps und Routen
• Zeitfenster für die Lieferung
• Verfügbarkeit von Fahrern und Equipment
• Einschränkungen beim Be- und Entladen

Carrier-Integration und -Management.

Wenn du keine eigene Flotte betreibst, sondern auf externe Logistikdienstleister setzt, hat die Wahl deiner Carrier einen enormen Einfluss auf dein Geschäft. Der gewählte Dienstleister bestimmt, wie schnell deine Kunden ihre Bestellungen erhalten und wie sorgfältig die Zustellung erfolgt.

Vielleicht möchtest du deine Auswahl auch von anderen Kriterien abhängig machen, etwa vom Gewicht oder der Größe des Pakets, dem Lieferziel oder der Notwendigkeit spezieller Transportbedingungen wie Temperatur- oder Feuchtigkeitsvorgaben.

Liefergeschwindigkeit und Kosten sind jedoch oft die entscheidenden Faktoren. Verschiedene Carrier verlangen unterschiedliche Preise für dieselben Aufträge, was sich direkt auf deine eigene Preisgestaltung auswirkt. Die Wahl des optimalen Carriers für deine Aufträge schont deine Gewinnmargen.

Ein TMS unterstützt dich bei dieser Auswahl basierend auf all diesen Überlegungen und kann die Entscheidung sogar automatisieren, sobald ein Auftrag vordefinierte Kriterien erfüllt. So senkst du deine Versandkosten und sicherst dir die besten Raten, selbst wenn Carrier ihre Gebühren dynamisch anpassen.

Beim Management mehrerer Carrier ist es ideal, dein WMS und TMS direkt mit deren Systemen zu verknüpfen. Das beschleunigt und automatisiert deine Prozesse. Neben der Auswahl des passenden Carriers kannst du durch die Integration Etikettierung und Verpackung an die Anforderungen des jeweiligen Dienstleisters anpassen, Kundenpreise automatisch berechnen und Versanddokumente erstellen.

Faktoren für dein Carrier-Management:

• Anzahl der ausgelagerten Lieferungen
• Anzahl der genutzten Carrier
• Ausgaben für 3PL-Dienstleistungen
• Kriterien für Auswahl und Qualifizierung der Carrier
• Integration in Carrier-Systeme
• Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten

Reporting und Analysen.

Durch die Überwachung deiner Lieferprozesse gewinnst du wertvolle Einblicke in dein Unternehmen. So erkennst du Probleme und Optimierungspotenziale frühzeitig und kannst deine Services gezielt verbessern.

Ein TMS bietet Echtzeit-Monitoring und Berichte zu wichtigen Lieferkennzahlen, wie pünktliche Zustellungen, Bestellgenauigkeit und Kundenzufriedenheit. Durch Leistungsüberwachung und Datenanalyse kannst du Lieferdaten verfolgen und Muster sowie Trends identifizieren, die deine Entscheidungsfindung unterstützen.

TMS-Software verfügt in der Regel über vordefinierte KPIs und Dashboards, mit denen du deine Lieferleistung im Blick behältst und bei Bedarf korrigierend eingreifen kannst. Diese sind meist anpassbar, damit du dich auf die für dich wichtigsten KPIs konzentrieren kannst.

Einige Standard-Logistikkennzahlen, die du verfolgen solltest:

• Lieferungen: Anzahl, pünktliche/vollständige Zustellung, durchschnittliche Lieferzeit, Bestellgenauigkeit, beschädigte Pakete, Zeit pro Stopp, Transportzeit im Verhältnis zur Distanz
• Fahrerleistung: durchgeführte Lieferungen, Zeitaufwand für Beladung/Fahrt, Kundenbewertungen und Feedback, Telematikdaten
• Finanzen: durchschnittliche Kosten pro Lieferung, Kraftstoffkosten, Fahrzeugwartungskosten
• Flottendaten: Kraftstoffeffizienz, Fahrzeugauslastung, Anzahl der Defekte/Ausfälle, durchschnittliche Wartungsausfallzeit
• Umwelt: Verwendung von Verpackungsmaterialien, CO2-Emissionen, Kraftstoffverbrauch, CO2-Fußabdruck
• Kundenzufriedenheit: Kundenzufriedenheitswert (CSAT), Net Promoter Score, Anzahl und Prozentsatz der Beschwerden, qualitatives Feedback, Bewertungen

Das Tracking von KPIs ermöglicht es dir, datenbasiert zu reagieren und einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren. So bleibst du wettbewerbsfähig und steigerst langfristig deinen Erfolg.

Faktoren für Reporting und Analysen:

• Auswahl der zu trackenden Metriken und KPIs
• Anpassbare Berichte und Dashboards
• Echtzeit-Datenvisualisierung
• Integration mit anderen Systemen
• Möglichkeiten für prädiktive Analysen
• Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit

Interne Überlegungen im Unternehmen.

Interne Faktoren können die Funktionalität und Effektivität des von dir gewählten TMS maßgeblich beeinflussen. Deine Entscheidung hängt von der Größe und Unternehmenskultur, den bestehenden Prozessen und Systemen, den verfügbaren Ressourcen sowie deinen geschäftlichen Zielen ab.

Technologie.

TMS-Technologie kann lokal (on-premises) oder über die Cloud bereitgestellt werden. Diese Entscheidung ist oft grundlegend für die IT-Infrastruktur deines Unternehmens.

• Wenn du ein größeres Unternehmen mit einer etablierten IT-Abteilung und Hardware-Expertise bist – und vielleicht spezifische Sicherheitsanforderungen hast –, bist du eher offen für den Betrieb eigener Server und lokaler Software.
• Als kleineres Unternehmen wirst du den wartungsarmen Ansatz cloudbasierter Systeme bevorzugen.
• Für einzelne Fahrer kann eine App für Routenplanung und Zustellnachweis völlig ausreichen.

Es ist zudem wichtig zu überlegen, welche anderen Systeme du mit deinem TMS verknüpfen möchtest. Die Integration mit ERP, WMS, CRM und anderer Supply-Chain-Software schöpft das Potenzial deines Tech-Stacks voll aus, verbessert die Automatisierung, beschleunigt Workflows und erhöht die Transparenz deiner gesamten Distributionskette.

Ein TMS kann beispielsweise Kunden- und Bestelldaten direkt aus deinem ERP sowie Produktinformationen aus deinem WMS beziehen. Nach erfolgreicher Zustellung aktualisiert das TMS die Datensätze in deinen anderen Systemen. Dieser nahtlose Datentransfer sorgt für Genauigkeit und eliminiert Redundanzen. Auch weitere Aktionen wie die Rechnungsstellung oder Bestandsanpassungen können automatisch ausgelöst werden.

Vielleicht möchtest du dein TMS auch mit Handelspartnern oder 3PL-Anbietern verknüpfen, um Automatisierung und Handel zu vereinfachen. Wenn du externe Spediteure nutzt, solltest du diese zumindest per API anbinden, um Lieferpreise und Verfügbarkeiten in Echtzeit zu erhalten.

Die Anzahl der potenziellen Nutzer und deren technisches Know-how können ebenfalls bestimmen, wie komplex die Software sein sollte. Überlege zudem, ob du eine mobile App benötigst oder ob die Software mit anderen Geräten wie Handscannern oder robusten Industrie-Computern kommunizieren muss.

Unternehmen.

Damit dein gewähltes TMS eine realistische und praktikable Lösung bietet, muss es genau zu deinem Unternehmen passen.

Einige TMS-Lösungen bieten branchenspezifische Funktionen. Wenn du beispielsweise Produkte aus dem Gesundheitswesen oder Lebensmittel vertreibst, benötigst du eventuell Software zur Temperaturüberwachung oder zur Protokollierung von Seriennummern, Chargen und Verfallsdaten.

Für die allgemeine Funktionalität sollte das TMS zur Größe und Komplexität deines Betriebs passen. Es muss die Anzahl und Standorte deiner Depots, das Auftragsvolumen, die genutzten Transportmittel, die Kundenstruktur und deine Geschäftsprozesse abdecken können.

Denke auch an die geplante Nutzungsdauer. Soll das System flexibel und skalierbar mit dir wachsen oder nur für die nächsten Jahre dienen? Am effizientesten ist es, eine Lösung zu wählen, die dich die nächsten 5 bis 10 Jahre begleitet. Berücksichtige daher sowohl aktuelle als auch zukünftige Anforderungen. Eine Lösung, die mit dir wächst und sich an Veränderungen anpasst, ist meist die beste Wahl.

Genauso wichtig ist es jedoch zu überlegen, was du in einem TMS nicht brauchst. Für Funktionen zu bezahlen, die du nicht nutzt, ist unnötig. Wenn das System leicht skalierbar ist, ist es oft besser, nur in das zu investieren, was du jetzt benötigst, und bei Bedarf zu erweitern.

Wenn du all diese Faktoren abwägst, findest du ein TMS, das deine geschäftlichen Ziele unterstützt und deine strategischen Interessen fördert.

Bei den Ressourcen ist das Budget der entscheidende Faktor. TMS-Lösungen variieren stark im Preis. Dein verfügbares Budget bestimmt, welche Art von System du beschaffen kannst.

Die anfänglichen Investitionskosten hängen von der Plattformwahl ab und können Hardware, Infrastruktur, Softwarelizenzen sowie Beratungs- und Entwicklungskosten für Datenmigration, Anpassungen und Integration umfassen.

Nach diesen Vorabkosten fallen jährliche Gebühren an, etwa für Softwarelizenzen oder Abonnements. Cloud-Software wird in der Regel durch die laufende Abo-Gebühr gewartet und aktualisiert, während andere Software Wartungs- und Upgrade-Kosten verursachen kann.

Vergiss nicht, ein Budget für Schulungen einzuplanen – sowohl für die Einführung als auch für neue Mitarbeiter.

Bei der Budgetierung solltest du den potenziellen ROI deiner Lösung berücksichtigen. Dazu gehören greifbare Einsparungen wie geringere Kraftstoffkosten, weniger Fahrzeugverschleiß und niedrigere Personalkosten. Bedenke aber auch weniger greifbare Vorteile wie höhere Genauigkeit, gesteigerte Effizienz und eine bessere Kundenzufriedenheit.

Durch die Betrachtung des potenziellen ROI kannst du den Gesamtwert eines TMS bestimmen und entscheiden, ob sich die Investition lohnt. Bedenke dabei, dass der immaterielle Wert eines neuen Systems oft weit über die rein finanzielle Rentabilität hinausgeht.

Interne Faktoren im Überblick:

• Technologie
• Bestehende IT-Infrastruktur
• Technische Expertise und Ressourcen
• Skalierbarkeit und Flexibilität
• Integration in bestehende Systeme
• Schulungs- und Supportbedarf
• Sicherheit und Datenschutz
• Zukünftige Technologie-Roadmap
• Anzahl der Nutzer
• Unternehmen:
• Branchenspezifische Anforderungen
• Kundenanforderungen und Erwartungen
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Komplexität der Lieferkette
• Wachstums- und Expansionspläne
• Strategische Ziele und Prioritäten
• Budget und ROI:
• Gesamtbetriebskosten (TCO)
• Return on Investment (ROI)
• Kosten-Nutzen-Analyse
• Einsparpotenzial
• Implementierungs- und Anpassungskosten
• Upgrade-, Wartungs- und Supportkosten

5 Schritte zur Auswahl des richtigen TMS.

Mit den oben genannten Überlegungen kannst du nun in die Praxis gehen. Folge diesen fünf Schritten, um das beste TMS für dein Unternehmen zu finden.

1. Definiere deine Ziele.

Zuerst musst du deine Ziele festlegen. Überlege dir, was das TMS für dich leisten soll und welche bestehenden Probleme du damit lösen möchtest.

Deine Ziele können anfangs recht allgemein sein – etwa die Senkung der Transportkosten, die Verbesserung des Kundenservices, eine höhere Effizienz, mehr Transparenz oder eine gesteigerte Rentabilität. Es ist jedoch immer besser, diese zu konkretisieren und messbare, quantifizierbare Ziele zu setzen. So stellst du sicher, dass du genau weißt, wonach du suchst, und kannst den Erfolg später präzise bewerten.

Im Rahmen dieses Prozesses solltest du auch Budgets und realistische Zeitrahmen für die Evaluierung der Softwarelösungen sowie für die Projektumsetzung festlegen. Wenn du ein größeres Unternehmen bist, das eine umfassende Prüfung durchführt, solltest du ein Projektteam zusammenstellen und erste Verantwortlichkeiten zuweisen.

Deine internen Unternehmensüberlegungen (siehe oben) sind hilfreich bei der Definition deiner Ziele und liefern wertvolle Impulse für diese Phase.

2. Bestimme deine funktionalen Anforderungen.

In dieser Phase solltest du interne Daten über deinen Betrieb sammeln und diese – zusammen mit den anderen Überlegungen in diesem Dokument – nutzen, um deine Anforderungen sorgfältig zu definieren und den benötigten Funktionsumfang festzulegen.

Ein erster Schritt könnte darin bestehen, deine bestehenden Systeme und Prozesse zu bewerten, um Schwachstellen in deiner aktuellen Software oder Arbeitsweise zu identifizieren. Du solltest auf jeden Fall problematische Abläufe aufdecken. Oft handelt es sich dabei um Lösungen, die über Jahre hinweg „zusammengebastelt“ wurden oder in die Software gezwungen wurden, anstatt die praktischsten oder logischsten Arbeitsweisen abzubilden.

Anschließend solltest du eine detaillierte Anforderungsanalyse durchführen, um eine Liste der benötigten Funktionen für das TMS zu erstellen. Du kannst diese nach Priorität sortieren und hervorheben, welche Aspekte essenziell und welche optional sind.

Berücksichtige auch deine voraussichtlichen zukünftigen Bedürfnisse. Wenn du das Wachstum und die Anforderungen deines Unternehmens antizipierst, stellst du sicher, dass das gewählte TMS skalierbar ist und auch langfristig Bestand hat.

Vergiss nicht, auch zu notieren, was du nicht in einem TMS benötigst. Das kann später wichtig sein, um Systeme von deiner Liste zu streichen. Für Funktionen zu bezahlen, die du nicht brauchst, könnte eine Ressourcenverschwendung sein und sich negativ auf den Return on Investment auswirken.

3. Evaluiere Anbieter und Plattformen.

Der nächste Schritt besteht darin, TMS-Anbieter und -Plattformen anhand deiner Anforderungsliste zu bewerten. Prüfe, welche Systeme die gewünschten Funktionen innerhalb deines Budgets bieten.

Betrachte auch den Anbieter oder das Unternehmen hinter der Plattform. Recherchiere deren Erfahrung und Hintergrund, wie lange sie bereits am Markt sind, wie hoch die Investitionen in das Produkt sind und welche Informationen zur Roadmap bereitgestellt werden.

Vielleicht bist du mit einer Standardlösung zufrieden, die sofort einsatzbereit ist. Wenn du jedoch Anpassungen oder Integrationsentwicklungen benötigst, solltest du prüfen, ob der Anbieter diese Dienstleistungen erbringen kann.

Kläre, welche Schulungen, Support- und Wartungsleistungen der Anbieter offeriert. Sind Training und Onboarding enthalten? Wie sehen die Service-Level-Agreements für Support und Wartung aus? Wie reaktionsschnell ist der Anbieter und gibt es einen Kundenservice zur Problemlösung?

Prüfe, in welchen Branchen die Kunden des Anbieters tätig sind, und lies deren Fallstudien. Wenn du online nicht alle benötigten Informationen findest, plane Treffen mit potenziellen Anbietern auf Fachmessen. Dort gewinnst du ein besseres Verständnis für deren Arbeitsweise, das Team und die Kompetenzen.

Diese Phase kann zu einer langen Liste geeigneter TMS-Lösungen führen. Es ist jedoch ratsam, diese stark zu reduzieren – eine Shortlist von maximal drei Anbietern ist ideal.

4. Kosten einholen und Software testen.

Für die Anbieter auf deiner Shortlist ist es nun an der Zeit, präzise Kosten einzuholen.

Ein großes Unternehmen mit komplexen Anpassungen zieht es vielleicht vor, eine formelle Anfrage (RFQ) zu versenden. Bei einfacheren Anforderungen, insbesondere bei cloudbasierten Plattformen, basiert die Preisgestaltung meist auf Abonnements und der Anzahl der Nutzer.

Als Nächstes solltest du die Software selbst bewerten. Die meisten Anbieter bieten Möglichkeiten, ihre Lösungen zu testen. Das kann eine Sandbox-Umgebung sein, in der du mit eigenen Daten arbeiten kannst, eine umfassende Demonstration oder eine kostenlose Testversion der Plattform.

Du und deine Nutzer sollten die Software testen, um zu sehen, wie sie zu euren Geschäftsprozessen und operativen Anforderungen passt. So kannst du auch beurteilen, ob die Benutzeroberfläche, die Dashboard-Darstellung und das allgemeine Bediengefühl des Systems überzeugen.

5. Wähle das beste TMS für dein Unternehmen.

Nachdem du Funktionen verglichen, Preise evaluiert und die Software getestet hast, solltest du in der Lage sein, eine Entscheidung zu treffen.

Es ist Zeit, den Auftrag zu erteilen. Herzlichen Glückwunsch! Du entscheidest dich für mehr Effizienz, eine verbesserte Lieferleistung und zukünftiges Unternehmenswachstum.

Die richtige Entscheidung treffen.

Es gibt viel zu bedenken, wenn es um die Wahl eines TMS geht – die richtige Entscheidung zu treffen, ist dabei entscheidend.

Die Wahl des passenden TMS beeinflusst direkt deine Fähigkeit, Waren schnell und effizient auszuliefern und die steigenden Kundenerwartungen zu erfüllen.

Das richtige TMS optimiert deine Transportplanung und Routenführung, bietet Echtzeit-Tracking sowie Liefer-Updates für deine Kunden und verbessert die allgemeine Performance deiner Lieferprozesse sowie die Kundenzufriedenheit. Diese Vorteile, kombiniert mit optimierten und automatisierten Abläufen, können deinen Umsatz steigern und letztlich die Rentabilität deines Unternehmens erhöhen.

Mit einem Verständnis für TMS-Funktionalitäten, -Fähigkeiten und -Vorteile sowie der Kenntnis, wie man Anbieter und Lösungen bewertet, kannst du nun das beste TMS auswählen, um all dies für dein Unternehmen zu erreichen.

Warum Geo2 in Betracht ziehen?

Geo2 ist ein cloudbasiertes System mit einer App und einer Webplattform, das von Springboard Applications, einer Tochtergesellschaft von Balloon One, entwickelt wurde.

Es ist ein skalierbares System, das von einer Vielzahl an Unternehmen genutzt werden kann – vom unabhängigen Lieferfahrer bis hin zu Großunternehmen und 3PL-Dienstleistern, die ihre eigenen Flotten verwalten.

Hier ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen und Vorteile:

• Durchdachte Routenplanung und -optimierung
• Cloudbasiertes System, webbasiert zugänglich
• Mobile Fahrer-App (Android und iOS)
• Elektronischer Liefernachweis (Proof of Delivery)
• Status-Updates und Benachrichtigungen
• Flotten-Tracking in Echtzeit
• API zur Integration mit ERP, WMS und anderer Supply-Chain-Software
• Vollständig skalierbar
• Abonnement-basiertes Preismodell
• Kostenlose Version für Einzelnutzer

Geo2 wurde entwickelt, damit du in kürzester Zeit so viele Lieferungen wie möglich abwickeln kannst, während du gleichzeitig Kosten und Kraftstoffverbrauch minimierst.